Korekta dokumentacji rozliczeniowej za 2007 r. powinna zostać złożona w takiej formie, w jakiej obecnie płatnik składek rozlicza się z ZUS. W przedstawionej w pytaniu sytuacji będzie to forma transmisji danych w formie dokumentu elektronicznego. Nie ma możliwości, aby korekty złożyć w formie papierowej, chyba że uzyska się w tym celu specjalną zgodę ZUS.
Płatnicy składek są zobowiązani przekazywać zgłoszenia osób ubezpieczonych, imienne raporty miesięczne, deklaracje rozliczeniowe oraz inne dokumenty niezbędne do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów przez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez ZUS w sposób określony w art. 21 i 22 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (art. 47a ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zwanej dalej u.s.u.s.).
Ustawa wskazuje tu tylko jeden wyjątek – płatnicy składek rozliczający składki nie więcej niż za 5 osób mogą przekazywać dokumenty w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku z programu Płatnik. Oprócz tego ZUS może w drodze wyjątku wyrazić zgodę na przekazywanie dokumentów w formie papierowej (lub na elektronicznym nośniku danych) również w przypadku płatnika zgłaszającego do ubezpieczeń więcej niż 5 osób. Zawsze wymaga to jednak od płatnika złożenia indywidualnego wniosku wraz z uzasadnieniem.
Należy pamiętać, że również dokumenty złożone przez płatników w formie papierowej, w wyniku wewnętrznej procedury stosowanej przez ZUS, ostatecznie uzyskują formę dokumentu elektronicznego, który zapisany zostaje w Kompleksowym Systemie Informatycznym ZUS (KSI ZUS). Dlatego możliwe jest skorygowanie dokumentów złożonych w formie papierowej przez późniejsze złożenie dokumentów w formie elektronicznej.
Jeżeli zatem płatnik rozlicza składki za więcej niż 5 osób, a tym samym ma obowiązek przekazywać dokumenty przez teletransmisję danych, to wszystkie wskazane w art. 47a ust. 1 u.s.u.s. dokumenty ubezpieczeniowe powinien przekazywać w tej formie. Dotyczy to również dokumentów korygujących, składanych za okresy wcześniejsze (np. za rok 2007). Przy składaniu tych dokumentów płatnika składek obowiązuje forma przekazywania dokumentów wynikająca z liczby osób, za które rozliczył składki w komplecie dokumentów rozliczeniowych złożonych za ostatni miesiąc. Przy stanie zatrudnienia 26 osób będzie to forma teletransmisji danych.