Mimo że to pracodawca ustala regulamin pracy, powinien przeprowadzić specjalną procedurę jego wdrożenia. Należy zaznaczyć, że tak ważny dokument musi zostać wprowadzony także przy udziale pracowników (związków zawodowych). Opisana poniżej procedura obowiązuje także przy zmianach regulaminu.
Procedura uzgodnienia regulaminu pracy
Regulamin pracy zgodnie z art. 1042 k.p. ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Dopiero w razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala sam pracodawca.
Uzgodnienie treści regulaminu powinno nastąpić w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie pracy. Zazwyczaj pracodawca tworzy projekt regulaminu, po czym przesyła go przedstawicielom związku zawodowego, w celu poznania ich opinii na jego temat. Jeżeli związek zawodowy ma jakieś uwagi, przedstawia je pracodawcy. Procedura uzgodnienia regulaminu może jednak wyglądać inaczej. Związek zawodowy bierze udział od początku w tworzeniu regulaminu pracy. Dokument powstaje więc w drodze wspólnych prac pracodawcy i związku zawodowego.
Należy podkreślić, że przepisy prawa pracy nie narzucają pracodawcy oraz związkom zawodowym jakiś szczególnych zasad współpracy w firmie, pozostawiając to samym stronom.
Procedura jest bardziej czasochłonna, gdy w firmie działa więcej niż jeden związek zawodowy. W takim przypadku organizacje związkowe powinny przedstawić pracodawcy wspólnie uzgodnione stanowisko odnośnie do zaproponowanego brzmienia regulaminu pracy. Należy podkreślić, że sposób ustalenia tego stanowiska ustalają między sobą same organizacje związkowe.
Dopiero jeżeli w sprawie ustalenia regulaminu pracy organizacje związkowe albo organizacje związkowe reprezentatywne w rozumieniu art. 24125a k.p. nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzje w tej sprawie podejmuje pracodawca po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.
Przykład
Pracodawca 1 stycznia 2008 r. przedstawił 3 działającym u niego związkom zawodowym projekt regulaminu pracy. Dwa z nich opowiedziały się przeciwko jego postanowieniom, jednak nie udało im się przekonać do swojego stanowiska trzeciego związku. W takim wypadku pracodawca mógł samodzielnie wprowadzić regulamin pracy już 31 stycznia.
Gdyby jednak udało się uzgodnić stanowisko, z którego wynikałaby odmowa wprowadzenia regulaminu w zaproponowanej treści, pracodawca musiałby podporządkować się zdaniu związków.
Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z 21 marca 2001 r. (I PKN 320/2000, OSNP 2002/24/599) - regulamin pracy wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową nie ma mocy wiążącej. W razie nieprzedstawienia w terminie 30 dni wspólnie uzgodnionego stanowiska przez organizacje związkowe w kwestii zaproponowanego przez pracodawcę terminu prowadzenia negocjacji może on ustalić regulamin pracy bez uzgodnienia z tymi organizacjami. Oznacza to, że jeśli organizacje związkowe przedstawią wspólne, negatywne stanowisko, to regulamin pracy nie może być przez pracodawcę ustalony.
WaŻne!
Jeżeli w dniu wprowadzania regulaminu w życie nie działały w firmie żadne związki, ich późniejsze powstanie nie ma wpływu na wprowadzony regulamin pracy.
Wejście w życie regulaminu pracy
Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Oznacza to, że pracodawca po ustaleniu i ewentualnym uzgodnieniu treści regulaminu powinien w pierwszej kolejności umożliwić wszystkim pracownikom zapoznanie się z nim. Jednocześnie należy zaznaczyć, że warunkiem rozpoczęcia biegu 2-tygodniowego terminu nie jest bezwarunkowe zapoznanie się z regulaminem wszystkich pracowników. Pracodawca powinien poinformować pracowników o nowym dokumencie i umożliwić zapoznanie się z nim. Natomiast to, czy pracownicy skorzystają z tej możliwości, zależy już tylko od nich.
Pracodawca jest zobowiązany powiadamiać pracowników o wejściu regulaminu pracy w życie, o zmianach dotyczących regulaminu oraz o jego ewentualnym uchyleniu (np. w przypadku gdy liczba pracowników spadnie poniżej 20 i pracodawca zdecyduje się zlikwidować regulamin).
Przykład
Pracodawca udostępnia pracownikom w dziale kadr teksty jednolite wszystkich przepisów wewnątrzzakładowych. Dodatkowo te same dokumenty są dostępne w wewnętrznej sieci intranet w bazie danych dostępnej każdemu pracownikowi.
Rada pracowników
Należy także pamiętać, że niekiedy zmiana regulaminu pracy może powodować konieczność przeprowadzenia konsultacji z radą pracowników. Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (DzU nr 79, poz. 550), pracodawca przekazuje radzie pracowników informacje dotyczące m.in. działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia. Dodatkowo w tych sprawach powinny zostać przeprowadzone konsultacje z radą.
Przykład
Pracodawca zmienia systemy czasu pracy obowiązujące pracowników. Jest to więc istotna zmiana organizacji pracy i jako taka powinna zostać skonsultowana z radą pracowników.
Oczywiście należy wyraźnie zaznaczyć, że rada pracowników nie ma prawa zablokować wdrożenia regulaminu ani nie ma jakiejkolwiek mocy stanowiącej w tym zakresie. Ma jedynie prawo do otrzymania informacji na ten temat i przekazania pracodawcy swojego zdania.
Przemysław Ciszek