Tryb przyznawania świadczeń z funduszu nie jest uregulowany przepisami. Prawo do określenia tych zasad przysługuje pracodawcy i organizacjom związkowym (lub przedstawicielowi pracowników) w regulaminie funduszu. Jednak jeden aspekt został unormowany w art. 27 ustawy o związkach zawodowych. Określa on obowiązek pracodawcy uzgadniania z zakładową organizacją związkową przyznania pracownikom świadczeń z funduszu, co sprowadza się do niemożności przyznania świadczenia przy sprzeciwie organizacji związkowej (albo przy sprzeciwie pracodawcy).
W przypadku działania u pracodawcy kilku organizacji związkowych uzgodnienie przyznania świadczeń powinno nastąpić ze wszystkimi organizacjami. W imieniu związku zawodowego działa organ określony w statucie do reprezentowania związku (z reguły zarząd) lub osoby przez ten organ upełnomocnione do działania. Jeżeli w zakładzie związki nie działają – świadczenia może przyznawać samodzielnie pracodawca.
Komisja socjalna jako organ opiniodawczy
W praktyce często w regulaminie funduszu powołuje się tzw. komisję socjalną. Jej rola sprowadza się zazwyczaj do zebrania wniosków o przyznanie świadczenia oraz innych wymaganych dokumentów. Zajmuje się również wstępną kwalifikacją wniosków, przedstawia pracodawcy i związkom (jako przydzielającym świadczenia) rekomendacje w zakresie przyznania bądź nieprzyznania świadczenia. Taka rola komisji jest jak najbardziej dopuszczalna w świetle przepisów ustawy o funduszu.
Komisja socjalna jako organ przyznający świadczenia
Komisja socjalna może mieć prawo przyznawania świadczeń tylko, gdy są spełnione następujące warunki:
- taką rolę nadaje jej regulamin funduszu,
- w skład komisji wchodzą:
– uprawnieni reprezentanci pracodawcy,
– osoby działające w imieniu związku zawodowego, uprawnione do działania w zakresie przyznawania świadczeń.
Uprawnionym do reprezentowania pracodawcy w tym zakresie będzie osoba lub organ zarządzający lub inna wyznaczona do tego osoba. Wyznaczenie to może nastąpić bądź w przepisach organizacyjnych firmy (statut, regulamin organizacyjny), bądź w drodze pełnomocnictwa. Co do zasady uprawniony do działania w zakresie funduszu z ramienia związków jest zarząd organizacji. Nie można jednak wykluczyć, że będzie on działał przez pełnomocnika.
Jeżeli powyższe warunki nie zostaną spełnione, komisja taka może być traktowana jedynie jako ciało wstępnie kwalifikujące wnioski. Przyznanie świadczeń wymaga uzgodnienia między upoważnioną osobą ze strony pracodawcy a organem tego związku wskazanym w statucie. Oczywiście u pracodawcy, u którego nie działa organizacja związkowa, w skład komisji będą mogli wejść jedynie przedstawiciele pracodawcy jako przyznającego świadczenia, chyba że regulamin nada jakieś uprawnienia w zakresie przyznawania świadczeń także przedstawicielom pracowników.
Skład komisji socjalnej
Skład komisji każdorazowo powinien wynikać z regulaminu funduszu świadczeń socjalnych. Jednak w przypadku gdy komisja miałaby pełnić rolę ciała przyznającego świadczenia, jej ramowy skład wynika z przepisów. Będą do niej należeć zawsze przedstawiciele pracodawcy i związków zawodowych ustaleni zgodnie z regułami, o których mowa wyżej. W przypadku gdy komisja miałaby pełnić rolę pomocniczą, strony ustalające treść regulaminu funduszu mają większą dowolność. Do składu komisji można wprowadzić wówczas inne osoby, np. przedstawicieli emerytów i rencistów, przedstawiciela pracowników.
Redagując zapisy regulaminu w tym zakresie, należy pamiętać, aby wskazywały osoby wchodzące w skład komisji w sposób precyzyjny, nie imiennie (w takim przypadku w razie konieczności dokonania zmian niezbędna byłaby zmiana regulaminu). Przykładowo może to nastąpić przez wskazanie stanowisk (np. członek zarządu spółki, pracownik działu personalnego) lub funkcji (zarząd związku zawodowego, osoba wyznaczona przez zarząd związku zawodowego). Konkretyzacja imienna nastąpi wówczas poza regulaminem w trybie poleceń służbowych, zarządzeń itp. W szczególności należy brać pod uwagę, że nieprawidłowe może być ogólne wskazanie „przedstawiciele związku”. Może się wówczas okazać, że zapis taki zostanie zakwestionowany przez organizacje związkowe, które różnie zinterpretują taki wpis.
Wprowadzenie komisji nie narusza uprawnień związków zawodowych
W zakładach, w których działa kilka organizacji związkowych, zdarza się, że nie są one w stanie uzgodnić wspólnego stanowiska w zakresie treści regulaminu funduszu. Wtedy regulamin jest wprowadzany samodzielnie przez pracodawcę, niekiedy przy akceptacji niektórych związków. Praktyczna realizacja zapisów powołujących komisję socjalną jest uzależniona od dobrej woli organizacji związkowych.
Warunkiem działania komisji socjalnej, w skład której będą wchodzić upełnomocnieni przedstawiciele związków (w miejsce jej organu statutowego), jest zgoda organizacji związkowych na takie rozwiązanie. Pracodawca nie może sam, nawet przy prawidłowym samodzielnym wprowadzeniu regulaminu funduszu, ograniczyć uprawnień związku wynikających z ustawy o związkach zawodowych w omawianym zakresie.
Ani ustawa o funduszu, ani ustawa o związkach zawodowych nie uprawniają do zawarcia w regulaminie postanowień wykraczających poza zakres przedmiotowy regulaminu określony w ustawie o funduszu. W związku z tym ograniczenie uprawnień statutowego organu związku może nastąpić jedynie za jego zgodą.
Przykład
Pracodawca ustalił w regulaminie zfśs, że świadczenia przyznaje komisja socjalna, której członkami są po jednym przedstawicielu każdej organizacji związkowej oraz 2 przedstawicieli pracodawcy. Trzy organizacje podpisały regulamin, jedna zaś nie chce brać udziału w pracach komisji, domagając się, aby pracodawca uzgadniał przyznawanie świadczeń z jej zarządem.
W tej sytuacji przy założeniu, że regulamin został wprowadzony w prawidłowym trybie, związki zawodowe, które wyraziły zgodę na dokonywanie uzgodnień w ramach komisji socjalnej, dokonują uzgodnień w ten sposób, uzgodnienia zaś z organizacją, która na taki tryb nie wyraziła zgody, powinny być dokonywane odrębnie w trybie art. 27 ustawy o związkach zawodowych.
Podstawa prawna:
- art. 27 i art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.),
- art. 8 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2012 r. poz. 592).