Przepisy zobowiązują pracodawcę do dostarczania pracownikom środków higieny w formie rzeczowej. Jeśli będą Państwo wypłacać pracownikom ekwiwalent z tego tytułu, będzie to niezgodne z obowiązującymi przepisami. Ponadto taki ekwiwalent nie będzie zwolniony ze składek. Tylko w przypadku, gdy środki higieny są dostarczane pracownikom w formie rzeczowej, ich wartość jest wyłączona z oskładkowania.
UZASADNIENIE
Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników jest przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wyjątkowo ze składek zwolnione są wynagrodzenie chorobowe, zasiłki i świadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego, a także przychody wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Powyższe rozporządzenie stanowi o wyłączeniu z podstawy wymiaru składek m.in.:
- wartości świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalentów za te świadczenia, jeśli ekwiwalenty te są wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra,
- ekwiwalentów pieniężnych za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego,
- wartości otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych – w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych (§ 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego).
W praktyce oznacza to, że powyższe ekwiwalenty są zwolnione ze składek tylko w dwóch przypadkach, tj. gdy pracodawca wypłaca:
- ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego (wysokość tego świadczenia musi być ustalona odpowiednio do wysokości kosztów poniesionych przez pracownika),
- ekwiwalenty za świadczenia rzeczowe, które ma obowiązek zapewnić pracownikom na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy – warunkiem jest jednak to, aby możliwość wypłacenia w danym przypadku ekwiwalentu wynikała z przepisów wydanych przez Radę Ministrów lub właściwego ministra.
Jak wynika z art. 233 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom odpowiednie urządzenia higieniczno-sanitarne oraz dostarczać niezbędne środki higieny osobistej. Ani przepisy Kodeksu pracy, ani rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy nie przewidują, aby pracodawca mógł wywiązać się z tego obowiązku wypłacając pracownikom ekwiwalent pieniężny w celu samodzielnego zaopatrzenia się przez pracowników w te urządzenia i środki. Zatem pracodawca musi je zapewniać w formie rzeczowej. Jeśli tego nie robi, postępuje niezgodnie z obowiązującymi przepisami. Wypłata ekwiwalentu w tym przypadku również jest niezgodna z prawem. W związku z tym taki ekwiwalent nie spełnia warunków zwolnienia ze składek. Jego wartość stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy i podlega oskładkowaniu.
Podstawa prawna
- art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1 i ust. 2, art. 20 ust. 1, art. 21 ustawy 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
- art. 233 Kodeksu pracy,
- § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.),
- § 115 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650 ze zm.).