Zasady obliczania ekwiwalentu określa rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (zwane dalej rozporządzeniem).
Nowelizacja ww. rozporządzenia obowiązująca od 3 listopada 2009 r. wprowadziła przepis dotyczący obliczania współczynnika urlopowego dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy i rozwiała istniejące dotychczas w tym zakresie wątpliwości.
Prawidłowe wyliczenie ekwiwalentu może sprawiać jednak problemy, szczególnie gdy chodzi o ekwiwalent dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy.
Obliczanie ekwiwalentu pieniężnego
Krok 1 Ustalamy podstawę wymiaru ekwiwalentu
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop ustala się, stosując z pewnymi zmianami określonymi w rozporządzeniu zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego.
Ustalając podstawę wymiaru ekwiwalentu, stosownie do § 15–17 rozporządzenia:
- stałe miesięczne składniki wynagrodzenia uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu,
- składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, w zmiennej wysokości, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w przeciętnej wysokości z tego okresu,
- jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, o którym mowa wyżej, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
- składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu.
Należy podkreślić, że ekwiwalent za niewykorzystany urlop ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem świadczeń, o których mowa w § 6 rozporządzenia.
Krok 2 Obliczamy współczynnik urlopowy
Sumę miesięcznych wynagrodzeń ustaloną stosownie do § 15–17 rozporządzenia należy podzielić przez współczynnik urlopowy, służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu. Zgodnie z § 19 rozporządzenia współczynnik ten ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.
W 2010 r. współczynnik ten wynosi 21,08. Wskazana wartość współczynnika dotyczy obliczania ekwiwalentu dla zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy. Dla pracowników zatrudnionych na część etatu wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Uregulowanie to zostało wprowadzone wprost do rozporządzenia jako § 19 ust. 3.
W 2010 r. współczynnik urlopowy dla osoby zatrudnionej w niepełnym wymiarze czasu pracy wyniesie przykładowo:
- 1/2 etatu – 10,54 (21,08 x 1/2),
- 3/4 etatu – 15,81 (21,08 x 3/4),
- 1/3 etatu – 7,02 (21,08 x 1/3),
- 1/4 etatu – 5,27 (21,08 x 1/4).
Krok 3 Określamy dzienną normę czasu pracy
Po podzieleniu sumy miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik urlopowy otrzymaną kwotę ekwiwalentu za jeden dzień urlopu dzielimy przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy, co daje nam ekwiwalent za 1 godzinę urlopu. Niezależnie od wymiaru etatu ogólna dzienna norma czasu pracy wynosi 8. Jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy (art. 1542 § 2 k.p.). Należy jednak pamiętać, że dobowa norma czasu pracy np. dla pracowników z orzeczeniem o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności czy pracowników zakładów opieki zdrowotnej jest obniżona.
Krok 4 Obliczamy kwotę ekwiwalentu do wypłaty
Następnie mnożymy ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego. Otrzymana kwota jest kwotą ekwiwalentu, jaką należy wypłacić pracownikowi.
PRZYKŁADY
Umowa o pracę z pracownikiem rozwiąże się po upływie 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia 30 czerwca 2010 r. Pracownik był zatrudniony na 3/4 etatu, pobierał stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 2500 zł oraz dodatek stażowy w wysokości 20% wynagrodzenia zasadniczego. Pracodawca jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu za 30 godzin niewykorzystanego urlopu. Jak ma go obliczyć?
Stałe miesięczne wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 2500 zł oraz dodatek stażowy w wysokości 500 zł uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu.
1. Obliczamy podstawę ekwiwalentu za urlop:
2500 zł + 500 zł = 3000 zł
2. Aby obliczyć ekwiwalent za jeden dzień urlopu, podstawę ekwiwalentu dzielimy przez współczynnik urlopowy (proporcjonalnie zmniejszony do wymiaru 3/4 etatu pracownika, czyli 15,81):
3000 zł : 15,81 = 189,75 zł
3. Otrzymaną kwotę ekwiwalentu za jeden dzień urlopu dzielimy przez 8 godzin, co daje nam ekwiwalent za jedną godzinę urlopu:
189,75 zł : 8 = 23,72 zł
4. Kwotę ekwiwalentu, jaką należy wypłacić pracownikowi, otrzymujemy, mnożąc kwotę ekwiwalentu za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu:
23,72 zł x 30 godz. = 711, 60 zł.
Pracownikowi należy wypłacić kwotę 711,60 zł.
***
Pracownik wynagradzany według stawki prowizyjnej zatrudniony na 1/2 etatu, świadczący pracę w normach podstawowych, pięć razy w tygodniu po 4 godziny w każdym dniu, rozwiązał umowę o pracę z końcem maja. Do dnia rozwiązania umowy pracownik nie wykorzystał 24 godzin urlopu wypoczynkowego.
Pracownik w 3 miesiącach poprzedzających urlop uzyskał wynagrodzenie:
● w marcu – 1600 zł (92 godziny pracy),
● w kwietniu – 1565 zł (84 godziny pracy),
● w maju – 1596 zł (76 godzin pracy).
1. Obliczamy podstawę ekwiwalentu za urlop:
1600 zł + 1565 zł + 1596 zł = 4761 zł
4761 zł : 3 miesiące = 1587 zł – podstawa ekwiwalentu,
2. Obliczamy ekwiwalent za jeden dzień urlopu:
1587 zł : (21,08 x 1/2 etatu = 10,54) = 150,57 zł
3. Obliczamy ekwiwalent za jedną godzinę urlopu:
150,57 zł : 8 = 18,82 zł
4. Obliczamy kwotę, jaką należy wypłacić pracownikowi:
18,82 zł x 24 godz. = 451,68 zł
Pracownikowi należy wypłacić kwotę 451,68 zł.
Podstawa prawna:
- rozporządzenie z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 17 ze zm.).