Nie muszą Państwo uzyskiwać pisemnej zgody pracownika na wypełnienie zaświadczenia o jego zatrudnieniu i zarobkach. Pracownik powinien natomiast wyrazić zgodę (najlepiej na piśmie) na telefoniczne potwierdzenie jego danych zawartych w zaświadczeniu podczas kontaktu z pracownikiem banku. Powinni jednak Państwo zachować szczególne bezpieczeństwo, aby mieć pewność, że przekazywane przez telefon dane otrzyma uprawniony pracownik tego banku. Można też odmówić przekazywania informacji o pracowniku w formie telefonicznej.
UZASADNIENIE
Pracodawca nie ma obowiązku telefonicznego potwierdzania jakichkolwiek informacji o pracowniku, choć taka praktyka weryfikowania przez niektóre instytucje danych zamieszczanych w zaświadczeniach o zatrudnieniu i zarobkach jest dość powszechna. Z uwagi na fakt, że tego rodzaju dane są chronione, pracodawca powinien zachować szczególną ostrożność przy ich udostępnianiu osobom trzecim – bez względu na sposób tego udostępnienia. Pracodawca ponosi bowiem odpowiedzialność cywilną i karną za nieprawidłowe przetwarzanie danych osobowych swoich pracowników.
W przypadku udostępnienia nieupoważnionym osobom m.in. informacji o wynagrodzeniu kogokolwiek z zatrudnionych pracowników zakład pracy może zostać zobligowany do zapłaty pieniężnego zadośćuczynienia z powodu naruszenia dóbr osobistych swoich pracowników (art. 448 Kodeksu cywilnego). Ponadto za takie naruszenie osoby administrujące zbiorem danych lub zobowiązane do ochrony danych osobowych podlegają grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat. Jeżeli natomiast sprawca działa nieumyślnie, podlega karze grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku (art. 51 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych).
Zagrożenie (–)
Za niezgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych swoich pracowników pracodawcy ponoszą odpowiedzialność cywilną i karną.
Jak pokazuje praktyka, telefoniczne pozyskiwanie danych o pracownikach np. przez banki czy inne instytucje finansowe lub potwierdzanie danych z zaświadczeń wystawianych przez pracodawcę jest dość częstym zjawiskiem. Z tego względu w tej kwestii stanowisko zajął Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (opublikowane na stronie internetowej GIODO), w którym uznał, że istnieje możliwość telefonicznego udzielenia bankowi przez pracodawcę (lub upoważnioną przez niego osobę) informacji o danych osobowych pracownika, pod warunkiem że:
- zatrudniony wyrazi uprzednio na to zgodę,
- będzie to uczynione w sposób wykluczający poznanie tych danych przez osoby nieupoważnione.
Do celów dowodowych zgoda pracownika na udostępnienie bankowi jego danych osobowych powinna być udzielona pracodawcy na piśmie, przy czym pracownik nie ma obowiązku zachowania takiej formy, a pracodawca nie może tego od niego żądać. Należy zatem uznać, że w takim przypadku ustna zgoda pracownika jest wystarczająca.
Aby uniknąć posądzenia o działania niezgodne z prawem, pracodawcy powinni wprowadzić procedurę potwierdzania danych pracownika, wykazanych w uprzednio wystawionym zaświadczeniu, pozwalającą na całkowite wyeliminowanie wątpliwości dotyczących tożsamości osoby, której przekazują dane, i tego, czy ma ona prawo do ich otrzymania.
PRZYKŁAD
Pracodawca odebrał telefon od osoby, która przedstawiła się jako pracownik banku, i poprosiła o potwierdzenie danych zawartych w zaświadczeniu o zarobkach jednego z pracowników. Pracodawca poprosił pracownika banku o podanie imienia, nazwiska i stanowiska służbowego, po czym zadzwonił do banku, aby potwierdzić tożsamość tej osoby oraz czy może ona mieć dostęp do danych, o które wystąpiła podczas rozmowy. Dopiero po potwierdzeniu przez bank powyższych informacji pracodawca sam skontaktował się z tym pracownikiem banku, aby potwierdzić dane zawarte w zaświadczeniu o zatrudnieniu i zarobkach swojego pracownika. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.
Telefoniczne udzielanie przez pracodawcę (lub osobę upoważnioną) danych o pracownikach jest bardzo ryzykowne i może naruszać przepisy ustawy o ochronie danych osobowych. Dlatego pracodawca może odmówić przekazywania tą drogą jakichkolwiek informacji o zatrudnionych zwłaszcza wtedy, gdy nie ma pewności, że odbiorca tych informacji jest tą osobą, za którą się podaje. W takiej sytuacji zalecane jest, aby pracodawca zwrócił się do banku z prośbą o oficjalne wystąpienie w tej sprawie, podpisane przez upoważnioną osobę. Należy przy tym pamiętać, że przepisy ustawy – Prawo bankowe i ustawy o ochronie danych osobowych nie przewidują takiej formy pozyskiwania żądanych informacji. Banki nie mogą zatem uzależniać przyznania kredytu od udzielenia informacji o pracowniku w formie telefonicznej (pismo NBP do GINB z 6 kwietnia 2001 r. sygn. NB/BPN/I/214/01).
Korzyści (+)
Pracodawca może bez żadnych konsekwencji odmówić telefonicznego potwierdzania jakichkolwiek danych pracownika.
Podstawa prawna:
- art. 1, art. 36, art. 51 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.),
- art. 23, art. 24 i art. 448 Kodeksu cywilnego.
Orzecznictwo uzupełniające:
- Żadne względy natury organizacyjno-finansowej nie powinny być traktowane jako podstawa do sprzecznego z prawem przetwarzania danych osobowych przez banki. (Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 4 marca 2002 r., II SA 3144/01, M. Prawn. 2002/8/340)