Powinni Państwo wypłacić pracownikowi odpowiednią część minimalnego wynagrodzenia za pracę za nieobecność spowodowaną powodzią. Należy ją obliczyć za każdą godzinę nieobecności według zasad ustalania wyrównania zbyt niskiej pensji do poziomu minimalnego wynagrodzenia. Po wypłacie wyrównania należy „wycofać” imienny raport miesięczny ZUS RSA złożony za pracownika za maj 2010 r. (w którym została wykazana usprawiedliwiona nieobecność niepłatna). Jeśli nie wypłacili Państwo pracownikowi wyrównania w najbliższym terminie wypłaty wynagrodzeń przypadającym po 9 lipca br., należą mu się odsetki za zwłokę.
UZASADNIENIE
Przed wejściem w życie ustawy powodziowej (przed 9 lipca 2010 r.) pracodawcy usprawiedliwiali pracownikom nieobecność w pracy z powodu tegorocznych powodzi bądź osunięć ziemi. Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są bowiem nie tylko zdarzenia i okoliczności określone w prawie pracy, ale również inne sytuacje niemożności wykonywania pracy wskazane przez zatrudnionego i uznane przez pracodawcę za wystarczające do wytłumaczenia absencji (§ 1 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy...).
Pracodawcy nie mieli natomiast obowiązku wypłacania pracownikom wynagrodzenia za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy związanej z powodzią. „Powodziowa” absencja w pracy miała zatem charakter usprawiedliwionej, ale bezpłatnej.
Zmieniła to ustawa „powodziowa”, nakazując pracodawcom w art. 8 wypłatę odpowiedniej części minimalnego wynagrodzenia za dni nieobecności w pracy pracownika z powodu powodzi lub osunięć ziemi – maksymalnie jednak za 10 dni. Ustawa „powodziowa” nie podpowiada jednak, jak ustalić „odpowiednią część minimalnego wynagrodzenia”. Najwłaściwsze wydaje się zastosowanie zasad wyrównywania pensji pracownika do poziomu minimalnego wynagrodzenia (art. 7 ust. 3 i 4 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). Zatem wyrównanie należy wypłacić za każdą godzinę, jaką pracownik powinien przepracować w trakcie „powodziowej” nieobecności w pracy. W tym celu należy:
- stawkę minimalnej płacy, właściwą dla wymiaru czasu pracy danego pracownika, podzielić przez liczbę godzin, którą miał przepracować w danym miesiącu,
- uzyskaną wartość godzinową pomnożyć przez liczbę godzin, jaką powinien on przepracować w trakcie nieobecności w pracy z powodu powodzi.
PRZYKŁAD
Pracownik, zatrudniony na pełny etat w podstawowym systemie czasu pracy, był nieobecny w pracy z powodu powodzi od 25 do 27 maja 2010 r. Aby obliczyć należną mu odpowiednią część minimalnego wynagrodzenia za czas tej nieobecności, należy kolejno:
● obliczyć minimalną stawkę godzinową za maj 2010 r.
Minimalną płacę przysługującą z tytułu zatrudnienia na cały etat (1317 zł) należy podzielić przez nominalny wymiar czasu pracy dla tego miesiąca (152 godz.):
1317 zł : 152 godz. = 8,66 zł
● obliczyć „powodziowe” wynagrodzenie
Minimalną stawkę godzinową należy pomnożyć przez liczbę godzin, jaką pracownik powinien przepracować podczas „powodziowej” nieobecności w pracy:
– liczba godzin nieobecności: 3 dni x 8 godz. = 24 godziny,
– 8,66 zł x 24 godz. = 207,84 zł.
PRZYKŁAD
Pracownik zatrudniony na 3/4 etatu w równoważnym systemie czasu pracy nie przychodził do pracy w związku z powodzią od 8 do 11 czerwca 2010 r. W tych dniach powinien przepracować 32 godziny. Przysługującą mu za czas tej absencji odpowiednią część minimalnego wynagrodzenia uzyskamy, licząc po kolei:
● minimalną stawkę godzinową obowiązującą w czerwcu 2010 r.:
987,75 zł (minimalne wynagrodzenie dla 3/4 etatu) : 126 godz. (nominalny wymiar czasu pracy dla 3/4 etatu, tj. 3/4 ze 168 godz.) = 7,84 zł
● wysokość „powodziowego” wynagrodzenia:
7,84 zł x 32 godz. absencji = 250,88 zł.
Ustawa „powodziowa” nie podaje terminu, w jakim pracodawca musi wypłacić pracownikowi wyrównanie wynagrodzenia z tytułu „powodziowej” nieobecności w pracy. Należy jednak uznać, że wynagrodzenie za maj i czerwiec br. trzeba wypłacić niezwłocznie po wejściu ustawy powodziowej w życie (po 9 lipca 2010 r.), najpóźniej w najbliższym terminie wypłaty wynagrodzenia przypadającym po 9 lipca 2010 r. Natomiast wynagrodzenie za inne miesiące, w których pracownik był nieobecny w pracy z powodu powodzi – w najbliższym terminie po wejściu w życie ustawy zmieniającej ustawę powodziową, która rozszerzyła zastosowanie jej przepisów do wszystkich powodzi, jakie miały miejsce w 2010 r.
WAŻNE!
13 sierpnia 2010 r. weszła w życie ustawa, która zobowiązuje pracodawców do wypłaty wynagrodzenia za inne miesiące 2010 r., w których pracownik był nieobecny w pracy z powodu powodzi lub osunięć ziemi.
Jeśli firma nie wypłaci pracownikowi odpowiedniej części minimalnej płacy w tym terminie, ma on prawo zażądać odsetek za zwłokę (art. 455 i 481 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy). Ustawowe odsetki za zwłokę wynoszą obecnie 13% rocznie. Konkretną kwotę odsetek ustalamy:
- mnożąc kwotę wyrównania przez liczbę dni opóźnienia i przez stopę procentową odsetek,
- dzieląc wynik przez liczbę dni roku kalendarzowego.
Gdy więc zakład wypłacił 263,36 zł wyrównania z tytułu majowej absencji „powodziowej” dopiero 8 dnia po terminie wypłaty pensji, odsetki wynoszą 0,66 zł [(263,36 zł x 7 dni opóźnienia x 13% odsetek) : 365 dni w roku].
Wynagrodzenie za okres nieobecności w pracy z powodu powodzi stanowi przychód w miesiącu jego wypłaty do rąk bądź na konto pracownika. Należy je więc wykazać jako podstawę wymiaru składek i podstawę opodatkowania w dokumentach za ten miesiąc, po zsumowaniu z wynagrodzeniem za pracę i innymi świadczeniami ze stosunku pracy wypłaconymi w tym miesiącu. Nie ma przy tym znaczenia, że należą się one za wcześniejsze miesiące.
W związku z tym nie trzeba korygować imiennego raportu ZUS RCA złożonego za pracownika za miesiąc, kiedy przypadła „powodziowa” absencja. Koniecznie jest natomiast skorygowanie (a właściwie „wycofanie”) imiennego raportu miesięcznego ZUS RSA o przerwach w opłacaniu składek, w którym została wykazana nieobecność w pracy spowodowana tegorocznymi klęskami żywiołowymi. W momencie składania dokumentów ubezpieczeniowych za maj 2010 r. taka nieobecność była nieobecnością usprawiedliwioną niepłatną, którą należy wykazywać w ZUS RSA z kodem przerwy „151”. Od 9 lipca 2010 r. nieobecności te są płatne, więc nie powinny być wykazywane w ZUS RSA (pod warunkiem że nieobecność nie przekroczyła 10 dni). Aby wycofać raport ZUS RSA, w korekcie tego raportu należy podać m.in. liczbę dni zasiłkowych/wypłat 0, kod świadczenia/przerwy 151, okres taki sam jak w wycofywanym raporcie i kwotę 0,00.
Postępowanie komplikuje się, gdy majowa przerwa w pracy z powodu powodzi przekraczała 10 dni.
PRZYKŁAD
Pracownik zatrudniony na pełny etat w podstawowym systemie czasu pracy był w maju 2010 r. nieobecny w pracy przez 11 dni z powodu powodzi. Otrzymuje wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej 3200 zł. Zakład wypłaca wynagrodzenia do 28. dnia miesiąca za bieżący miesiąc. Pracodawca uznał absencję za usprawiedliwioną, ale bezpłatną. W związku z tym wypłacił pracownikowi 28 maja 2010 r. wynagrodzenie za ten miesiąc odpowiednio pomniejszone z powodu „powodziowej” nieobecności – tj. w kwocie 1347,60 zł. Kwotę tę (tzw. wynagrodzenie częściowe) obliczył na podstawie § 12 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy (...) w następujący sposób:
3200 zł : 152 godz. = 21,05 zł,
21,05 zł x 88 godz. = 1852,40 zł,
3200 zł – 1852,40 zł = 1347,60 zł.
Odpowiednia część minimalnego wynagrodzenia za 10 dni tej absencji wyniosła:
1317 zł : 152 godz. = 8,66 zł
8,66 zł x 80 godz. = 692,80 zł.
Pracownik otrzymał je dopiero 28 lipca 2010 r., czyli w najbliższym terminie wypłat po wejściu w życie ustawy powodziowej, łącznie z pełną pensją za ten miesiąc 3200 zł.
Za ostatni dzień nieobecności w pracy z powodu powodzi pracodawca nie płaci, ponieważ ustawa narzuca mu sfinansowanie jedynie wynagrodzenia za 10 dni takiej absencji.
Za maj 2010 r. pracodawca złożył za zatrudnionego raporty miesięczne:
● ZUS RCA, wykazując w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne 1347,60 zł,
● ZUS RSA, wpisując m.in. kod świadczenia/przerwy 151 i okres 11-dniowy.
Za lipiec 2010 r. pracodawca musi natomiast za tę osobę przesłać raporty:
● pierwszorazowy ZUS RCA z podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne 3892,80 zł (3200 zł pensji za lipiec 2010 r. plus 692,80 zł wyrównania z tytułu majowej absencji),
Płatnik musi również skorygować raport ZUS RSA za maj 2010 r., wpisując m.in. kod świadczenia/przerwy 151 i okres 1-dniowy. Oczywiście oprócz tej korekty należy złożyć również w trybie korekty deklarację ZUS RCA za maj 2010 r.
Podstawa prawna
- art. 8 ustawy z 24 czerwca 2010 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi z 2010 r. (Dz.U. Nr 123, poz. 835 ze zm.),
- § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. Nr 60, poz. 281 ze zm.),
- art. 7 ust. 3 i 4 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. Nr 200, poz. 1679 ze zm.),
- § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. Nr 62, poz. 289 ze zm.),
- § 2 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany ZUS (Dz.U. Nr 78, poz. 465 ze zm.),
- art. 455 i 481 Kodeksu cywilnego,
- art. 300 Kodeksu pracy,
- rozporządzenie Rady Ministrów z 4 grudnia 2008 r. w sprawie określenia wysokości odsetek ustawowych (Dz.U. Nr 220, poz. 1434).