Możliwości rezygnacji z tworzenia zfśs nie mają pracodawcy sfery budżetowej. Dotyczy to pracodawców prowadzących działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych, o których mowa w art. 20, 21 i 24-27 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (DzU nr 249, poz. 2104 ze zm.). Tworzą oni fundusz bez względu na stan zatrudnienia.
Pozostali pracodawcy mogą zrezygnować z tworzenia zfśs. Możliwość taką daje art. 3 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.).
Pracodawcy zatrudniający powyżej 20 pracowników
Pracodawcy zatrudniający od 1 stycznia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą zrezygnować z tworzenia zfśs. Mniejsze zakłady pracy - zatrudniające 20 i więcej pracowników, ale poniżej 20 w przeliczeniu na pełne etaty - mogą tworzyć zfśs albo wypłacać świadczenia urlopowe, albo też z tego zrezygnować.
Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, ale poniżej 20 w przeliczeniu na pełne etaty może zrezygnować z tworzenia zfśs:
• przez odpowiednie zapisy w układzie zborowym pracy,
• przez odpowiednie zapisy w regulaminie wynagrodzenia po uzgodnieniu tego z zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami związkowymi), jeżeli taka w zakładzie pracy nie działa,
• przez odpowiednie zapisy w regulaminie wynagrodzenia po uzgodnieniu tego z pracownikiem wybranym przez załogę zakładu pracy w celu reprezentowania jej interesów.
Rezygnacja może mieć miejsce w każdym czasie, pracodawcy ci nie są związani w tym zakresie żadnym terminem.
Postanowienie dotyczące rezygnacji powinno znaleźć się w układzie zbiorowym pracy. W sytuacji gdy układu zbiorowego nie ma, postanowienie w tej sprawie zawiera regulamin wynagradzania. Zgodnie z art. 772 § 4 k.p. w zakładzie pracy, w którym działa organizacja związkowa, regulamin wynagradzania (a także zmiany do tego regulaminu) ustala pracodawca po obligatoryjnych uzgodnieniach ze związkiem zawodowym. Decyzja w sprawie rezygnacji z tworzenia zfśs podjęta przez pracodawcę bez uzgodnienia z działającą w jego firmie organizacją związkową (lub przedstawicielem pracowników) będzie nieważna.
W przypadku gdy w zakładzie pracy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, we wszystkich sprawach wymagających zawarcia porozumienia lub uzgodnienia stanowiska z organizacjami związkowymi organizacje te przedstawiają wspólnie uzgodnione stanowisko. Sposób ustalania i przedstawiania tego stanowiska przez każdorazowo wyłanianą do tych spraw wspólną reprezentację związkową określa porozumienie zawarte przez organizacje związkowe.
W przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, pracodawca ma wbrew pozorom ułatwione zadanie - przepisy dają możliwość w pewnych sytuacjach podjęcia decyzji przez niego samego (po upływie wskazanego terminu). Jeżeli zaś jest to tylko jeden związek zawodowy, może powstać problem - rezygnacja z tworzenia zfśs może nastąpić dopiero wówczas, gdy zostanie to nie tyle skonsultowane ze związkiem zawodowym, co z nim uzgodnione. Uzgodnienie oznacza konieczność ustalenia wspólnego stanowiska, a zatem negocjacje w tej kwestii prowadzone będą do skutku.
Związek zawodowy, który nie spełnia wymogu liczby członków, nie posiada uprawnień organizacji związkowej, a co za tym idzie, nie trzeba z nim uzgadniać m.in. rezygnacji z tworzenia zfśs.
Jeśli w zakładzie pracy nie działa żadna organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagrodzenia dotyczące rezygnacji z tworzenia zfśs pracodawca będzie uzgadniał z pracownikiem wybranym przez załogę zakładu pracy w celu reprezentowania jej interesów. Ważne, by osoba ta była umocowana przez pracowników do uzgodnień także w kwestii działalności socjalnej.
Na wybór reprezentanta załogi powinni mieć wpływ (albo przynajmniej możliwość wpływu) wszyscy pracownicy. Nie ma jednak wymogu, by zasięgać w tej sprawie opinii osób, które w danym dniu przebywają na zwolnieniach lekarskich, urlopach wypoczynkowych, czy też z innych powodów są nieobecne w zakładzie pracy.
Podkreślenia wymaga, że pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty nie może w miejsce zfśs zdecydować się na wypłacanie świadczeń urlopowych na zasadach wskazanych w ustawie o zfśs. Świadczenie urlopowe mogą wypłacać tylko zakłady pracy, w których zatrudnienie jest mniejsze niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
Pracodawca zatrudniający poniżej 20 pracowników
Pracodawca zatrudniający poniżej 20 pracowników, który nie jest objęty układem zbiorowym pracy oraz nie jest zobowiązany do wydawania regulaminu wynagrodzenia, informacje w sprawie nieutworzenia zfśs i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazuje pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego. Dokonuje tego w sposób przyjęty w zakładzie pracy (np. przez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń, przekazanie pisma w tej sprawie przez kierowników działów).
Procedura rezygnacji jest tutaj wyraźnie inna. Pracodawca taki związany jest ustawowym terminem na przekazanie pracownikom informacji. W przeciwieństwie zatem do większych firm musi sprawę tę rozstrzygnąć w ciągu pierwszego miesiąca kalendarzowego każdego roku.
Przykład
Pracodawca zatrudniający poniżej 20 osób zapomniał w styczniu 2008 r. poinformować pracowników o zaprzestaniu wypłacania świadczeń urlopowych, które do końca 2007 r. roku wypłacał. Zrobił to dopiero pod koniec lutego. Jeden z pracowników wystąpił do niego z wnioskiem o wypłatę takiego świadczenia.
Artykuł 3 ust. 3 ustawy o funduszu nakłada w przypadku rezygnacji obligatoryjny obowiązek przekazania pracownikom takiej informacji w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego. Jeśli tak się nie stało (zwłaszcza w obliczu dotychczasowej praktyki w zakładzie pracy), pracownik ten (a w konsekwencji także inni spełniający warunki do uzyskania świadczenia) będzie się mógł skutecznie domagać wypłaty świadczenia urlopowego.
„Mały” pracodawca nie musi także uzgadniać rezygnacji ze związkiem zawodowym lub przedstawicielem pracowników.
Marek Rotkiewicz