Powinni Państwo złożyć korektę raportu ZUS RSA złożonego za styczeń 2011 r., w którym została wykazana nieobecność nieusprawiedliwiona. Wypłatę wynagrodzenia chorobowego należy natomiast rozliczyć w dokumentach składanych za maj br. – tj. wykazać w raporcie ZUS RSA kwotę i okres niezdolności do pracy w styczniu br., a w raporcie ZUS RCA doliczyć kwotę tego wynagrodzenia do podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.
UZASADNIENIE
Dokumentem, na podstawie którego pracodawca ma zarówno prawo, jak i obowiązek wypłacić pracownikowi świadczenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, jest zwolnienie lekarskie wystawione przez uprawnionego lekarza na druku ZUS ZLA. Do momentu przedłożenia zwolnienia lekarskiego pracodawca może traktować nieobecność pracownika jako usprawiedliwioną (jeśli w jakiś inny sposób pracownik potwierdził niezdolność do pracy) albo jako nieobecność nieusprawiedliwioną.
Jeśli pracownik zgubił wystawione mu zwolnienie lekarskie, powinien wystąpić do lekarza o wypis z kopii zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy. Wypis taki, na wniosek ubezpieczonego, sporządza lekarz, który wydał zagubione zaświadczenie. Jeżeli pracownik nie uzyska takiego wypisu, za okres nieobecności w pracy nie ma prawa do świadczeń chorobowych.
Ponieważ nie posiadali Państwo zwolnienia lekarskiego na czas nieobecności pracownika w pracy, uznali Państwo tę nieobecność za nieusprawiedliwioną. W związku z tym za styczeń br. powinni Państwo złożyć za pracownika, poza raportem ZUS RCA, również raport ZUS RSA, wykazując w nim 2-dniowy okres nieobecności w pracy i kod świadczenia/przerwy – 152 (okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy).
Po dostarczeniu zwolnienia należy postąpić według ogólnych zasad – tj. wykazać wypłatę wynagrodzenia chorobowego w dokumentach składanych za miesiąc, w którym zostanie ono wypłacone pracownikowi (tj. w dokumentach za maj br.). W raporcie tym należy wykazać okres niezdolności do pracy, tj. 2 dni, za które pracownik otrzyma wynagrodzenie chorobowe, jego kwotę oraz kod świadczenia przerwy – 331 (wynagrodzenie za czas choroby).
WAŻNE!
Wynagrodzenie chorobowe i zasiłki należy rozliczać w dokumentach składanych za miesiące, w których nastąpiła wypłata tych świadczeń.
Wynagrodzenie za czas choroby nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, ale jest podstawą wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. W związku z tym kwotę tego wynagrodzenia należy wykazać również w raporcie ZUS RCA za maj br., doliczając ją do podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Powinni Państwo również sporządzić w trybie korekty raport ZUS RSA za styczeń br. W skorygowanym raporcie należy wykazać 2-dniowy okres nieobecności w pracy z kodem 331. Jednak w pole dotyczące kwoty wypłaconego wynagrodzenia należy wpisać 0,00, a pola z liczbą dni zasiłkowych nie wypełniać.
Podstawa prawna
- art. 18 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
- art. 81 ust. 5 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 ze zm.),
- art. 55 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512 ze zm.).