Jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:
- czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
- odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
- urlopu macierzyńskiego,
pracodawca jest zobowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy (art. 165 Kodeksu pracy).
Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy (§ 1 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy...). Zatem przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy, poza wymienionymi w art. 165 Kodeksu pracy, są m.in.: urlop okolicznościowy, niemożność świadczenia pracy z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem zdrowym do ukończenia 8 lat lub dzieckiem chorym do ukończenia 14 lat albo chorym członkiem rodziny itp.
Natomiast część urlopu niewykorzystaną z powodu:
- czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
- odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- odbywania ćwiczeń wojskowych albo przeszkolenia wojskowego przez czas do 3 miesięcy,
- urlopu macierzyńskiego,
pracodawca jest zobowiązany udzielić w terminie późniejszym (art. 166 Kodeksu pracy).
Warto zwrócić uwagę na odmienność przytoczonych regulacji prawnych. Przyczyny powodujące przesunięcie nierozpoczętego jeszcze urlopu oraz przyczyny powodujące przerwanie udzielonego i wykorzystywanego już urlopu nie są bowiem takie same. Ustawodawca w art. 165 Kodeksu pracy wymienia przyczyny powodujące przesunięcie terminu urlopu, w przypadku kiedy nie został on jeszcze rozpoczęty, przy czym są to przyczyny przykładowe, na co wskazuje określenie „w szczególności” (katalog przyczyn w takim przypadku jest otwarty). Natomiast przyczyny powodujące przerwanie już trwającego urlopu, wskazane w art. 166 Kodeksu pracy stanowią katalog zamknięty i nie mogą być rozszerzane. Tym samym urlop nie ulega przerwaniu z innych przyczyn niż wymienione we wskazanym przepisie.
Na podstawie art. 166 Kodeksu pracy, urlop ulega przerwaniu nawet wówczas, gdy niezdolność pracownika do pracy wskutek choroby w tym okresie trwa choćby jeden dzień. W takiej sytuacji urlop ulega przerwaniu na okres choroby, po czym pracownik kontynuuje wykorzystanie udzielonego urlopu, aż do upływu terminu, na jaki został on udzielony, przy czym zgoda pracodawcy nie jest w takim przypadku konieczna. W żadnym przypadku pracownik nie może, bez uzgodnienia z pracodawcą, bezpośrednio po upływie pierwotnie ustalonego terminu urlopu przedłużyć okresu wykorzystania urlopu o część urlopu niewykorzystaną z powodu choroby, bowiem to pracodawca ostatecznie decyduje o tym, kiedy pracownik będzie korzystał z urlopu wypoczynkowego.
WAŻNE
Pracownik nie może bez uzgodnienia z pracodawcą bezpośrednio po upływie pierwotnie ustalonego terminu urlopu przedłużyć okresu wykorzystania urlopu o część urlopu niewykorzystaną z powodu choroby.
Rozpoczętego już urlopu nie przerywają natomiast okoliczności uzasadniające udzielenie zwolnienia od pracy na podstawie przepisów rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy, jak np. urodzenie się dziecka pracownika, jego ślub czy śmierć członka rodziny pracownika.
PRZYKŁAD
Zgodnie z planem urlopów, pracodawca udzielił pracownikowi urlopu wypoczynkowego na okres od 2 do 13 lipca 2012 r. (10 dni roboczych). Pracownik rozpoczął urlop i po wykorzystaniu 6 dni, od 10 lipca stał się niezdolny do pracy wskutek choroby i przedłożył pracodawcy zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy na okres 8 dni kalendarzowych, tj. od 10 do 17 lipca (jest to jego pierwsza niezdolność do pracy w bieżącym roku). Pracownik jest wynagradzany stałą stawką miesięczną w kwocie 3000 zł (wynagrodzenie nie uległo zmianie od początku zatrudnienia) i nie otrzymuje żadnych zmiennych składników wynagrodzenia, przy czym obowiązuje go podstawowy system czasu pracy (praca po 8 godzin od poniedziałku do piątku). Pracownik jest uprawniony do podstawowych kosztów uzyskania przychodów i złożył pracodawcy oświadczenie PIT-2. 26 lipca pracownik nie stawił się do pracy, nie usprawiedliwiając swojej nieobecności.
Pracodawca wypłacając wynagrodzenie za lipiec 2012 r. dokonuje następujących czynności:
1) pomniejsza wynagrodzenie zasadnicze za okres choroby oraz za okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy:
3000 zł : 30 = 100 zł; 100 zł x 8 dni (liczba dni niezdolności do pracy wskutek choroby) = 800 zł (kwota pomniejszenia płacy zasadniczej za okres choroby) zgodnie z § 11 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy (...)
3000 zł : 176 godz. (liczba godzin nominalnych w lipcu) = 17,05 zł; 17,05 zł x 8 godz. (liczba godzin nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy) = 136,40 zł (kwota pomniejszenia płacy zasadniczej za okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy) zgodnie z § 12 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy (...)
3000 zł – 800 zł – 136,40 zł = 2063,60 zł (wynagrodzenie za pracę i za 6 dni urlopu).
Pracodawca nie dokonuje odrębnie wyliczenia wynagrodzenia za urlop, ponieważ pracownik jest wynagradzany stałą stawką miesięczną i nie otrzymuje żadnych zmiennych składników wynagrodzenia.
2) wylicza wynagrodzenie chorobowe:
3000 zł – (3000 zł x 13,71%) (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków pracownika) = 2588,70 zł (podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego),
2588,70 zł x 80% = 2070,96 zł (80% podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego),
2070,96 zł : 30 = 69,03 zł (kwota świadczenia chorobowego za jeden dzień),
69,03 zł x 8 dni (liczba dni choroby) = 552,24 zł (wynagrodzenie chorobowe),
3) oblicza składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków pracownika od podstawy wymiaru 2063,60 zł:
2063,60 zł x 9,76% + 2063,60 zł x 1,5% + 2063,60 zł x 2,45% = 282,92 zł
4) ustala podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne:
2063,60 zł + 552,24 zł (wynagrodzenie chorobowe nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, ale stanowi podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne) – 282,92 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez ubezpieczonego) = 2332,92 zł
5) oblicza składkę na ubezpieczenie zdrowotne:
2332,92 zł x 9% = 209,96 zł (z czego odliczy od podatku składkę w wysokości 7,75% podstawy wymiaru, tj. 180,80 zł)
6) ustala przychód, a następnie podstawę opodatkowania i oblicza zaliczkę na podatek dochodowy:
• przychód:
2063,60 zł (wynagrodzenie za pracę i za urlop) + 552,24 zł (wynagrodzenie chorobowe) = 2615,84 zł
• podstawa opodatkowania:
2615,84 zł (przychód) – 111,25 zł (KUP) – 282,92 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez ubezpieczonego) = 2222 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych)
• zaliczka na podatek:
2222 zł (podstawa opodatkowania) x 18% (stopa procentowa podatku) – 46,33 zł (ulga podatkowa) = 353,63 zł
7) oblicza podatek do urzędu skarbowego:
353,63 zł (zaliczka na podatek dochodowy) – 180,80 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 7,75% podstawy wymiaru) = 172,83 zł; 173 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych).
Za lipiec 2012 r. pracodawca powinien wypłacić pracownikowi łącznie kwotę 1949,96 zł, co wynika z wyliczenia: 2063,60 zł (wynagrodzenie za pracę i za urlop) + 552,24 zł (wynagrodzenie chorobowe) – 282,92 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez ubezpieczonego) – 209,96 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne 9%) – 173 zł (podatek do US) = 1949,96 zł.
Podstawa prawna:
- art. 165, art. 166 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.)
- § 11–12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. Nr 62, poz. 289 ze zm.)
- § 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14 ze zm.)
- § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. z 1996 r. Nr 60, poz. 281 ze zm.)