Pracodawca, u którego funkcjonuje dodatkowe ubezpieczenie, musi wyznaczyć spośród pracowników osobę odpowiedzialną za jego obsługę.
Na ogół osobą administrującą grupowym ubezpieczeniem zostaje pracownik kadr. Ma to związek m.in. z tym, że taka osoba na bieżąco orientuje się w tym, który z pracowników odchodzi z pracy, a kogo przyjęto i łatwiej jej uaktualnić listę osób objętych ubezpieczeniem.
Poinformowanie pracownika o możliwości przystąpienia do ubezpieczenia
Pracownik wyznaczony przez pracodawcę do obsługi funkcjonującego w firmie grupowego ubezpieczenia na życie nie ma obowiązku informowania każdego przyjmowanego do pracy pracownika o możliwości przystąpienia do tego ubezpieczenia, jeżeli obowiązek taki nie wynika z:
• umowy o pracę (zakresu obowiązków),
• umowy zlecenia zawartej z instytucją ubezpieczeniową.
Tylko w pierwszym przypadku nieinformowanie nowych pracowników będzie niewywiązywaniem się z obowiązków pracowniczych. W drugim przypadku negatywne konsekwencje w związku z zaniechaniem informowania zatrudnianych o możliwości przystąpienia do grupowego ubezpieczenia grożą pracownikowi wyłącznie ze strony ubezpieczyciela (zleceniodawcy).
Jak stwierdził Sąd Najwyższy w uchwale z 8 listopada 1977 r., zakład pracy nie ponosi odpowiedzialności za skutki niepoinformowania osoby zatrudnionej o możliwości przystąpienia tej osoby do grupowego ubezpieczenia (I PZP 48/77, OSNC 1978/5-6/85). Takie stanowisko Sądu Najwyższego wskazuje, że pracownik, który nie wiedział o możliwości przystąpienia do grupowego ubezpieczenia w zakładzie pracy, w razie późniejszego zdarzenia, które uprawniałoby go (jego najbliższych) do otrzymania odszkodowania, nie ma roszczenia o odszkodowanie do pracodawcy w związku z niepoinformowaniem go przez pracownika obsługującego ubezpieczenie o takiej możliwości. Nie będzie tu miała zastosowania zasada mówiąca, że za szkody wyrządzone przez pracownika na rzecz innego pracownika odpowiada pracodawca (uchwała Sądu Najwyższego z 12 czerwca 1976 r., III CZP 5/76, OSNCP 1977/4/61). Jak wynika z argumentacji Sądu Najwyższego, obowiązek powiadamiania każdego nowo zatrudnionego pracownika o możliwości przystąpienia do grupowego ubezpieczenia na życie musi mieć podstawę prawną - np. wynikać z zawartych przez pracodawcę umów (o pracę, z ubezpieczycielem). Jeżeli takiej podstawy nie ma, to pracodawca, z uwagi na całkowitą dobrowolność przystąpienia do tego ubezpieczenia, nie ponosi odpowiedzialności za niepowiadomienie nowego pracownika o takiej możliwości.
Niewykonanie obowiązków związanych z obsługą ubezpieczenia
Obowiązkiem pracownika wyznaczonego w zakładzie pracy do obsługi grupowego ubezpieczenia na życie jest wykonywanie wszystkich czynności związanych z administrowaniem już zawartych umów ubezpieczenia. Chodzi tu np. o niezwłoczne przekazywanie ubezpieczycielowi uaktualnionych danych osobowych osób ubezpieczonych, zmian dotyczących uposażonych, nowych deklaracji itp. Obowiązkiem pracownika administrującego grupowym ubezpieczeniem w zakładzie jest także poinstruowanie ubezpieczonego, który odchodzi z pracy, o możliwości kontynuowania ubezpieczenia na życie. Nadzorowanie tych obowiązków jest istotne także z punktu widzenia pracodawcy, gdyż za ewentualne szkody powstałe u ubezpieczonych (ich rodzin w razie śmierci ubezpieczonych) odpowiada pracodawca. Potwierdza to Uchwała Sądu Najwyższego z 25 września 1976 r. (III CZP 40/76, OSNC 1977/3/48).
W tym samym wyroku Sąd Najwyższy rozstrzygnął, że mimo iż za czynności związane z obsługą grupowych ubezpieczeń pracownicy otrzymują zapłatę od towarzystwa ubezpieczeniowego, a nie od pracodawcy, to obowiązek ich obsługi jest przede wszystkim realizacją obowiązków pracowniczych. Pracodawca bowiem, jako ubezpieczający, jest stroną grupowego ubezpieczenia na życie (obok ubezpieczyciela i ubezpieczonego) i na podstawie tej umowy zobowiązuje się do dokonywania czynności związanych z obsługą ubezpieczenia (wyznaczenia osoby, która będzie się tym zajmować w jego imieniu).
Zagrożenie
Pracodawca ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą wobec pracowników (ich rodzin) za błędy lub niedopełnienie czynności przez pracownika wyznaczonego do obsługi w zakładzie pracy grupowego ubezpieczenia na życie.
Kiedy pracodawca nie musi wypłacić odprawy pośmiertnej
Pracodawca przed podpisaniem z ubezpieczycielem umowy ubezpieczenia grupowego musi podjąć decyzję, czy sam będzie finansował składki na to ubezpieczenie, czy jedynie umożliwi pracownikom ich opłacanie za swoim pośrednictwem.
Opłacanie za pracowników składek ubezpieczenia grupowego na życie generuje po stronie pracodawcy comiesięczne zobowiązanie finansowe. Korzyścią jest lepsze postrzeganie firmy przez pracowników i budowanie wizerunku pracodawcy jako bardziej atrakcyjnego, co jest szczególnie istotne w sytuacji, gdy w niektórych branżach coraz trudniej znaleźć chętnych do pracy. Ponadto pracodawca, opłacający za pracownika składki na ubezpieczenie grupowe na życie, w razie śmierci pracownika jest zwolniony z obowiązku wypłacenia jego rodzinie odprawy pośmiertnej. Jednak gdy odszkodowanie wypłacone przez instytucję ubezpieczeniową jest niższe od odprawy pośmiertnej, pracodawca musi wypłacić rodzinie różnicę (art. 93 § 7 Kodeksu pracy).
Potrącenie składki
Pracodawca nie musi ponosić kosztu składek na ubezpieczenie na życie pracowników. Jego rola może ograniczać się do pośredniczenia między ubezpieczycielem (towarzystwem ubezpieczeniowym) a ubezpieczonym (pracownikiem). Już w ten sposób, nie ponosząc kosztu składek, pracodawca ułatwia pracownikowi przystąpienie do ubezpieczenia (pracownik np. nie musi udawać się do inspektoratu, by podpisać umowę ubezpieczenia, lecz może to zrobić w zakładzie pracy, nie musi pamiętać o terminowym opłacaniu składek - za jego zgodą będą co miesiąc potrącane z wynagrodzenia).
Należy pamiętać, że dokonywanie potrąceń składek z wynagrodzenia pracownika nie jest możliwe w każdej sytuacji. Pracodawca przy potrącaniu należności, za zgodą pracownika, na rzecz instytucji trzecich musi zawsze zostawić pracownikowi z jego wynagrodzenia do wypłaty równowartość przynajmniej 80% kwoty minimalnego wynagrodzenia netto. Oznacza to, że w niektórych przypadkach pracownik zapisany do ubezpieczenia grupowego będzie musiał odebrać od pracodawcy pensję bez potrącenia składki na ubezpieczenie. Następnie będzie musiał tę składkę wpłacić w kasie firmy, by pracodawca mógł przekazać ją ubezpieczycielowi (np. pracownik będący w pierwszym roku pracy i wynagradzany stawką 80% wynagrodzenia minimalnego).
Pisemna dyspozycja pracownika upoważniająca pracodawcę do potrąceń składek na ubezpieczenie (może być zawarta w polisie lub deklaracji zgody) powinna wyraźnie wskazywać, że pracownik zgadza się zarówno na potrącanie składki z jego wynagrodzenia, jak i z zasiłków. Jeżeli takie wyraźne stwierdzenie nie znajdzie się w dyspozycji złożonej przez pracownika, to pracodawca nie ma prawa dokonać potrąceń.
PRZYKŁAD
Pracownica przebywa na zasiłku macierzyńskim. Mimo że pracownica jest zapisana do ubezpieczenia grupowego obsługiwanego przez pracodawcę (sama finansuje swoje składki), to zakład pracy nie może potrącać składek z jej należności, ponieważ pracownica upoważniła pracodawcę tylko do potrącania składek z wynagrodzenia za pracę. Aby było możliwe potrącanie składki z zasiłku, pracownica musi złożyć pracodawcy odrębną zgodę na dokonywanie potrąceń.
(?) Czy możemy nie wypłacać odprawy pośmiertnej rodzinie pracownika, którego ubezpieczyliśmy grupowo na życie, ale który sam finansował składki na to ubezpieczenie?
W tej sytuacji muszą Państwo wypłacić rodzinie pracownika odprawę pośmiertną. Tylko ubezpieczenie powiązane z finansowaniem składek na ubezpieczenie na życie pracownika przez pracodawcę zwalnia go z obowiązku wypłacenia odprawy. Odszkodowanie z ubezpieczenia, na które łożył środki pracownik, będzie dodatkowym wsparciem dla rodziny pracownika. Nie może jednak pozbawiać tej rodziny odprawy pośmiertnej, gdyż de facto powodowałoby to, że pracownik, co miesiąc oddając część swoich pieniędzy na składki, sam sobie finansowałby jedyne świadczenie należne rodzinie w związku z jego śmiercią. Tymczasem odprawa pośmiertna jest wypłacana ze środków pracodawcy. Pracodawca może się zwolnić z konieczności jej poniesienia, przerzucając ten relatywnie jednorazowo duży wydatek na instytucję ubezpieczeniową, ponosząc niewielkie miesięczne (stałe i przewidywalne) składki.
Przyjęcie odmiennego stanowiska prowadziłoby do dyskryminacji pracowników płacących składki na ubezpieczenie grupowe obsługiwane przez pracodawców. Rodziny tych pracowników byłyby bowiem, w razie ich śmierci, pozbawione odprawy pośmiertnej, podczas gdy rodziny innych zmarłych pracowników, którzy wykupili takie samo ubezpieczenie bezpośrednio w instytucji ubezpieczeniowej, otrzymałyby nie tylko odszkodowanie od tej instytucji, ale i odprawę od pracodawcy.
Podstawa prawna:
• art. 91, art. 93 § 7, art. 94, art. 120 § 1 Kodeksu pracy,
• art. 805-820, art. 829, art. 831 Kodeksu cywilnego.
Arkadiusz Mika
specjalista w zakresie prawa pracy