Po wypłacie należnego pracownikowi wyrównania zasiłku do 100% podstawy wymiaru, należy skorygować raport ZUS RSA, podając kod świadczenia/przerwy „314”. Należy również skorygować w ZUS RCA podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne i kwotę składki na to ubezpieczenie (odliczyć składkę ustaloną od wynagrodzenia chorobowego). Ponadto trzeba zwrócić pracownikowi nadpłaconą składkę zdrowotną. Niedopłatę zaliczki na podatek dochodowy (powstałą wskutek nienależnego odliczenia od podatku składki zdrowotnej) pracownik będzie musiał doliczyć w zeznaniu rocznym do podatku.
UZASADNIENIE
Pracownikowi, który stał się niezdolny do pracy w związku z wypadkiem przy pracy, przysługuje od pierwszego dnia tej niezdolności zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego. Oznacza to, że pracownik od razu go dostanie, niezależnie od okresu podlegania ubezpieczeniu. Nie obowiązuje tu tzw. okres wyczekiwania. Zasiłek należy się nawet wtedy, gdy pracownik nie wykorzystał jeszcze wynagrodzenia chorobowego finansowanego przez pracodawcę za pierwsze 33 dni choroby w roku kalendarzowym (art. 8 ust. 2 ustawy wypadkowej).
Wypadkiem przy pracy jest zdarzenie nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, które powoduje uraz lub śmierć, jeśli nastąpiło ono w związku z pracą, czyli:
- podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności lub poleceń przełożonych,
- podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika czynności na rzecz pracodawcy, nawet bez polecenia,
- w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.
Zatem wypadkiem przy pracy jest m.in. wypadek drogowy podczas jazdy samochodem służbowym, gdy pracownik wracał od klienta pracodawcy do siedziby firmy.
Procedura ustalenia i uznania wypadku za wypadek przy pracy może być czasochłonna i długotrwała. Zanim protokół będzie gotowy i zatwierdzony, w firmie może nadejść termin wypłaty wynagrodzeń oraz świadczeń za czas choroby. Pracodawca musi wówczas wypłacić pracownikowi świadczenie za czas niezdolności do pracy. Jeśli postępowanie wypadkowe nie zostało jeszcze zakończone, wypłaca świadczenie jak za czas niezdolności do pracy niezwiązanej z wypadkiem przy pracy. Oznacza to, że wypłaca pracownikowi wynagrodzenie chorobowe albo zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego.
WAŻNE!
Pracodawca nie może wstrzymać wypłaty świadczenia za czas niezdolności do pracy do czasu zakończenia postępowania powypadkowego.
Jeśli zdarzenie zostanie uznane za wypadek przy pracy, pracodawca musi skorygować wcześniejszą wypłatę i wypłacić pracownikowi należne wyrównanie. Zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego wynosi bowiem 100% podstawy wymiaru, podczas gdy wynagrodzenie chorobowe albo zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego to 80% lub 70% podstawy wymiaru. Wyrównanie to należy wypłacić w najbliższym terminie wypłaty świadczeń bez odsetek (ponieważ 30-dniowy termin na wypłatę jest liczony od dnia zakończenia postępowania powypadkowego).
Jeśli kwota wyrównania zostanie wypłacona w innym miesiącu niż nastąpiła wypłata wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego, wyrównanie należy wykazać w raporcie ZUS RSA i w deklaracji ZUS DRA za miesiąc, w którym nastąpiła ta wypłata. Wyrównanie nie powoduje zatem konieczności korygowania dokumentów rozliczeniowych.
Jeśli jednak pracodawca sporządził już i przekazał do ZUS dokumenty rozliczeniowe za miesiąc, w którym wypłacił wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego, to po uznaniu zdarzenia za wypadek przy pracy musi skorygować te dokumenty. W tym przypadku wypłacone świadczenia (wynagrodzenie chorobowe albo zasiłek z ubezpieczenia chorobowego) należy zaliczyć na poczet zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego. Konieczność korekty wynika z tego, że:
- zmieni się źródło finansowania świadczenia za czas choroby – zasiłek chorobowy w związku z wypadkiem jest finansowany z ubezpieczenia wypadkowego (podczas gdy w dokumentach zostało wykazane wynagrodzenie chorobowe finansowane przez pracodawcę lub zasiłek chorobowy finansowany z ubezpieczenia chorobowego),
- zmieni się podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, jeśli pracownikowi zostało wypłacone wynagrodzenie chorobowe; od zasiłku chorobowego nie pobiera się tej składki.
W korygującym imiennym raporcie ZUS RSA należy poprawić kod świadczenia/przerwy z 331 (wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby finansowane ze środków pracodawcy) lub 313 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego) na 314 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego). W raporcie ZUS RCA trzeba natomiast skorygować podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz kwotę tej składki.
Skutkiem korekty dokumentów do ZUS może być nadpłata na koncie ubezpieczenia zdrowotnego, którą ZUS zaliczy na poczet bieżących zobowiązań składkowych płatnika. Pracodawca musi jednak zwrócić pracownikowi nadpłaconą kwotę składki zdrowotnej, którą wcześniej potrącił z jego dochodu. Zwrot najlepiej wypłacić łącznie z wynagrodzeniem – tj. gotówką lub przelewem w najbliższym terminie płatności.
Jednocześnie może nastąpić niedopłata zaliczki na podatek dochodowy z uwagi na zmianę źródła przychodu. Wynagrodzenie chorobowe stanowi bowiem przychód ze stosunku pracy, a zasiłek – przychód z innych źródeł. Licząc zaliczkę na podatek od wynagrodzenia chorobowego można więc stosować zryczałtowane pracownicze koszty uzyskania przychodów, a licząc zaliczkę od zasiłku nie wolno stosować żadnych kosztów. Ponadto sama kwota zaliczki na podatek pobrana od wynagrodzenia chorobowego została pomniejszona o składkę zdrowotną (7,75% podstawy jej wymiaru).
Aby skorygować niedopłatę zaliczki na podatek, pracownik jako podatnik sam będzie musiał w zeznaniu rocznym za 2010 r.:
- doliczyć do podatku dochodowego otrzymaną od pracodawcy składkę zdrowotną, w wysokości wcześniej odliczonej,
- w ogólnej sumie kosztów uzyskania przychodów ze stosunku pracy pominąć jedną miesięczną normę.
PRZYKŁAD
Pracownik otrzymał za sierpień 2010 r. wynagrodzenie chorobowe za 25 dni zwolnienia lekarskiego oraz zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego w wysokości 80% za 6 dni choroby. Pracodawca złożył w ZUS raporty rozliczeniowe za sierpień br. oraz wpłacił składki i zaliczkę na podatek.
Podstawą wymiaru wynagrodzenia i zasiłku chorobowego jest kwota 2851,20 zł. Pracodawca wypłacił wynagrodzenie chorobowe w kwocie 1900,75 zł brutto:
2851,20 zł x 80% = 2280,96 zł,
2280,96 zł : 30 dni = 76,03 zł,
76,03 zł x 25 dni = 1900,75 zł.
Pracownikowi przysługiwał również zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego w kwocie 456,18 zł:
76,03 zł x 6 dni = 456,18 zł.
Zaliczka na podatek oraz składka na ubezpieczenie zdrowotne:
Pracodawca wpłacił zatem na konto ZUS za pracownika 171,07 zł z tytułu składki zdrowotnej, a do urzędu skarbowego łącznie 211 zł z tytułu zaliczki na podatek (129 zł + 82 zł).
Po uznaniu zdarzenia za wypadek przy pracy pracownik uzyskał prawo do 100% podstawy wymiaru zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego za cały sierpień 2010 r.. Pracownikowi przysługiwał zasiłek w wysokości (brutto):
2851,20 zł : 30 dni = 95,04 zł,
95,04 zł x 31 dni = 2946,24 zł.
Równocześnie pracodawca musi skorygować listę płac. Po skorygowaniu dokumentów rozliczeniowych powstała nadpłata składki na ubezpieczenie zdrowotne w kwocie 171,07 zł. Pracodawca musi ją zwrócić pracownikowi.
Natomiast prawidłowa wysokość zaliczki na podatek powinna zostać ustalona w kwocie 484 zł:
● podstawa opodatkowania: 2946 zł,
● zaliczka należna do US: (2946 zł x 18%) – 46,33 zł = 483,95 zł; po zaokrągleniu 484 zł.
Do wypłaty: 2946,24 zł – 484 zł = 2462,24 zł.
Pracownik ma prawo do wyrównania w kwocie netto 487,38 zł:
2462,24 zł – (1600,68 zł + 374,18 zł) = 487,38 zł.
Powstała zatem niedopłata zaliczki na podatek w kwocie 273 zł (484 zł – 211 zł). Tę niedopłatę musi rozliczyć pracownik w rocznym zeznaniu. W zeznaniu rocznym za 2010 r. musi doliczyć kwotę 147,31 zł – tj. część składki na ubezpieczenie zdrowotne odliczoną wcześniej od zaliczki. Ponadto musi zmniejszyć wysokość kosztów uzyskania przychodów przysługujących za 2010 r. o 1-miesięczne koszty, tj. o 111,25 zł. W informacji PIT-11 płatnik wykaże bowiem taką kwotę kosztów uzyskania, jaką w ciągu roku faktycznie potrącił. Powinien więc poinstruować pracownika o konieczności doliczenia do podatku składki zdrowotnej i odjęcia równowartości miesięcznych kosztów w zeznaniu rocznym.
Podstawa prawna
- art. 3 ust. 3, art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 8, art. 9 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. z 2009 r. Nr 167, poz. 1322),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 186, poz. 1444),
- art. 20 ust. 1–2, art. 45 ust. 3a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.).