Pracodawcy nierzadko stawiają pytanie, w jaki sposób powinni uregulować kwestie związane z refundowaniem pracownikom kosztu zakupu okularów korygujących wzrok lub aparatów słuchowych. Istnieją różne propozycje formułowania treści przepisów wewnątrzzakładowych odnoszących się do tej kwestii.
Zaopatrzenie pracowników w okulary jest obowiązkiem pracodawcy mającym swoje źródło w przepisach powszechnie obowiązujących. W praktyce pracodawcy wywiązują się z tego obowiązku, zwracając pracownikom koszt zakupu okularów po przedstawieniu dowodów potwierdzających zakup.
Podstawowe obowiązki pracodawcy z zakresu BHP >>
Udzielenie z kolei wsparcia finansowego na zakup aparatu słuchowego nie należy do materii regulowanej przez ustawodawcę. Pracodawca ma w związku z tym swobodę w zakresie podjęcia decyzji o przyznaniu dofinansowania i jego wysokości.
Okulary korekcyjne
Przepisy bhp niejednokrotnie wprowadzają wymóg przyznawania pracownikom świadczeń o charakterze rzeczowym bądź ekwiwalentów za te świadczenia. Przykładem takich przepisów jest rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego (§ 8 ust. 2 ww. rozporządzenia).
Tworzenie służby bhp w firmie >>
Rozporządzenie nie wprowadza dodatkowych wymagań co do trybu przyznawania dopłat. Szczegóły można więc doprecyzować w przepisach wewnątrzzakładowych. Zasady przyznawania dofinansowania mogą być włączone do regulaminu pracy lub innego aktu wewnętrznego.
Można je także wprowadzić w formie uchwały zarządu spółki albo decyzji, zarządzenia lub innego aktu wydawanego przez pracodawcę. Regulacje zakładowe konkretyzują i dopełniają obowiązek wynikający z przepisów wyższej rangi, dlatego nie jest konieczne powtarzanie w ich ramach treści rozporządzenia. Niemniej jednak, mając na względnie potrzebę informowania pracowników o przysługujących im uprawnieniach, pracodawca może przytoczyć fragmenty rozporządzenia.
WAŻNE!
Należy podkreślić, że jasność w zakresie przyjętych procedur będzie służyć także prawidłowemu wywiązywaniu się pracodawcy z zobowiązań podatkowych, zwłaszcza w zakresie dokumentowania poniesionych wydatków.
Przede wszystkim w regulaminie (lub innym akcie) należy opisać tryb, w jakim refundowane będą koszty zakupu okularów. Pracodawca może postanowić, że o przyznawaniu dofinansowania będzie rozstrzygać wyznaczony pracownik działu kadr. Dla zarządu spółki zaś można zastrzec kompetencję do rozpoznawania odwołań od decyzji tego pracownika.
Ponadto pracodawca może zażądać, aby prawnik ubiegający się o dofinansowanie złożył w dziale kadr określone dokumenty, takie jak:
- wniosek o udzielenie dofinansowania,
- zaświadczenie od lekarza medycyny pracy,
- dowód potwierdzający zakup okularów.
Wychodząc ponad minimum określone w rozporządzeniu, pracodawca może przyznać pracownikom prawo ubiegania się o skierowanie na badania okulistyczne również poza okresem badań kontrolnych czy okresowych.
Istotne jest także sprecyzowanie kwoty refundacji. Mimo że brak jest przeszkód, aby zwrotowi podlegała cała kwota zakupu, to w praktyce wielkość dofinansowania jest najczęściej ograniczana do określonej kwoty. Nie powinna ona jednak być zbyt niska, gdyż podważałoby to sens regulacji. Godne polecenia jest sprawdzenie ofert dostępnych na lokalnym rynku i dostosowanie zakładowego pułapu do średnich cen.
Zadania i obowiązki służby bhp >>
Przykład
Regulamin refundowania pracownikom ABC Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie kosztów zakupu okularów korygujących wzrok
1. Pracownikom ABC Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przysługuje zwrot kosztów zakupu okularów korygujących wzrok, pod warunkiem że:
1.1. pracownicy ci użytkują w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy;
1.2. w wyniku badań okulistycznych przeprowadzanych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej lekarz medycyny pracy zaleci stosowanie takich okularów podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
2. Podstawą refundacji przez ABC Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie kosztów zakupu okularów korygujących wzrok jest:
2.1. pisemny wniosek pracownika o udzielenie dofinansowania;
2.2. zaświadczenie wydane przez lekarza medycyny pracy stwierdzające potrzebę stosowania przez pracownika okularów korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego;
2.3. faktura lub rachunek dokumentujące zakup.
3. ABC Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie refunduje koszt zakupu okularów korygujących wzrok do wysokości 500 zł (pięćset złotych).
4. Pracownikowi, na jego pisemny wniosek, wydaje się skierowanie na badania okulistyczne także poza terminami badań okulistycznych przeprowadzanych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej.
5. W przypadku przeprowadzenia badań okulistycznych bez skierowania wydanego przez ABC Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie refundacja nie przysługuje.
Nowe zasady dofinansowania zatrudniania niepełnosprawnych >>
Aparat słuchowy
Dofinansowanie zakupu przez pracownika aparatu słuchowego zależy od uznania pracodawcy. Przepisy nie statuują w tym względzie żadnych obowiązków ani wytycznych. Warunki i tryb przyznawania pomocy mogą być takie same jak przy dofinansowaniu zakupu okularów.
Pracownicy mogą ubiegać się o refundowanie kosztów zakupu aparatów słuchowych ze środków Narodowego Funduszu Zdrowia, a także – po spełnieniu dodatkowych warunków – ze środków Państwowego Funduszu Osób Niepełnosprawnych. Pracodawca może postanowić, że z jego środków uzupełnieniu będzie podlegać ta część wydatku, która nie zostanie pokryta ze środków Narodowego Funduszu Zdrowia lub tylko do wysokości określonej kwoty.
W regulaminach można postanowić, że pomoc będzie przyznawana co 5 lat, a więc w takim czasie, w jakim można występować o dofinansowanie do Narodowego Funduszu Zdrowia. Zabieg ten pozwoli pracownikowi sfinansować zakup aparatu ze środków pochodzących z różnych źródeł. Podobnie jak przy zwrocie kosztów zakupu okularów pracodawca może żądać od pracownika przedstawienia wniosku o dofinansowanie oraz innych niezbędnych dokumentów.
Podstawa prawna: