Telepraca – to praca wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (DzU nr 144, poz. 1204 ze zm.).
Telepracownikiem jest pracownik, który wykonuje pracę w tak określonych warunkach, a następnie przekazuje pracodawcy jej wyniki, w szczególności za pośrednictwem różnego rodzaju środków komunikacji elektronicznej, tj. rozwiązań technicznych, w tym urządzeń teleinformatycznych i współpracujących z nimi narzędzi programowych, umożliwiających indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi (np. poczty elektronicznej, faksu, telefonu).
Aby możliwe było zatrudnianie pracowników w formie telepracy, niezbędne jest zawarcie w tym zakresie porozumienia między pracodawcą a zakładową organizacją związkową (w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa konieczne jest porozumienie z tymi organizacjami. Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, warunki stosowania telepracy określa pracodawca w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Telepracownik w wyniku zawarcia umowy o pracę jest zobowiązany jak każdy inny pracownik do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.
Uzgodnienie między stronami umowy o pracę, że będzie ona wykonywana w warunkach telepracy, może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia.
Jeżeli do uzgodnienia dotyczącego wykonywania pracy w formie telepracy dochodzi przy zawieraniu umowy o pracę, w umowie dodatkowo określa się poza warunkami wynikającymi z art. 29 § 1 warunki wykonywania pracy w formie telepracy.
Należy przypomnieć, że w art. 29 § 1 k.p. określono, iż każda umowa powinna zawierać postanowienia dotyczące:
- stron umowy,
- rodzaju umowy,
- daty jej zawarcia,
- warunków pracy i płacy, w szczególności: rodzaju pracy, miejsca wykonywania pracy, wynagrodzenia za pracę odpowiadającego rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiaru czasu pracy, terminu rozpoczęcia pracy.
Natomiast w trakcie zatrudnienia zmiana warunków wykonywania pracy może nastąpić na mocy porozumienia stron z inicjatywy pracownika lub pracodawcy.
Nie jest natomiast dopuszczalne powierzenie wykonywania pracy w formie telepracy na podstawie art. 42 § 4 k.p., czyli przepisu dopuszczającego czasowe powierzenie innej pracy.
W terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia pracy w formie telepracy (dotyczy to jednak tylko sytuacji, gdy do zatrudnienia telepracowniczego doszło w trakcie trwającego zatrudnienia) każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy i przywrócenie poprzednich warunków świadczenia pracy. Strony ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
Kodeks pracy wprowadza jednak dodatkowe obowiązki dla pracodawców zatrudniających pracowników w formie telepracy. Pracodawca jest zobowiązany:
- dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy spełniający określone wymagania,
- ubezpieczyć sprzęt,
- pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,
- zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu.
W szczególności pracodawca i telepracownik mogą sami określić i doprecyzować:
- zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy stanowiącego własność telepracownika (przez wskazanie wysokości ekwiwalentu pieniężnego),
- zasady porozumiewania się pracodawcy z telepracownikiem, w tym sposób potwierdzania obecności telepracownika na stanowisku pracy,
- sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez telepracownika.
Pracodawca powinien również umożliwić telepracownikowi na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.
Jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika, pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę nie tylko wykonywania pracy, w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, a także jego instalacji, ale przede wszystkim w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika i jego rodziny ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
Pracodawca określa także zasady ochrony danych przekazywanych telepracownikowi oraz w miarę potrzeb przeprowadza instruktaż i szkolenie w tym zakresie.