Najwłaściwszym rozwiązaniem będzie ustalenie wysokości miesięcznego ekwiwalentu pieniężnego na podstawie stawki amortyzacyjnej sprzętu komputerowego, określonej w przepisach podatkowych. Tak ustalony ekwiwalent będzie odpowiadał miesięcznemu odpisowi amortyzacyjnemu obliczonemu według metody liniowej i będzie zwolniony z podatku i składek. Szczegóły w uzasadnieniu.
Ekwiwalent pieniężny za używanie przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu, stanowiących ich własność, co do zasady, jest zwolniony z podatku i składek ZUS (art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej updof, w zw. z § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego).
Nie w każdym jednak przypadku będzie to przychód niestanowiący podstawy opodatkowania i oskładkowania. Przykładowo, kwota zwrócona pracownikowi za zakupiony przez niego sprzęt, który będzie użytkował w pracy, nie jest ekwiwalentem zwolnionym z podatku i składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Tak samo jest z ekwiwalentem, który w żaden sposób nie odpowiada wartości zużycia prywatnego sprzętu i stanowi jedynie ukrytą formę wynagradzania pracownika.
Ustawodawca nie określił w przepisach ani sposobu ustalenia wysokości, ani kwoty, do której ekwiwalent jest zwolniony z podatku. Pracodawcy muszą zatem samodzielnie oszacować jego wysokość. Organy podatkowe wskazują jedynie ogólne warunki, których spełnienie pozwala na niepłacenie podatku od ekwiwalentu. Aby zatem takie świadczenie było zwolnione z podatku:
- musi spełniać cechy ekwiwalentu (nie może być ryczałtem) i mieć formę pieniężną; wypłata ekwiwalentu w innej formie nie spełnia tego warunku,
- wysokość ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom; musi zatem zachodzić racjonalny związek między kwotą wypłaconą pracownikowi i wartością używanych do celów służbowych narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie ich używania; nadwyżka ponad uzasadnione koszty będzie podlegała opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy,
- narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika, potwierdzoną wszelkimi dowodami, jak np. fakturą zakupu, umową sprzedaży itp. (sprzęt nie może być np. użyczony czy wynajęty pracownikowi przez osoby trzecie),
- narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.
Słowniczek:
Ekwiwalent – odpowiednik, równoważnik kwoty pieniężnej używania przez pracownika do wykonywania pracy m.in. sprzętu stanowiącego jego własność.
Ekwiwalent nie zawsze będzie oznaczał zwrot faktycznie poniesionych wydatków przez pracownika. Takie świadczenie zapewnia bowiem pracownikowi określoną rekompensatę kosztów w danym okresie i można przyjąć z góry określoną sumę, która spełni przesłanki warunkujące uznanie go za ekwiwalent.
Do określenia wysokości ekwiwalentu za wykorzystywanie prywatnych narzędzi do celów służbowych istotne są:
- rodzaj pracy,
- częstotliwość wykorzystywania sprzętu,
- stopień zużycia sprzętu.
Dlatego używanie przez pracownika sprzętu na potrzeby pracodawcy powinno być uregulowane w odrębnej umowie, w której strony powinny określić kwotę ekwiwalentu i sposób jego ustalenia, z uwzględnieniem powyższych wytycznych. W razie kontroli organ podatkowy nie uzna wówczas takiej kwoty jako ryczałt, który należy opodatkować.
Ustalając ekwiwalent za używanie sprzętu można posiłkować się przepisami Kodeksu pracy w zakresie telepracy. Telepracownikowi, który używa do pracy własnego sprzętu, przysługuje bowiem ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej na podstawie norm zużycia sprzętu, jego udokumentowanych cen rynkowych oraz ilości wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego cen rynkowych (art. 6711 § 3 Kodeksu pracy).
W praktyce, przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego, najbezpieczniej dla pracodawcy jest odwołać się do przepisów podatkowych w zakresie amortyzacji. Kwota ekwiwalentu odpowiadałaby wartości odpisu amortyzacyjnego, obliczonego metodą liniową, którego dokonuje pracodawca, który zakupił dla firmy określony sprzęt, np. komputer. Amortyzacja odzwierciedla zmniejszanie się wartości danego składnika majątku w pewnym okresie, w wyniku starzenia się lub używania. Odpis amortyzacyjny stanowi więc wymierny wyznacznik zużywania się sprzętu w czasie. Oblicza się go według stawek amortyzacyjnych zawartych m.in. w załączniku do updof. Stawkę amortyzacji stosuje się do wartości rynkowej sprzętu z dnia jego przyjęcia do używania przy wykonywaniu pracy.
PRZYKŁAD
Specjalista ds. marketingu zawarł z pracodawcą umowę o używanie w pracy własnego laptopa. Sprzęt został wyceniony na 3000 zł. Roczna stawka amortyzacyjna dla komputerów (symbol KŚT 491) wynosi 30%. Roczny odpis wynosi 900 zł (3000 zł x 30%), a miesięczny 75 zł (900 zł : 12 m-cy). Tak obliczony ekwiwalent jest zwolniony zarówno z podatku dochodowego, jak i składek ZUS.
Kwotę ekwiwalentu można również podwyższyć, jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub intensywnością eksploatacji sprzętu. Przykładowo, osoba zatrudniona jako programista czy grafik, pracująca na komputerze o lepszych parametrach i w pełnym wymiarze czasu pracy, może mieć prawo do wyższego ekwiwalentu. Można wtedy skorzystać z podwyższonej stawki amortyzacyjnej przewidzianej dla urządzeń poddanych szybkiemu postępowi technicznemu. Maksymalny współczynnik dla tych urządzeń wynosi 2. Oznacza to, że daną stawkę należy pomnożyć przez wartość współczynnika.
PRZYKŁAD
Programista zawarł z pracodawcą umowę o używanie w pracy własnego laptopa. Sprzęt został wyceniony na 4000 zł. Roczna stawka amortyzacyjna dla komputerów (symbol KŚT 491) wynosi 30%. Ponieważ pracownik świadczy pracę w pełnym wymiarze czasu pracy i intensywność eksploatacji komputera przez pracownika jest większa, stawka amortyzacyjna została podniesiona do 60% (30% x 2). Roczny odpis wynosi 2400 zł (4000 zł x 60%), a miesięczny 200 zł (2400 zł : 12 m-cy). Tak obliczony ekwiwalent jest zwolniony z podatku dochodowego i składek ZUS.
Pracodawca może umówić się z pracownikiem co do zwrotu w odpowiedniej części pozostałych kosztów związanych z używaniem laptopa do pracy, np. wydatków na jego bieżącą konserwację, naprawę czy ulepszenie, poniesionych przez pracownika. Wówczas kwota ekwiwalentu będzie zmienna.
Kwotę ekwiwalentu można oszacować także w prostszy sposób, przez podzielenie wartości rynkowej komputera przez liczbę miesięcy jego wykorzystywania do celów służbowych. Jeśli pracownik używa go z różną częstotliwością, uzyskaną miesięczną stawkę ekwiwalentu można podzielić przez liczbę roboczogodzin spędzonych przez pracownika przy pracy z wykorzystaniem prywatnego laptopa. Wtedy miesięczna kwota ekwiwalentu będzie również zmienna i będzie zależała od liczby faktycznie przepracowanych godzin.
PRZYKŁAD
Pracownica zatrudniona jako asystentka prezesa zarządu spółki z o.o. korzysta z własnego komputera kilka razy w miesiącu, sporządzając raporty ze służbowych podróży członków zarządu. Pracownica odnotowuje liczbę godzin pracy na własnym laptopie. W kwietniu br. przepracowała 15 godzin na prywatnym sprzęcie. Ponadto strony ustaliły, że od maja do końca 2012 r. pracownica będzie codziennie wykorzystywała w pracy prywatny laptop. Wartość rynkowa laptopa wynosi 2500 zł. Ekwiwalent za kwiecień wynosi 13,89 zł (2500 zł : 12 m-cy = 208,34 zł; 208,34 zł : 15 godzin = 13,89 zł). Od maja do grudnia br. pracownica będzie otrzymywała miesięcznie ekwiwalent po 208,34 zł (2500 zł : 12 m-cy).
Podstawa prawna:
- art. 6711 § 3 Kodeksu pracy,
- art. 21 ust. 1 pkt 13 i załącznik nr 1 do ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361),
- § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.).