Postępowanie porządkowe – to rodzaj postępowania pracowniczego, inicjowanego przez pracodawcę. W jego wyniku dochodzi do nakładania kar za naruszenie przez pracownika porządku pracy.
Pracodawca może stosować wobec podległych wyłącznie kary przewidziane przepisami Kodeksu pracy, który dzieli kary na niemajątkowe, tj. upomnienie i naganę oraz wskazuje jednego rodzaju karę majątkową, tj. karę pieniężną. Pracodawca nie ma możliwości wprowadzenia innego rodzaju kary, np. w drodze regulaminu pracy. Nie ma on również możliwości ustalenia innej listy przekroczeń pracowniczych, ponad te przewidziane w Kodeksie pracy. Odmienne postanowienia w tym zakresie są z mocy prawa nieważne.
Za stosowanie wobec pracowników innych kar niż przewidziane w przepisach prawa pracy o odpowiedzialności porządkowej, grozi grzywna od 1000 do 30 000 zł.
Postępowanie, w wyniku którego dochodzi do nałożenia kar porządkowych, jest bardzo mocno sformalizowane. Ma to na celu przede wszystkim umożliwienie pracownikowi ochrony swojego interesu przed nadużyciami ze strony pracodawcy.
Pracodawca przed nałożeniem kary ma obowiązek dokonać oceny zachowania pracownika i dopiero wtedy podejmuje decyzję w sprawie konkretnej kary, jej rodzaju bądź odstąpienia od jej nałożenia. Pracodawca nie ma obowiązku stopniowania nakładanych kar. Stosując karę, bierze pod uwagę w szczególności: rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika (umyślność, nieumyślność) oraz dotychczasowy stosunek do pracy.
Postępowanie dyscyplinarne musi zostać przeprowadzone w nieprzekraczalnych terminach. Kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia przez pracodawcę lub inny podmiot uprawniony do wymierzania kar porządkowych wiadomości o: dniu ujawnienia naruszenia (jeżeli jest ono oczywiste), dniu stwierdzenia naruszenia (jeżeli w konkretnych okolicznościach niezbędne było dokonanie w tym celu odpowiednich ustaleń) oraz po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Terminy te nie ulegają przywróceniu.
Kara może być zastosowana wyłącznie po uprzednim wysłuchaniu pracownika (np. złożenie wyjaśnień przez pracownika), które może mieć charakter ustny bądź pisemny. Jeżeli z powodu nieobecności w pracy pracownik nie może być wysłuchany, bieg 2-tygodniowego terminu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia powrotu pracownika do pracy.
Po przyjęciu wyjaśnień pracodawca podejmuje decyzję w przedmiocie zastosowania kary. W czynności nakładającej karę należy wskazać takie informacje, jak: rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych nieprzestrzegania ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy (np. nieprzestrzegania przepisów bhp i p.poż., przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy, usprawiedliwiania nieobecności w pracy, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy), datę dopuszczenia się naruszenia, informację o prawie zgłoszenia sprzeciwu oraz termin na jego wniesienie.
Niezawiadomienie pracownika o zastosowaniu wobec niego kary porządkowej powoduje, że zamierzony skutek prawny w ogóle nie następuje. Obowiązek zachowania formy pisemnej dotyczy tylko zawiadomienia pracownika o udzieleniu kary porządkowej, a nie jej nałożenia. Zastosowanie kary następuje w chwili podpisania pisma o ukaraniu.
Przepisy określają górną granicę kary pieniężnej – za jedno przekroczenie przeciwko ustalonemu porządkowi i organizacji pracy, jak również za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności – kara nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika. Łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia, przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń. Do obliczenia kwoty jednodniowego wynagrodzenia stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Wpływy z tytułu kar pieniężnych pracodawca ma obowiązek przeznaczyć na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.
Odpis zawiadomienia pracownika o zastosowanej karze porządkowej należy następnie złożyć w jego aktach osobowych.
Jeżeli zastosowanie kary nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, pracownik może w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu wnieść sprzeciw. Termin ten nie może być przywrócony ani przez pracodawcę, ani przez sąd pracy.
O uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Pracownik nienależący do związku zawodowego nie będzie reprezentowany przez związek, jednak ten może bronić jego praw. Natomiast okoliczność, że w zakładzie pracy nie działa zakładowa organizacja związku zawodowego, którego pracownik jest członkiem, nie zwalnia pracodawcy z obowiązku rozpatrzenia, przed podjęciem decyzji o uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu od zastosowania kary porządkowej, stanowiska reprezentującej pracownika międzyzakładowej organizacji związkowej.
Pracodawca ma 14 dni na ustosunkowanie się do sprzeciwu, w kwestii jego ewentualnego uwzględnienia bądź odrzucenia. Brak odpowiedzi ze strony pracodawcy jest jednoznaczny z uznaniem sprzeciwu.
W przypadku odrzucenia sprzeciwu, pracownik ma prawo w ciągu kolejnych 14 dni od dnia zawiadomienia o odrzuceniu wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary.
Po roku nienagannej pracy karę uważa się za niebyłą. Pracodawca może również, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu. W takiej sytuacji ma również obowiązek usunąć z akt osobowych pracownika wszelkie informacje dotyczące kary.
W razie uwzględnienia sprzeciwu wobec zastosowanej kary pieniężnej lub uchylenia tej kary przez sąd pracy pracodawca jest zobowiązany zwrócić pracownikowi równowartość kwoty tej kary.