Ewidencja czasu pracy – to jeden z rodzajów dokumentacji, której obowiązek prowadzenia w związku z zatrudnieniem został nałożony na pracodawcę na mocy art. 149 w zw. z art. 94 pkt 9a k.p. Obowiązek taki spoczywa na każdym pracodawcy. Nie ma w tym zakresie znaczenia liczba zatrudnionych pracowników, rodzaj stosowanego systemu wynagradzania itd. Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracowników i zostało usankcjonowane w art. 281 pkt 5 k.p. (naruszenie przepisów o czasie pracy lub przepisów o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem i zatrudnianiem młodocianych) i art. 281 pkt 6 k.p. (nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników) karą grzywny. Pracodawca nieprowadzący ewidencji czasu pracy może narazić się na konieczność zapłaty za pracę w godzinach nadliczbowych.
Pracodawca prowadzi ewidencję całego czasu pracy odrębnie dla każdego pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.
Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy został jednak wyłączony w stosunku do niektórych pracowników. Dotyczy to pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy (art. 130 k.p.), pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy (art. 128 § 2 pkt 2 k.p.) oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe (art. 1511 § 4 k.p.) lub za pracę w porze nocnej (art. 1518 § 2 k.p.). Nie oznacza to jednak, że w stosunku do tych pracowników w ogóle nie prowadzi się ewidencji, ponieważ pracodawca wobec wskazanych pracowników nie ma jedynie obowiązku prowadzenia ewidencji godzin pracy. Natomiast art. 149 § 2 k.p. nie wyłącza konieczności ewidencjonowania dni pracy takiego pracownika.
Pracodawca zawsze prowadzi ewidencję czasu pracy kierowców, niezależnie od stosowanego systemu czasu pracy i sposobu wynagradzania za godziny nadliczbowe i za pracę w porze nocnej, w rozliczeniu dobowym, tygodniowym i przyjętym okresie rozliczeniowym.
Karta ewidencyjna czasu pracy powinna określać (§ 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika – DzU nr 62, poz. 286 ze zm.):
- pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a także
- dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.
W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Żaden z aktów wykonawczych do Kodeksu pracy nie zawiera jednolitego wzoru karty ewidencji czasu pracy. Pracodawca opracowuje ją samodzielnie w zależności od potrzeb zakładu pracy.
W karcie ewidencji powinny znajdować się również informacje dotyczące korzystania przez pracownika z prawa do urlopów wypoczynkowych, urlopów bezpłatnych, niezdolności do pracy z powodu choroby czy opieki nad chorym członkiem rodziny.
Do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.
Karta ewidencji jest podstawową formą ewidencjonowania czasu pracy pracowników. Należy ją jednak odróżnić od potwierdzania obecności pracownika w pracy – pracodawca może również stosować inne formy pomocnicze, np. listy obecności, karty wejść i wyjść w czasie pracy itp., których wprowadzenie nie spełnia jednak obowiązku ewidencyjnego.
Pracodawca udostępnia ewidencję pracownikowi na jego żądanie.
Nienależyte prowadzenie dokumentacji może w pewnych sytuacjach, obok odpowiedzialności karnowykroczeniowej, skutkować również odpowiedzialnością odszkodowawczą pracodawcy, np. gdy w razie zawinionego przez pracodawcę uchybienia obowiązkowi prowadzenia akt osobowych, pracownik poniósł szkodę.