Jeżeli pracownica odmówiła zwrotu nadpłaconej premii, mogą Państwo wystąpić do sądu pracy z roszczeniem o jej zwrot. Przed sądem będą musieli jednak Państwo wykazać, że pracownica wydatkowała nadpłaconą kwotę mając świadomość, że została jej wypłacona przez pomyłkę.
Zatrudniony nie musi liczyć się z obowiązkiem zwrotu nadwyżki wynagrodzenia, a tym samym z chwilą jej otrzymania może wydatkować ją w taki sposób, że nie będzie już wzbogacony (wyrok Sądu Najwyższego z 8 czerwca 2010 r., I PK 31/10). Zatem w takiej sytuacji nie można powoływać się na przepisy Kodeksu cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu (art. 405–411 Kodeksu cywilnego), jako podstawę do domagania się od pracownika zwrotu nienależnie wypłaconego świadczenia. Nadwyżkę wynagrodzenia pracownik może traktować jak decyzję pracodawcy o podwyższeniu jego wynagrodzenia, przyznaniu nagrody czy – jak w opisanym przypadku – przyznaniu premii w prawidłowej wysokości obliczonej na podstawie danych, którymi pracownik bezpośrednio nie dysponuje. Ciężar wykazania, że zatrudniony miał świadomość nienależności świadczenia (np. wydał kwotę nadwyżki po otrzymaniu informacji od pracodawcy, że została ona wypłacona nienależnie) spoczywa na pracodawcy.
Zagrożenia (–)
Pracodawca może dochodzić od pracownika zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia tylko w razie wykazania, że pracownik wydatkując nienależne pieniądze miał świadomość, że zostały mu wypłacone przez pomyłkę.
PRZYKŁAD
Pracownik 10 października br. otrzymał przelewem premię regulaminową w wysokości 1000 zł. Następnego dnia został wezwany do działu kadr, gdzie poinformowano go, że premia została mu wypłacona w nieprawidłowej wysokości i powinien otrzymać jej tylko 500 zł. Na potwierdzenie przedstawiono mu wyliczenia będące podstawą naliczenia premii. Pracownik odmówił zwrotu i 15 października br. całą otrzymaną kwotę przeznaczył na spłatę raty kredytu. W takiej sytuacji pracodawca jest w stanie udowodnić, że wydając premię pracownik miał świadomość, że kwota 500 zł jest mu nienależna, a tym samym dochodzić jej zwrotu na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu.
Otrzymując wynagrodzenie w zawyżonej wysokości pracownik ufa, że wypłacona kwota jest mu należna m.in. wtedy, gdy:
- ma przyznane prawo do danego składnika wynagrodzenia,
- wysokość danego składnika nie jest stała i zależy od wielu zmiennych (np. od wyników finansowych danego działu, od dokonanej przez przełożonego oceny stopnia realizacji przez pracownika ustalonego planu itp.),
- naliczenie i wypłata wynagrodzenia jest dokonana przez wyspecjalizowany dział zajmujący się sprawami kadrowo-płacowymi.
Jeżeli ustalenie wysokości składnika wynagrodzenia zależy od wyliczeń dokonanych przez pracodawcę (np. na podstawie danych, którymi pracownik nie dysponuje, jak m.in. wynik finansowy danego działu za dany kwartał), ponosi on odpowiedzialność także za prawidłowe ustalenie kwoty do wypłaty. Powinien jednak na żądanie pracownika udostępnić mu dokumenty będące podstawą naliczenia jego wynagrodzenia (art. 85 § 5 Kodeksu pracy).
W przeciwieństwie do wypłaty wynagrodzenia w niższej niż ustalona wysokości, przyznanie pracownikowi zawyżonego wynagrodzenia dla swej skuteczności, co do zasady, nie wymaga ani zawarcia porozumienia do umowy o pracę, ani wypowiedzenia zmieniającego. Pracodawca może bowiem przyznać określony składnik wynagrodzenia w podwyższonej wysokości w drodze jednostronnej decyzji, jeżeli pracownik nie kwestionuje jej w żaden sposób (jako korzystniejszej dla pracownika, niż postanowienia umowy o pracę lub innego aktu określającego wysokość jego wynagrodzenia). Czynność taka będzie ważna i skuteczna, i dotyczy każdego składnika wynagrodzenia. Jeżeli pracownik nie zakwestionuje takiej decyzji (np. zwracając kwotę nadwyżki), a wypłata stałego składnika wynagrodzenia będzie miała charakter ciągły (np. co miesiąc, co kwartał), dojdzie w sposób dorozumiany do podwyższenia wynagrodzenia (wyrok Sądu Najwyższego z 21 października 2003 r., I PK 512/02, OSNP 2004/22/380). Możliwość jego ponownego zmniejszenia będzie natomiast wymagała wypowiedzenia warunków płacy lub zawarcia z pracownikiem stosownego porozumienia.
PRZYKŁAD
Pracownik był wynagradzany stawką miesięczną w wysokości 2000 zł. Od 1 czerwca br. otrzymuje 2500 zł. Z pracownikiem nie podpisano żadnego porozumienia do umowy o pracę w zakresie podwyżki wynagrodzenia. Zmiana dokonała się w sposób dorozumiany. Kwotę tę pracownik otrzymywał przez kilka miesięcy i nie zakwestionował jej wysokości ani nie dokonywał jej zwrotu. Mimo niezawarcia pisemnego aneksu do umowy o pracę, 1 czerwca doszło do zmiany umowy o pracę w zakresie wysokości wynagrodzenia. Po kilku miesiącach pracodawca skierował do pracownika pismo, w którym oświadczył, że ze względu na trudności finansowe będzie wypłacał mu wynagrodzenie w poprzedniej wysokości, tj. 2000 zł. Wypłacanie przez pracodawcę wynagrodzenia w poprzedniej wysokości, jako mniej korzystne dla pracownika, wymaga dokonania pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego lub zawarcia porozumienia do umowy o pracę.
W sposób dorozumiany może także dojść do pogorszenia warunków płacy pracownika. Jeżeli pracodawca zaczyna wypłacać pracownikowi niższe wynagrodzenie, a pracownik tego nie kwestionuje, pracodawca może dowodzić, że doszło do zmiany umowy o pracę za dorozumianą zgodą pracownika (przez brak sprzeciwu i przyjęcie przez pracownika wynagrodzenia w nowej wysokości).
Podstawa prawna:
- art. 42 § 2, art. 85 § 5 Kodeksu pracy,
- art. 405–411 Kodeksu cywilnego.