Zasiłek macierzyński jest wypłacany przez płatnika składek, jeżeli jest on uprawniony do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia społecznego (zatrudnia i zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych). Przy czym liczbę ubezpieczonych ustala się według stanu na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego, a w stosunku do płatników składek, którzy na ten dzień nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego, według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonali takiego zgłoszenia. W pozostałych przypadkach zasiłek macierzyński jest wypłacany przez ZUS. Rodzaje dokumentów, stanowiące podstawę do przyznania i wypłaty zasiłku macierzyńskiego, określa od 9 maja br. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 2 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. W załącznikach do rozporządzenia zostały też określone nowe wzory druków stanowiące podstawę przyznania i wypłaty przez ZUS m.in. zasiłku macierzyńskiego, zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego. Chodzi tutaj o zaświadczenie płatnika składek wystawione na druku ZUS Z-3 – w przypadku ubezpieczonego będącego pracownikiem (załącznik nr 1 do rozporządzenia), zaświadczenie płatnika składek wystawione na druku ZUS Z-3a – w przypadku ubezpieczonego niebędącego pracownikiem, z wyłączeniem ubezpieczonego wykonującego pozarolniczą działalność, ubezpieczonego współpracującego z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność oraz duchownego (załącznik nr 2 do rozporządzenia), zaświadczenie płatnika składek wystawione na druku ZUS Z-3b – w przypadku ubezpieczonego wykonującego pozarolniczą działalność, ubezpieczonego współpracującego z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność oraz duchownego (załącznik nr 3 do rozporządzenia), które jest uproszczoną wersją zaświadczenia ZUS Z-3a.
Druki według wzorów obowiązujących przed 9 maja 2012 r. mogą być nadal stosowane do czasu wyczerpania zapasów. ZUS ustali bowiem prawo do zasiłku, zarówno wtedy, gdy zostanie złożony dokument wypełniony na nowym wzorze druku, jak i wtedy, gdy zostanie złożony według wzoru dotychczasowego. Dotyczy to także osób prowadzących działalność pozarolniczą, osób współpracujących z osobami prowadzącymi działalność pozarolniczą oraz duchownych, dla których zaświadczenie płatnika składek może być wystawione na nowym druku ZUS Z-3b albo na dotychczas stosowanym druku ZUS Z-3a.
Wyżej wymienione zaświadczenia płatnika składek składane na druku ZUS Z-3, ZUS-3b i ZUS-3a są wymagane w każdym przypadku, gdy zasiłek jest wypłacany przez ZUS.
Dokumenty wymagane do przyznania i wypłaty zasiłku macierzyńskiego
| Rodzaj zasiłku | Wymagane dokumenty | Płatnik |
| 1 | 2 | 3 |
| Zasiłek macierzyński za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu macierzyńskiego | • zaświadczenie lekarskie wystawione na zwykłym druku określające przewidywaną datę porodu – za okres przed porodem, • skrócony odpis aktu urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona przez płatnika zasiłku za zgodność z oryginałem – za okres po porodzie Podstawa prawna: § 9 rozporządzenia | Pracodawca/ |
| Zasiłek macierzyński z tytułu urodzenia dziecka podczas pobytu za granicą | • zaświadczenie zagranicznego zakładu leczniczego lub zagranicznego lekarza określające przewidywaną datę porodu – za okres przed porodem, • skrócony odpis aktu urodzenia dziecka lub zagraniczny akt urodzenia dziecka lub ich kopia potwierdzona przez płatnika zasiłku za zgodność z oryginałem – za okres po porodzie. Podstawa prawna: § 10 rozporządzenia Uwaga: Nie wymaga się od ubezpieczonych przetłumaczenia na język polski zaświadczeń lekarskich wystawionych na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej, państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej oraz państw stron umów międzynarodowych w zakresie zabezpieczenia społecznego, których stroną jest Rzeczpospolita Polska, w języku urzędowym tych państw. | Pracodawca/ |
| Zasiłek macierzyński za okres po ustaniu ubezpieczenia chorobowego, jeżeli ubezpieczenie to ustało w okresie ciąży z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy | • zaświadczenie lekarskie wystawione na zwykłym druku stwierdzające stan ciąży w okresie zatrudnienia, • świadectwo pracy lub inny dokument potwierdzający rozwiązanie stosunku pracy z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy, • skrócony odpis aktu urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona przez płatnika zasiłku za zgodność z oryginałem. Podstawa prawna: § 11 ust. 1 rozporządzenia | ZUS |
| Zasiłek macierzyński za okres po ustaniu ubezpieczenia chorobowego, jeżeli ubezpieczenie to ustało w wyniku rozwiązania stosunku pracy z naruszeniem przepisów prawa | • zaświadczenie lekarskie wystawione na zwykłym druku stwierdzające stan ciąży w okresie zatrudnienia, • prawomocne orzeczenie sądu o rozwiązaniu stosunku pracy z naruszeniem przepisów prawa, • skrócony odpis aktu urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona przez płatnika zasiłku za zgodność z oryginałem. Podstawa prawna: § 11 ust. 2 rozporządzenia | ZUS |
| Zasiłek macierzyński za okres ustalony przepisami k.p. jako okres urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego z tytułu przyjęcia dziecka na wychowanie i wystąpienia do sądu z wnioskiem o przysposobienie | • oświadczenie ubezpieczonego, kiedy dziecko zostało przyjęte na wychowanie, • zaświadczenie sądu opiekuńczego o wystąpieniu do sądu o przysposobienie dziecka, zawierające datę urodzenia dziecka. Podstawa prawna: § 12 ust. 1 rozporządzenia | Pracodawca/ |
| Zasiłek macierzyński za okres ustalony przepisami k.p. jako okres urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego z tytułu przyjęcia dziecka na wychowanie w ramach rodziny zastępczej | • prawomocne orzeczenie sądu opiekuńczego o umieszczeniu dziecka w rodzinie zastępczej lub umowa cywilnoprawna zawarta między rodziną zastępczą a starostą, • dokument potwierdzający wiek dziecka. Podstawa prawna: § 12 ust. 2 rozporządzenia | Pracodawca/ |
| Zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego przysługujący w razie rozwiązania z pracownicą stosunku pracy w okresie ciąży z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy i niemożności zapewnienia innego zatrudnienia | • zaświadczenie lekarskie wystawione na zwykłym druku stwierdzające stan ciąży w okresie zatrudnienia, • świadectwo pracy lub inny dokument potwierdzający rozwiązanie stosunku pracy z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy, • oświadczenie ubezpieczonej, że nie zapewniono jej innego zatrudnienia. Podstawa prawna: § 13 rozporządzenia | ZUS |
| Skrócenia okresu pobierania zasiłku macierzyńskiego przez ubezpieczoną matkę dziecka | • pisemny wniosek ubezpieczonej matki dziecka zawierający datę, od której matka rezygnuje z pobierania zasiłku macierzyńskiego, • oświadczenie ubezpieczonej, od kiedy ubezpieczony ojciec dziecka będzie korzystał z uprawnień do zasiłku macierzyńskiego, • zaświadczenie pracodawcy o terminie zaprzestania korzystania z urlopu macierzyńskiego w przypadku pracownicy, której zasiłek macierzyński jest wypłacany przez ZUS. Podstawa prawna: § 14 rozporządzenia | Pracodawca/ |
| Zasiłek macierzyński dla ubezpieczonego ojca dziecka w przypadku skrócenia przez ubezpieczoną matkę dziecka okresu pobierania zasiłku macierzyńskiego | • skrócony odpis aktu urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona przez płatnika zasiłku za zgodność z oryginałem, • zaświadczenie płatnika zasiłku o okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego przez ubezpieczoną matkę dziecka oraz o okresie przysługującego jej zasiłku macierzyńskiego. Podstawa prawna: § 15 ust. 1 rozporządzenia | Pracodawca/ |
| Zasiłek macierzyński dla ubezpieczonego ojca dziecka lub ubezpieczonego będącego innym członkiem najbliższej rodziny w razie śmierci ubezpieczonej lub porzucenia przez nią dziecka | • skrócony odpis aktu urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona przez płatnika zasiłku za zgodność z oryginałem, • zaświadczenie płatnika zasiłku o okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego przez ubezpieczoną matkę dziecka oraz o okresie przysługującego jej zasiłku macierzyńskiego, • oświadczenie ubezpieczonego zawierające informację o śmierci matki dziecka albo odpowiednio o porzuceniu dziecka przez matkę. Podstawa prawna: § 15 ust. 2 rozporządzenia | Pracodawca/ |
| Zasiłek macierzyński dla ubezpieczonego ojca dziecka z tytułu sprawowania opieki nad dzieckiem za okres, o którym mowa w art. 180 § 61 k.p. | • skrócony odpis aktu urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona przez płatnika zasiłku za zgodność z oryginałem, • zaświadczenie płatnika zasiłku o okresie przysługującego i wypłaconego matce dziecka zasiłku macierzyńskiego, • zaświadczenie o terminie przyjęcia ubezpieczonej matki dziecka do szpitala wystawione przez szpital, • zaświadczenie o terminie wypisania ubezpieczonej matki dziecka ze szpitala wystawione przez szpital. Podstawa prawna: § 16 rozporządzenia | Pracodawca/ |
| Przerwanie wypłaty zasiłku macierzyńskiego ubezpieczonej matce dziecka w związku z jej pobytem w szpitalu | • zaświadczenie o terminie przyjęcia ubezpieczonej matki dziecka do szpitala wystawione przez szpital lub jego kopia potwierdzona przez płatnika zasiłków za zgodność z oryginałem, • oświadczenie ubezpieczonej, od kiedy ubezpieczony ojciec dziecka będzie korzystał z uprawnień do zasiłku macierzyńskiego, • zaświadczenie pracodawcy o terminie zaprzestania korzystania z urlopu macierzyńskiego – w przypadku pracownicy, której zasiłek macierzyński jest wypłacany przez ZUS. Podstawa prawna: § 17 ust. 1 rozporządzenia | Pracodawca/ |
| Zasiłek macierzyński dla ubezpieczonej matki dziecka za okres po przerwie w pobieraniu tego zasiłku spowodowanej pobytem ubezpieczonej w szpitalu | • zaświadczenie płatnika zasiłku o okresie, za który wypłacono zasiłek macierzyński ubezpieczonemu ojcu dziecka, • zaświadczenie pracodawcy o okresie udzielonego urlopu macierzyńskiego w przypadku pracownicy, której zasiłek macierzyński jest wypłacany przez ZUS. Podstawa prawna: § 17 ust. 2 rozporządzenia | Pracodawca/ /ZUS |
| Zasiłek macierzyński przysługujący ubezpieczonemu za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres dodatkowego urlopu macierzyńskiego albo dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego | Dotyczy pracownika: • zaświadczenie pracodawcy o okresie udzielonego dodatkowego urlopu macierzyńskiego albo dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego oraz • zaświadczenie pracodawcy o okresie i wymiarze czasu pracy wykonywanej w czasie dodatkowego urlopu. Dotyczy osoby niebędącej pracownikiem: • wniosek złożony płatnikowi zasiłku macierzyńskiego przed terminem rozpoczęcia korzystania z tego zasiłku za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres dodatkowego urlopu macierzyńskiego albo dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego. Podstawa prawna: § 18 rozporządzenia | Pracodawca/ |
| Zasiłek macierzyński dla pracownika–ojca dziecka za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres dodatkowego urlopu macierzyńskiego albo dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, jeżeli zasiłek macierzyński pobierała ubezpieczona matka dziecka | Dotyczy ubezpieczonego–ojca będącego pracownikiem: • skrócony odpis aktu urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona przez płatnika zasiłku za zgodność z oryginałem, jeżeli zasiłek wypłaca pracodawca. Podstawa prawna: § 19 ust. 1 rozporządzenia • zaświadczenie pracodawcy o okresie udzielonego dodatkowego urlopu macierzyńskiego albo dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, • zaświadczenie pracodawcy o okresie i wymiarze czasu pracy wykonywanej w czasie dodatkowego urlopu, jeżeli zasiłek wypłaca ZUS. Podstawa prawna: § 19 ust. 2 rozporządzenia Dotyczy ubezpieczonego–ojca niebędącego pracownikiem: • skrócony odpis aktu urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona przez płatnika zasiłku za zgodność z oryginałem, • wniosek ubezpieczonego złożony płatnikowi zasiłku macierzyńskiego przed terminem rozpoczęcia korzystania z tego zasiłku za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres dodatkowego urlopu macierzyńskiego albo dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego zawierający termin zakończenia pobierania zasiłku macierzyńskiego przez ubezpieczoną matkę dziecka. Podstawa prawna: § 19 ust. 3 rozporządzenia | Pracodawca/ |
| Zasiłek macierzyński przysługujący ubezpieczonemu za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu ojcowskiego | Dotyczy ubezpieczonego będącego pracownikiem: • skrócony odpis aktu urodzenia dziecka lub odpowiednio prawomocne postanowienie sądu o przysposobieniu dziecka lub ich kopia potwierdzona przez płatnika zasiłku za zgodność z oryginałem, • oświadczenie ubezpieczonego, że zasiłek macierzyński za okres urlopu ojcowskiego nie został pobrany z innego tytułu. Dotyczy ubezpieczonego niebędącego pracownikiem: • wniosek ubezpieczonego o wypłatę zasiłku macierzyńskiego za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu ojcowskiego, złożony przed terminem rozpoczęcia korzystania z zasiłku macierzyńskiego, zawierający datę, od której ubezpieczony zamierza korzystać z zasiłku macierzyńskiego. Podstawa prawna: § 20 rozporządzenia | Pracodawca/ |
Podstawa prawna:
- § 9–20 rozporządzenia MPiPS z 2 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU poz. 444).