Pana postępowanie było prawidłowe. Ponadto zwróconą przesyłkę powinien Pan przechowywać razem z dowodami potwierdzającymi wysłanie informacji PIT-11. W razie kontroli organów podatkowych nie będzie podstaw do kwestionowania prawidłowego przekazania byłemu pracownikowi informacji PIT-11.
UZASADNIENIE
Płatnik podatku dochodowego ma obowiązek przekazać podatnikowi i właściwemu urzędowi skarbowemu do końca lutego danego roku imienną informację o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11). Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof) nie regulują jednak zasad doręczania tej informacji. Dlatego w takim przypadku warto posiłkować się orzecznictwem sądów administracyjnych. Przykładowo, WSA w Poznaniu w uzasadnieniu wyroku z 22 października 2010 r. (sygn. akt I SA/Po 486/10) stwierdził, że „należy rozróżnić dwie sytuacje. Jedna to składanie PIT-11 do urzędu skarbowego, natomiast druga to przekazanie informacji podatnikowi. Każda z nich bowiem rządzi się odrębnymi prawami i procedurami. Składanie informacji do urzędu skarbowego odbywa się na zasadach przewidzianych w ordynacji podatkowej. Natomiast sposób przekazania podatnikowi PIT-11 nie został uregulowany przez żadne przepisy”. W powołanym wyżej wyroku sąd wskazuje zatem, że „(...) doręczenie deklaracji przez płatnika może (...) nastąpić przez bezpośrednie doręczenie przez płatnika deklaracji w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym się zastanie adresata (np. w miejscu pracy), czy przez operatora pocztowego zgodnie z przepisami ustawy z 12 czerwca 2003 r. Prawo pocztowe (j.t. Dz.U. z 2008 r. Nr 189, poz. 1159 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz. U. Nr 5, poz. 34 ze zm.) (...)”.
Ponadto WSA zajął stanowisko, zgodnie z którym pracodawca może doręczyć pracownikowi informację PIT-11 również w formie wiadomości elektronicznej podpisanej bezpiecznym podpisem elektronicznym na adres wskazany przez podatnika do tego celu, pod warunkiem zachowania wzoru tej informacji. Wobec powołanych wyżej sposobów doręczenia pracownikowi informacji PIT-11 dowodami na wywiązanie się z tego obowiązku mogą być m.in. pisemne pokwitowanie odbioru, potwierdzenie nadania listu poleconego czy elektroniczne potwierdzenie odbioru tej informacji.
Przepisy prawa nie nakładają na byłego pracodawcę obowiązku ustalania każdorazowo adresu byłego pracownika w przypadku, gdy wysłana do niego przesyłka zostaje zwrócona nadawcy. W takiej sytuacji zatrudniający posługuje się ostatnim posiadanym adresem do korespondencji. Jeżeli próba doręczenia przesyłki na wskazany adres nie powiodła się, należy przechowywać dowód jej przekazania. Pozwoli to uniknąć ewentualnej odpowiedzialności karnej skarbowej płatnika za nieprzekazanie podatnikowi informacji PIT-11.
WAŻNE!
Pracodawca nie ma obowiązku ustalania każdorazowo adresu do korespondencji byłego pracownika.
W opisanej sytuacji, jeżeli wysłał Pan roczną informację PIT-11 na adres podany przez podatnika, a korespondencja wróciła z adnotacją „adresat wyprowadził się”, uważa się ją za doręczoną. Zwróconą przesyłkę wraz z dowodem jej nadania należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jest to bowiem potwierdzenie przekazania podatnikowi informacji o dochodach i pobranych zaliczkach.
WAŻNE!
Zwróconą przesyłkę listowną z PIT-11 i dowód jej nadania płatnik powinien przechowywać przez 5 lat i udostępniać na wezwanie organów kontroli podatkowej.
Płatnik może ponowić wysłanie informacji PIT-11, jeżeli istnieje możliwość ustalenia innego sposobu czy adresu doręczenia PIT-11, np. na podstawie rozmowy telefonicznej z podatnikiem.
Należy przy tym pamiętać, że płatnik, który wbrew obowiązkowi nie złoży w terminie podatnikowi lub właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych, a jeśli złoży informację nieprawdziwą – do 240 stawek dziennych. Stawka dzienna nie może być niższa od 1/30 części minimalnego wynagrodzenia ani przekraczać jej 400-krotności. W 2011 r. stawka dzienna może wynieść od 46,20 zł (1/30 z 1386 zł) do 18 480 zł (46,20 zł x 400).
Podstawa prawna
- art. 39 ust. 1–2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),
- art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej,
- art. 23 § 2, art. 80 § 1–3 Kodeksu karnego skarbowego.