Już od 1 stycznia 2019 r. zacznie obowiązywać ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. 2018 poz. 357). Ta nowelizacja kodeksu pracy przewiduje przede wszystkim zmiany w zasadach dokonywania wypłat wynagrodzeń oraz normy dotyczące przechowywania dokumentacji pracowników.
Zmiana ogólnej zasady
Obecnie, zgodnie z art. 86 ust. 3 Kodeksu pracy domyślną zasadą jest wypłata wynagrodzenia w gotówce – „do rąk”. Oprócz tego możliwe są inne formy wypłaty wynagrodzenia, ale tylko w sytuacji, gdy stanowi o tym układ zbiorowy lub też uprzednia, pisemna zgoda pracownika.
Niemniej jednak już od 1 stycznia 2019 r. podstawowym sposobem wypłaty wynagrodzenia stanie się forma bezgotówkowa – przelew na konto bankowe pracownika. Ustawodawca umotywował tę zmianę chęcią dostosowania się do realnych preferencji pracowników i pracodawców. Ponadto, rozwiązanie takie ograniczy tzw. „szarą strefę”, znacznie utrudniając ukrywanie przekazywanych środków i rozliczanie „pod stołem”.
Oczywiście, nadal będzie możliwe otrzymywanie wynagrodzenia do rąk własnych. Wówczas pracownik będzie zobowiązany do złożenia odpowiedniego wniosku w formie papierowej lub elektronicznej.
Wejście w życie nowych regulacji
Nowe regulacje będą obowiązywały od 1 stycznia 2019 r. Zgodnie z przepisami, pracodawca, w terminie 21 dni od dnia wejścia w życie ustawy, tj. 22 stycznia poinformuje swoich pracowników o obowiązku:
- podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę, albo
- złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych.
Pracownik wówczas powinien w terminie 7 dni od dnia otrzymania takiej informacji podać numer rachunku płatniczego albo złożyć pracodawcy wniosek dotyczący dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych. Wniosek taki, jak wcześniej było wspomniane, można złożyć zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Polecamy: Wynagrodzenia 2019. Rozliczanie płac w praktyce
Jeżeli w okresie od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy do dnia otrzymania przez pracodawcę informacji, o której mowa w albo wniosku przypada termin wypłaty wynagrodzenia za pracę, pracodawca powinien wypłacić wynagrodzenie do rąk własnych pracownika. Podobnie w sytuacji, gdy pracownik nie przedstawi wymaganej informacji ani nie wręczy odpowiedniego wniosku.
Przechowywanie danych pracowników
Wspomniane przepisy wymusiły także zmianę regulacji dotyczących danych osobowych. Otóż przyznano pracodawcy prawo do żądania numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją przewiduje ponadto skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 lat do 10. Co więcej, umożliwia ona także prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej, podkreślając, że jest ona równoważna dokumentacji papierowej. Pracodawca ma także prawo do zmiany postaci, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą.
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.