Pracodawca ma prawo wymagać podania numeru NIP tylko od tych zatrudnianych pracowników, którzy prowadzą dodatkowo działalność gospodarczą lub są zarejestrowani jako podatnicy VAT. W innych przypadkach nie może żądać podania NIP.
Katalog danych, jakie pracodawca może żądać od pracownika, jest ściśle określony i obejmuje (art. 221 Kodeksu pracy):
- imię (imiona) i nazwisko,
- imiona rodziców,
- datę urodzenia,
- miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
- wykształcenie,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia,
- inne dane osobowe, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
- numer PESEL nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).
Do końca sierpnia 2011 r. pracodawcy mogli wymagać od swoich pracowników podawania numeru NIP. Od 1 września 2011 r., w wyniku nowelizacji ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, dla zdecydowanej większości pracowników identyfikatorem podatkowym jest PESEL. Z tego względu pracodawcy nie mogą występować do zatrudnionych osób z żądaniem udostępnienia przez nich informacji o posiadanym numerze NIP.
Od 1 września 2011 r. NIP nie jest już podstawowym numerem do celów podatkowych w przypadku objętych rejestrem PESEL osób fizycznych:
- nieprowadzących działalności gospodarczej lub
- niebędących zarejestrowanymi podatnikami VAT (art. 1 pkt 1 ustawy z 29 lipca 2011 r. o zmianie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz niektórych innych ustaw).
Osoby te, po zmianie przepisów, powinny być identyfikowane podatkowo po numerze PESEL.
WAŻNE!
Od 1 września 2011 r. pracodawcy nie mogą wymagać podawania numeru NIP od pracowników nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami VAT.
Od 1 stycznia 2012 r. NIP dla wskazanych wyżej osób został całkowicie zniesiony, a ich jedynym identyfikatorem podatkowym jest numer PESEL (art. 67 ustawy z 29 lipca 2011 r. o zmianie ustawy...). W okresie od 1 września do 31 grudnia 2011 r. w odniesieniu do omawianych osób NIP był niejako „zawieszony”, choć nadal występował obowiązek związany np. z aktualizacją danych objętych zgłoszeniem NIP.
W związku z zaistniałymi zmianami pracodawcy nie mają obecnie prawa żądać od pracownika, który nie jest przedsiębiorcą lub podatnikiem VAT, podania numeru NIP.
Druki formularzy zawierające rubrykę dotyczącą numeru NIP, których wzory zostały określone na podstawie odrębnych przepisów, mogą być składane przez wspomnianych pracowników bez wypełniania tej rubryki.
Numer NIP jest potrzebny pracownikowi, który jest jednocześnie przedsiębiorcą bądź podlegającym rejestracji podatnikiem VAT. W wystawianej dla takiego pracownika informacji PIT-11 jako identyfikator podatkowy powinien być wpisany NIP. Dlatego w takich sytuacjach pracodawcy są uprawnieni do żądania od tych pracowników podania numeru NIP. Problem w tym, że pracodawca nie musi wiedzieć, kto z pracowników posiada własną firmę, zwłaszcza gdy dochody z jej prowadzenia są opodatkowane podatkiem liniowym, ryczałtem ewidencjonowanym lub kartą podatkową. Te formy rozliczania z podatku nie wykluczają możliwości złożenia przez zatrudnionego przedsiębiorcę PIT-2 i stosowania przez pracodawcę kwoty zmniejszającej miesięcznie zaliczki na podatek dochodowy, które są obliczane od wypłacanego wynagrodzenia (z tego powodu pracownik nie musi zgłaszać w zakładzie faktu prowadzenia działalności gospodarczej).
Mimo występowania omawianych trudności, żaden przepis nie zwalnia pracodawcy z konieczności wskazania w sporządzanych formularzach PIT-11 czy PIT-40 odpowiedniego identyfikatora podatkowego. Obowiązek w tym zakresie wynika z art. 11 ust. 3 ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, na podstawie którego płatnicy zobowiązani są do wymagania od podatników podania identyfikatora podatkowego i podawania go organom skarbowym na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych. Pracodawca ma prawo żądać od pracowników poinformowania o identyfikatorze, którym posługują się w kontaktach z fiskusem. Odpowiednie do tego celu może być pisemne oświadczenie, którego wzór zostanie zamieszczony np. w regulacjach wewnątrzzakładowych. Podatnik lub płatnik, który wbrew obowiązkowi nie podaje numeru identyfikacji podatkowej lub podaje numer nieprawdziwy, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe w wysokości od 150 zł do 30 tys. zł. Należy jednak pamiętać, że to pracodawca ponosi odpowiedzialność za nieprawidłowo wypełniony PIT-11 lub PIT-40.
Podstawa prawna:
- art. 1 pkt 1, art. 67 ustawy z 29 lipca 2011 r. o zmianie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 171, poz. 1016),
- art. 3, art. 5, art. 11 ust. 3 ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 ze zm.),
- art. 48, art. 81 Kodeksu karnego skarbowego.