Opodatkowanie i oskładkowanie diet z tytułu podróży służbowej kierowcy

Wypłacone kierowcom diety mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy. Potwierdzają to orzeczenia sądów. Również organy podatkowe oraz Ministerstwo Finansów zaakceptowały takie stanowisko.

Zasady zwolnienia diet z podatku

Diety i inne należności przysługujące pracownikowi za czas podróży służbowej są zwolnione z podatku dochodowego do wysokości określonej w przepisach dotyczących wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof). Wysokość, do której diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są zwolnione z podatku dochodowego, określają rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Prawo do zwolnienia z podatku wypłaconych diet przysługuje pod warunkiem, że pracownik otrzymał je z tytułu faktycznego odbycia podróży służbowej. Przepisy prawa podatkowego nie definiują pojęcia podróży służbowej. W rozumieniu Kodeksu pracy podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy w celu wykonania zadania służbowego. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługuje zwrot kosztów związanych z podróżą służbową (art. 77 ⁵ § 1 k.p.).

Czy pracownik niepełnosprawny może odmówić wyjazdu w podróż służbową >>

Czy praca kierowcy to podróż służbowa

Od 3 kwietnia 2010 r. w ustawie z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców została wprowadzona nowa definicja podróży służbowej dla kierowców. Podróżą służbową kierowcy nazwano każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:

• przewozu drogowego poza miejscowość, siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały,

• wyjazdu poza miejscowość, siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały.

Definicja podróży służbowej kierowców jednoznacznie obecnie wskazuje, że mogą oni odbywać takie podróże. Ponadto ustawodawca w art. 21a ustawy o czasie pracy kierowców określił, że kierowcy w podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego. Powinny być one ustalone na zasadach zawartych w przepisach art. 77⁵ § 3–5 k.p. Oznacza to, że w przypadku, gdy pracodawca jest przedsiębiorcą spoza sfery budżetowej, wysokość diet powinna być określona w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej. Jeśli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają postanowień w zakresie podróży służbowych, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów dla sfery budżetowej. Po wprowadzeniu tej regulacji nie powinno być już zatem żadnych wątpliwości co do zwolnienia z podatku diet dla kierowców do wysokości diet dla pracowników sfery budżetowej.

Zanim została wprowadzona nowa definicja podróży służbowej, sprawa diet dla kierowców budziła dużo wątpliwości. Sąd Najwyższy podjął 19 listopada 2008 r. w składzie 7 sędziów uchwałę (II PZP 11/08), w której wskazał, że „kierowca transportu międzynarodowego odbywający podróże w ramach wykonywania umówionej pracy i na określonym w umowie obszarze jako miejsce świadczenia pracy nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77⁵ § 1 k.p.” Sąd w uzasadnieniu tej uchwały stwierdził m.in.: „wykonywaniem zadania służbowego w rozumieniu art. 77⁵ § 1 k.p. nie jest wykonywanie pracy określonego rodzaju, wynikającej z charakteru zatrudnienia. Ta bowiem nigdy nie jest incydentalna”. Zdaniem składu orzekającego „z przepisu tego wynika bowiem wprost, że podróż służbowa ma charakter incydentalny (...). Nie jest zatem podróżą służbową wykonywanie pracy (zadań) w różnych miejscowościach, gdy przedmiotem zobowiązania pracownika jest stałe wykonywanie pracy (zadań) w tych miejscowościach”. Uchwała ta stanowiła podstawę do kwestionowania zwolnienia z podatku diet wypłaconych kierowcom, ponieważ ich podróże nie mają charakteru incydentalnego, lecz wykonywanie podróży to charakter ich pracy.

Jednak sądy zajmowały często jednoznaczne stanowisko, że diety dla kierowców mogą być zwolnione z podatku. Na przykład w wyroku z 7 października 2009 r. (II FSK 757/08) Naczelny Sąd Administracyjny uznał, że kierowcy nie mogą być traktowani inaczej niż inni pracownicy, którzy odbywają podróże służbowe. Diety, które otrzymują, powinny być zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych.

Natomiast w wyroku z 8 grudnia 2009 r. (I SA/Po 863/09) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu stwierdził że „(...) żaden z przepisów nie ogranicza wypłacania diety za podróż służbową wobec kierowców zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Nie ma podstawy prawnej do tego, aby organy podatkowe decydowały, która podróż pracownika ma charakter podróży służbowej, a która podróż takiego charakteru nie ma. (...) Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wyłączają grupy zawodowej kierowców zatrudnionych na umowę o pracę z możliwości skorzystania ze zwolnienia przedmiotowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof”.

Zmiana stanowiska organów podatkowych

Obecnie stanowisko zgodne z sądami zajmują również organy podatkowe. Według interpretacji Izby Skarbowej w Poznaniu z 2 lutego 2010 r. (sygn. ILPB1/415-1231/09-4/AA): „(...) świadczenia wypłacane pracownikom – kierowcom z tytułu odbywanych podróży służbowych korzystają ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do wysokości określonej w ww. rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej”. Natomiast w interpretacji z 15 lutego 2010 r. (sygn. DD2/033/259/PMN/09/1113) Minister Finansów potwierdził, że „nie znajduje uzasadnienia stanowisko, że jedynie podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży służbowych, natomiast realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności (w tym wypadku usług transportowych) nie wchodzi w zakres podróży służbowych”.

Kiedy nie przysługuje dieta w delegacji krajowej >>

W związku z powyższym organy podatkowe zaakceptowały fakt, że diety i inne należności wypłacane kierowcom stanowią należności przysługujące za czas podróży służbowej w rozumieniu art. 21 ust. 1 pkt 16 updof. Jako zwolnione z podatku nie powinny być zaliczane do podstawy ich opodatkowania. Akceptacja organów skarbowych zwolnienia diet z podatku miała miejsce jeszcze przed nowelizacją ustawy o czasie pracy kierowców.

Obecnie kierowcy mają możliwość odzyskania nadpłaconego wcześniej podatku z tytułu diet za podróże służbowe. Chodzi jednak w tym przypadku wyłącznie o podróże służbowe w rozumieniu Kodeksu pracy, gdyż wówczas nie obowiązywała nowa definicja dotycząca wyłącznie kierowców zawarta od 3 kwietnia br. w ustawie o czasie pracy.

Składki na ubezpieczenia społeczne od diet wypłacanych kierowcom

Do podstawy wymiaru składek nie należy wliczać diet i innych należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (§ 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). Tym samym od diet i innych należności z tytułu podróży dla kierowców nie należy naliczać składek na ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne.

Diety a koszty uzyskania przychodu pracodawcy

Kosztem uzyskania przychodu pracodawcy są koszty poniesione w celu uzyskania przychodu bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizyczynych, art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Zakładając, że podróż kierowcy jest związana z działalnością firmy, wypłacane z tego tytułu diety i inne należności z tytułu podróży służbowej mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy.

Podstawa prawna:

• art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy,

• art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a, art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307),

• art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.),

• § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.),

• art. 2 pkt 7, art. 21a ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. Nr 92, poz. 879 ze zm.).