Samochód służbowy w pytaniach i odpowiedziach

1. Jakie są skutki nieodpłatnego udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego na czas urlopu

Na czas urlopu wypoczynkowego nieodpłatnie udostępniliśmy pracownikowi samochód służbowy. Nie prowadzimy działalności gospodarczej w zakresie najmu samochodów. Czy u pracownika powstanie przychód podatkowy z tego tytułu i, ewentualnie, w jaki sposób należy ustalić jego wartość? Czy rata leasingowa opłacana przez firmę stanowi koszt uzyskania przychodu?

Wykorzystanie samochodu służbowego do celów prywatnych powoduje powstanie u pracownika przychodu ze stosunku pracy. Wartość tego nieodpłatnego świadczenia należy ustalić według cen rynkowych stosowanych przez innych przedsiębiorców przy świadczeniu tego rodzaju usług (np. wypożyczalnie samochodów).

Wydatek z tytułu raty leasingowej ponoszony przez firmę za okres wykorzystywania pojazdu, zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych pracownika, stanowi koszt podatkowy.

Uzyskanie korzyści w postaci możliwości korzystania z samochodu służbowego w czasie urlopu wypoczynkowego stanowi u pracownika przychód ze stosunku pracy. Jest to świadczenie nieodpłatne na rzecz pracownika. Sposób ustalania przychodu uzyskanego przez pracownika z tytułu nieodpłatnego świadczenia został określony przez art. 11 ust. 2a u.p.d.o.f., z którego wynika, że wartość pieniężną nieodpłatnych świadczeń uzyskanych przez podatnika ustala się następująco:

• jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia – według cen stosowanych wobec innych odbiorców,
• jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione – według cen zakupu,
• w pozostałych przypadkach – na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Ustalenie wartości przychodu

Aby określić wartość przychodu uzyskanego przez pracownika z tytułu nieodpłatnego świadczenia, należy ustalić rynkową wartość otrzymanego przez niego przysporzenia. Jeżeli zatem pracodawca, który nieodpłatnie użyczył pracownikowi samochodu służbowego, nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmu samochodów, to dla ustalenia wartości nieodpłatnego świadczenia uzyskanego przez tego pracownika powinien przyjąć ceny stosowane przez innych przedsiębiorców świadczących tego rodzaju usługi, uwzględniając przy tym także miejsce i czas udostępnienia pojazdu. W tym przypadku za miarodajne uznaje się ceny stosowane przez podmioty zajmujące się wypożyczaniem samochodów w danej miejscowości lub w jej pobliżu.

Samochody służbowe nierzadko stanowią przedmiot umowy leasingu lub najmu. Na ciekawy sposób kalkulacji wartości przysporzenia uzyskanego przez pracownika korzystającego z samochodu służbowego do celów prywatnych wskazuje interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 12 maja 2010 r., nr IPPB2/415--105/10-3/MK. Z pisma wynika, że podatnik za podstawę opodatkowania przekazanych nieodpłatnie świadczeń zamierzał przyjąć iloczyn stawki za jeden kilometr oraz liczby przejechanych w danym miesiącu kilometrów do celów prywatnych. Liczba kilometrów przejechanych w celach prywatnych miała wynikać z comiesięcznych oświadczeń składanych przez pracownika. Natomiast na stawkę za jeden kilometr jazdy do celów prywatnych składałaby się suma rat najmu podczas całego okresu najmu podzielona przez liczbę kilometrów, jakie pojazd może przejechać podczas całego okresu najmu. W konsekwencji każdy pojazd wydany pracownikom spółki miałby swoją indywidualną stawkę za jeden kilometr jazdy do celów prywatnych. Organ podatkowy uznał stanowisko podatnika za prawidłowe, ale podkreślił, że:

(...) rolą postępowania w sprawie wydania interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego nie jest ustalenie, czy sposób kalkulacji przychodu dla pracownika z tytułu nieodpłatnego korzystania, dla potrzeb prywatnych, z samochodu służbowego jest prawidłowy, bowiem stanowi to domenę ewentualnego postępowania podatkowego.

Dopuszczalne jest również przyznanie pracownikowi miesięcznego ryczałtu w związku z wykorzystywaniem przez niego samochodu służbowego do celów prywatnych. Ryczałt ten, obliczony jako iloczyn limitu kilometrów przyznanych do miesięcznego wykorzystania przez pracownika w celach prywatnych przez cenę rynkową stosowaną w podobnych usługach udostępniania rzeczy, stanowi wartość nieodpłatnie otrzymanego świadczenia. Na taki sposób obliczenia wartości przychodu ze stosunku pracy wskazał Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 3 czerwca 2011 r., nr ILPB1/415-286/11-4/AA, dotyczącej sytuacji, w której spółka, planująca przekazanie samochodów służbowych pracownikom również do celów prywatnych, zamierzała doliczać do przychodu pracownika miesięcznie kwotę 2000 zł. Ustalona w ten sposób kwota stanowiła ryczałt obejmujący limit 2400 km, przyznany pracownikowi w miesiącu do celów prywatnych, pomnożony przez rynkową stawkę za udostępnienie tego rodzaju pojazdów. Organ podatkowy uznał, że w takim przypadku:

(...) wskazany w opisie zdarzenia przyszłego sposób ustalenia przychodu pracownika z tytułu przekazania samochodów służbowych pracownikom do celów prywatnych jest zgodny z art. 11 ust. 2a pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Koszty uzyskania przychodów

O zaliczeniu danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów decyduje jego związek z przychodami. Kosztami podatkowymi mogą być tylko te wydatki, które mają na celu osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródeł przychodów i nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p. i art. 23 ust. 1 u.p.d.o.f. Pojazd powierzony pracownikowi, co do zasady, jest przeznaczony do realizacji zadań służbowych. Wobec tego w pierwszej kolejności służy on potrzebom wynikającym z działalności gospodarczej prowadzonej przez przedsiębiorcę, a dopiero w pozostałym zakresie może służyć potrzebom osobistym pracownika. Jeżeli zatem samochód służbowy jest wykorzystywany przez pracownika zarówno do celów służbowych, jak i celów prywatnych, to wydatki z tytułu rat leasingowych ponoszone przez firmę będą stanowiły koszt podatkowy. Do kosztów uzyskania przychodów nie będą jednak mogły zostać zaliczone te wydatki, które są związane wyłącznie z prywatnymi jazdami pracownika, czego przykładem może być paliwo zużyte podczas urlopu wypoczynkowego.

2. Czy samochód służbowy może być „garażowany” przez pracownika

Firma farmaceutyczna zatrudnia przedstawicieli medycznych. Wykonują oni obowiązki służbowe poza siedzibą spółki na terenie całego kraju. W tym celu firma powierza tym pracownikom samochody służbowe. Z umowy regulującej zasady korzystania przez pracownika ze służbowego samochodu wynika, że przedstawiciel medyczny, któremu firma powierzyła pojazd, zobowiązany jest m.in. do należytego zabezpieczenia samochodu przed kradzieżą i zniszczeniem lub uszkodzeniem, a po rozwiązaniu umowy – do oddania pojazdu w stanie niepogorszonym. Na podstawie umowy pracownicy garażują samochód w swoim miejscu zamieszkania (we własnym garażu lub na parkingu w pobliżu miejsca zamieszkania). Czy wykonywane przez pracowników spółki przejazdy samochodem służbowym na trasie pomiędzy miejscem zamieszkania a miejscem wykonywania pracy stanowią u pracownika przychód z nieodpłatnych świadczeń?

Przejazdy z domu (miejsca garażowania służbowego samochodu) do pracy oraz z pracy do domu nie powodują powstania przychodu ze stosunku pracy, jeśli parkowanie pojazdu odbywa się na polecenie pracodawcy w miejscu zamieszkania pracownika lub w jego pobliżu. Przejazdy te stanowią realizację celu służbowego, jakim jest dbałość o powierzone mienie.

Z art. 124 § 1 i 2 ustawy – kodeks pracy wynika, że pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się narzędzia, instrumenty lub inne mienie, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Oznacza to, że pracownik odpowiada także za ewentualne szkody powstałe w samochodzie powierzonym mu do wykonywania obowiązków służbowych. Wobec tego parkowanie tego samochodu w miejscu określonym przez spółkę, tj. we własnym garażu pracownika lub w pobliżu jego miejsca zamieszkania, gwarantuje bezpieczeństwo tego pojazdu i jest wyrazem dbałości o powierzone mienie.

Jeżeli samochód przydzielony przedstawicielowi medycznemu będzie wykorzystywany w celach służbowych, to przejazdy wykonywane przez niego na trasie pomiędzy miejscem zamieszkania a miejscem wykonywania pracy nie będą stanowić nieodpłatnego świadczenia. Przejazdy te stanowią realizację celu służbowego, jakim jest m.in. dbałość o powierzone mienie. Wobec tego nie stanowią one u pracownika przychodu ze stosunku pracy. Potwierdzenie tego stanowiska można odnaleźć w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 1 września 2011 r., nr ILPB2/415-642/11-2/JK, który uznał, że:

(...) przejazdy pracowników samochodem służbowym na trasie pomiędzy wyznaczonym miejscem parkowania (miejscem zamieszkania) a miejscem pracy (siedzibą Spółki lub innym miejscem wykonywania pracy) – które będą realizacją zadań służbowych – nie będą stanowiły nieodpłatnego świadczenia, a zatem ich wartości nie będzie można uważać za podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych przychód pracowników ze stosunku pracy.

Podobne stanowisko wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 6 lipca 2011 r., nr IPTPB2/415-125/11-2/KJ, który stwierdził, że:

(...) przejazdy pracowników samochodem służbowym na trasie pomiędzy wyznaczonym miejscem parkowania (miejscem zamieszkania) a miejscem pracy – o ile nie służą osobistym celom pracowników, lecz wykorzystywane są w ramach realizacji zadań służbowych – nie stanowią nieodpłatnego świadczenia w rozumieniu przepisu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a zatem ich wartości nie można uważać za przychód pracowników ze stosunku pracy.

3. Jak ustalić koszty wykorzystywania samochodu przez przedstawiciela handlowego

Firma zajmująca się kowalstwem artystycznym produkuje gotowe elementy do ogrodzeń, balustrad i krat okiennych. W związku z zatrudnieniem przedstawiciela handlowego producent wynajął samochód osobowy. Jakiego rodzaju koszty, związane z wykorzystywaniem tego pojazdu w prowadzonej działalności gospodarczej, przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Do przykładowych kosztów związanych z używaniem samochodu osobowego na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej na podstawie umowy najmu można zaliczyć wydatki na: czynsz z tytułu umowy najmu, paliwo, ogumienie i inne materiały eksploatacyjne, ubezpieczenie OC i AC, drobne naprawy i części zamienne, przeglądy techniczne, opłaty parkingowe oraz za przejazdy autostradą. Jednak stanowią one koszt uzyskania przychodów tylko do wysokości tzw. kilometrówki.

Wydatki związane z używaniem samochodu osobowego, który nie stanowi składnika majątku podatnika, podlegają ograniczeniu określonemu przez art. 23 ust. 1 pkt 46 u.p.d.o.f. oraz art. 16 ust. 1 pkt 51 u.p.d.o.p.. Ograniczenie to polega na ustawowym wyznaczeniu limitu określającego maksymalną kwotę wydatków faktycznie poniesionych i udokumentowanych, które mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów („kilometrówka”). Wydatki z tytułu używania samochodu osobowego stanowią koszt podatkowy do wysokości kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu. Ograniczenie to dotyczy samochodów osobowych wykorzystywanych przez przedsiębiorców w działalności gospodarczej na podstawie umowy najmu lub dzierżawy. Nie dotyczy natomiast leasingowanych aut osobowych (art. 23 ust. 3b u.p.d.o.f. oraz art. 16 ust. 3b u.p.d.o.p.).

Ustawy o podatku dochodowym nie precyzują, jakiego rodzaju wydatki z tytułu używania samochodu osobowego, niewprowadzonego przez podatnika do ewidencji środków trwałych, są rozliczane w ramach „kilometrówki”, stanowiąc koszt podatkowy do wysokości tego limitu.

Zwykło się przyjmować, że w ramach „kilometrówki” rozliczane są wszelkie wydatki związane z eksploatacją używanego samochodu osobowego, jak np. wydatki na paliwo, oleje, płyny, drobne naprawy itd. Tymczasem, zdaniem sądów administracyjnych, koszty używania tego pojazdu, które należy rozliczać w ramach limitu, nie ograniczają się wyłącznie do wydatków o charakterze eksploatacyjnym. Jak orzekł NSA w wyroku z 25 marca 2010 r., sygn. akt II FSK 1890/08:

„Koszt używania” nie jest pojęciem tożsamym z „kosztem eksploatacyjnym”. Możliwość korzystania z cudzej rzeczy z zasady wynika z istnienia tytułu prawnego. Jeżeli uprawnienie to wynika z umowy, a umowa ta ma charakter odpłatny (tak jak w niniejszej sprawie), to uznać należy, że wydatki związane z realizacją tej umowy są wydatkami z tytułu kosztów używania tej rzeczy. Wydatki związane z uprawnieniem do używania cudzej rzeczy stanowią niewątpliwie wydatek związany z używaniem tej rzeczy.

Brak jest podstaw do przyjęcia poglądu strony skarżącej prezentowanego w skardze kasacyjnej, że koszty używania samochodu obejmują wyłącznie koszty eksploatacji samochodu. W ocenie Sądu „koszty używania” cudzej rzeczy obejmują wynagrodzenie za korzystanie z tej rzeczy, koszty eksploatacyjne oraz inne z tym związane. Koszty używania rzeczy są pojęciem szerszym niż koszty eksploatacyjne. Do wydatków z tytułu używania samochodu osobowego niestanowiących własności podatnika zalicza się zatem wszystkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy – a więc również czynsz z tytułu najmu rzeczy. Wynagrodzenie za korzystanie z cudzej rzeczy jest kosztem jej używania.

Stanowisko zaprezentowane w przywołanym wyroku zostało podzielone także przez inne składy orzekające w podobnych sprawach, czego przykładowym potwierdzeniem jest prawomocny wyrok WSA we Wrocławiu z 25 listopada 2010 r., sygn. akt I SA/Wr 1203/10, oraz wyrok WSA w Poznaniu z 8 kwietnia 2011 r., sygn. akt I SA/Po 913/10 (orzeczenie nie jest prawomocne). Ten ostatni wyrok zawiera praktyczną wskazówkę co do przykładów wydatków, które należy rozliczać w ramach „kilometrówki”. Z uzasadnienia tego wyroku wynika, że za wydatki z tytułu używania obcego samochodu osobowego rozliczane do wysokości „kilometrówki” należy uznać:

(...) wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania tego samochodu dla potrzeb podatnika – podmiotu gospodarczego, takie jak: zakup paliwa, ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczenia OC i AC, koszty drobnych napraw i części zamiennych, przeglądów technicznych, opłat parkingowych oraz za przejazd autostradą, pod warunkiem ich zgodnego z przepisami udokumentowania.

4. Jak ustalić koszty korzystania z samochodu zastępczego

Prezes naszej spółki, będąc w drodze do kontrahenta, miał problem z samochodem służbowym. W związku z awarią auto zatrzymano w serwisie, a na czas jego naprawy wydano samochód zastępczy. Za korzystanie z zastępczego samochodu osobowego obciążono nas fakturą VAT. Czy wydatek ten możemy w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Wobec tego, że zastępczy samochód osobowy nie stanowi składnika majątku spółki, to wydatki związane z jego używaniem będą stanowiły koszt uzyskania przychodu, ale do wysokości limitu zw. kilometrówką.

Zastępczy pojazd wydany przez serwis na czas naprawy auta służbowego, które uległo awarii, nie stanowi środka trwałego dla spółki. Dlatego wydatki z tytułu używania zastępczego samochodu osobowego wykorzystywanego w działalności gospodarczej, lecz niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych podatnika, będą stanowiły koszt uzyskania przychodów, ale tylko do wysokości limitu określanego powszechnie jako tzw. kilometrówka. Jak stanowi art. 23 ust. 1 pkt 46 u.p.d.o.f. oraz art. 16 ust. 1 pkt 51 u.p.d.o.p., wydatki z tytułu używania zastępczego samochodu osobowego będą stanowiły koszt podatkowy do wysokości kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu.

PRZYKŁAD

Serwis samochodowy, na czas naprawy auta służbowego, wydał firmie zastępczy samochód osobowy.

Zastępcze auto było użytkowane przez pracownika w okresie od 10 do 20 października 2011 r.

Z ewidencji przebiegu pojazdu wynikają następujące dane:

• liczba faktycznie przejechanych kilometrów: 620 km,
• pojemność skokowa silnika: powyżej 900 cm³,
• stawka za 1 km przebiegu obowiązująca dla tego pojazdu: 0, 8358 zł.

Limit wydatków związanych z używaniem pojazdu zastępczego wyznaczający granicę, do której wydatki mogą stanowić koszt uzyskania przychodów: 620 km × 0, 8358 zł = 518, 20 zł.

Faktyczne wydatki z tytułu używania zastępczego samochodu osobowego: 870 zł

1) faktura VAT za wypożyczenie samochodu: 450 zł,

2) faktura VAT za paliwo: 300 zł,

3) faktura VAT za parkowanie: 120 zł.

W związku z wykorzystywaniem zastępczego samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki w kwocie 518,20 zł, czyli do wysokości limitu zw. kilometrówką. Nadwyżka ponad ustalony limit, czyli kwota 351,80 zł (870 zł – 518,20 zł), nie będzie mogła zostać zaliczona do kosztów podatkowych.

Faktyczny przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji jego przebiegu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do jej prowadzenia obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. Ewidencja ta powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd – dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 km przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Brak ewidencji przebiegu pojazdu jest bardzo dotkliwy w skutkach podatkowych. Jeśli podatnik nie prowadzi tej ewidencji, pomimo istnienia obowiązku, to wydatki ponoszone z tytułu używania zastępczego samochodu osobowego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą nie będą mogły być uznane za koszt uzyskania przychodów.