W praktyce często zdarza się, że zwykła różnica zdań między związkiem zawodowym a pracodawcą zmienia się w formalny spór zbiorowy, którego rozwiązanie musi nastąpić zgodnie z przepisami ustawy z 23 maja 1991 r. o rozwiązywaniu sporów zbiorowych (DzU nr 55, poz. 236).
Spór zbiorowy może dotyczyć tylko warunków pracy, płacy lub świadczeń socjalnych oraz praw i wolności związkowych pracowników lub innych grup, którym przysługuje prawo zrzeszania się w związkach zawodowych. W żadnym wypadku związkowcy nie mogą toczyć z pracodawcą sporu o kwestie, które mogą zostać rozpatrzone przez sąd pracy w indywidualnym postępowaniu.
Spór zbiorowy dzieli się na 3 etapy: rokowania, mediacja, strajk (ewentualnie warunkowo poprzedzony postępowaniem arbitrażowym). Należy podkreślić, że pracodawca na początku sporu zbiorowego ma obowiązek poinformować o zaistniałym sporze okręgowego inspektora pracy. Ponadto powinien podjąć ze związkiem rokowania w celu rozwiązania sporu.
W pierwszej fazie (rokowania) strony sporu prowadzą wstępne rozmowy mające na celu ustalenie, czy na tym wstępnym etapie będzie możliwe zawarcie porozumienia. W przypadku powodzenia tych negocjacji rokowania kończą się podpisaniem przez strony porozumienia kończącego spór zbiorowy. Stanowi ono tzw. szczególne źródło prawa pracy, a więc jest bezpośrednim źródłem praw i obowiązków dla pracodawcy i pracowników.
W przypadku gdy związek nie dojdzie do porozumienia z pracodawcą, etap rokowań kończy się sformułowaniem tzw. protokołu rozbieżności. Strony sporu przedstawiają w nim swoje rozbieżne stanowiska w spornych kwestiach.
Jeżeli strona, która wszczęła spór, podtrzymuje zgłoszone żądania, spór ten jest prowadzony przez strony z udziałem osoby dającej gwarancję bezstronności, czyli z mediatorem (mediacja). Mediatora ustalają wspólnie strony sporu zbiorowego. Należy wskazać, że jeżeli związek i pracodawca nie są w stanie ustalić wspólnie osoby mediatora, jedna ze stron sporu powinna zawnioskować do Ministra Pracy i Polityki Społecznej o wyznaczenie mediatora z listy oficjalnych mediatorów.
Postępowanie mediacyjne kończy się podpisaniem przez strony porozumienia kończącego spór, a w razie nieosiągnięcia porozumienia – sporządzeniem protokołu rozbieżności ze wskazaniem stanowisk stron.
Jeżeli wcześniejsze fazy sporu zbiorowego (rokowania i mediacja) nie doprowadziły do jego pozytywnego zakończenia, związek może przejść do ostatecznego etapu, czyli strajku. Strajk polega na zbiorowym powstrzymywaniu się pracowników od wykonywania pracy. Ogłoszenie strajku powinno nastąpić co najmniej na 5 dni przed jego rozpoczęciem.
Dodatkowo związek zawodowy nie może wstrzymywać działalności zakładu ani ograniczać uprawnień kierownika zakładu. Organizatorzy strajku są zobowiązani współdziałać z kierownikiem zakładu pracy w zakresie niezbędnym do zapewnienia ochrony mienia firmy, a także bezpieczeństwa i higieny pracy zarówno strajkujących, jak i niestrajkujących pracowników.