Czy można żądać od pracownika zwrotu pełnej wysokości kosztów kształcenia

Nie mogą Państwo tak postąpić, ponieważ umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przewidziane w Kodeksie pracy. Nie ma przy tym znaczenia, że pracownik wyraził zgodę na proponowany przez Państwa zapis w umowie dotyczący zwrotu kosztów kursu. Szczegóły w uzasadnieniu.

Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych nie może regulować w sposób mniej korzystny praw i obowiązków pracownika w zakresie dokształcania niż wynikające z Kodeksu pracy (art. 103⁴ § 2 Kodeksu pracy). Katalog przypadków, w których pracodawca może domagać się od pracownika zwrotu części lub całości poniesionych wydatków na szkolenie, a także okresu, w którym może dojść do zwrotu tych wydatków, należy interpretować ściśle, co oznacza, że można go rozszerzyć jedynie o zapisy korzystniejsze dla pracownika.

Za niekorzystne należy jednak uznać zobowiązanie pracownika do zwrotu całości poniesionych kosztów niezależnie od okresu, w którym doszłoby do rozwiązania umowy o pracę. Przepisy Kodeksu pracy regulują wprost kwestie dotyczące ustalania kwoty, jakiej pracodawca może dochodzić od pracownika, który nie wywiązał się z postanowień umowy szkoleniowej.

Pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe jest zobowiązany do zwrotu dodatkowych kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel, tj. opłaty za kurs, szkolenie, czesne, podręczniki, zakwaterowanie, wyżywienie, przejazdy na zajęcia, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia, jeżeli:

• bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,
• pracodawca rozwiąże z pracownikiem stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata,
• w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub w okresie 3 lat po jego ukończeniu pracownik rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę wskutek mobbingu, jakiego doznał u pracodawcy,
• w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub w okresie 3 lat po jego ukończeniu pracownik rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 lub 94³ Kodeksu pracy, mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach (art. 103⁵ Kodeksu pracy).

Przy ustalaniu kwoty, jaką pracownik powinien zwrócić pracodawcy, należy stosować zasadę proporcjonalności. Jeżeli pracownik przepracuje u pracodawcy pełne miesiące, wyliczenie zwrotu nie stanowi problemu.

PRZYKŁAD

Marta D. ukończyła 31 sierpnia 2011 r. szkolenie sfinansowane przez pracodawcę. Koszt szkolenia wynosił 5000 zł. Pracownica zawarła z pracodawcą umowę, w której zobowiązała się zwrócić wydatki poniesione przez pracodawcę w przypadku, gdy rozwiązanie umowy nastąpi w ciągu 12 miesięcy od ukończenia szkolenia. Umowa z Martą D. została rozwiązana 30 listopada 2011 r. (pracownica złożyła wypowiedzenie). Pracownica powinna zwrócić pracodawcy 9/12 kosztu szkolenia, tj. 3750 zł.

Problem z ustaleniem kwoty do zwrotu może powstać wówczas, gdy do rozwiązania umowy dochodzi w trakcie miesiąca. Przepisy prawa pracy nie odnoszą się bowiem wprost do takiej sytuacji. Niezbędne jest w takim przypadku ustalenie kosztów przypadających na każdy dzień trwania umowy szkoleniowej trwającej po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

PRZYKŁAD

Marek M. zawarł z pracodawcą umowę o podnoszenie kwalifikacji zawodowych, w której zobowiązał się do zwrotu poniesionych przez pracodawcę kosztów szkolenia (3800 zł), jeżeli rozwiąże umowę o pracę w ciągu 1 roku po zakończeniu szkolenia. Szkolenie zakończyło się 30 sierpnia 2011 r., a pracownik wypowiedział umowę za 2-tygodniowym wypowiedzeniem, które upłynęło 19 listopada 2011 r. W okresie 1 roku po ukończeniu szkolenia pracownik miał do przepracowania 366 dni, a przepracował 81 dni. Dlatego powinien zwrócić pracodawcy 81/366 kosztu szkolenia, tj. 840,98 zł.

Należy przy tym pamiętać, że pracodawca nie może żądać od pracownika zwrotu wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego i zwolnień od pracy udzielonych w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, bez względu na długość okresu przepracowanego przez pracownika po zakończeniu dokształcania.

Podstawa prawna:

• art. 18 § 1–2, art. 103⁴–103⁵ Kodeksu pracy.