Pracodawca zatrudniający pracowników jest zobowiązany do przekazywania im dokumentów ZUS RMUA. Dokument taki powinni otrzymywać pracownicy i zleceniobiorcy, zgłoszeni do ubezpieczeń społecznych.
Płatnik składek comiesięcznie przekazuje do ZUS imienne raporty, w terminie ustalonym dla danego płatnika.
Dla pracowników dokument ZUS RMUA jest potwierdzeniem odprowadzenia przez pracodawcę składek od wynagrodzenia. Każdy ubezpieczony powinien być w ten sposób poinformowany przez płatnika składek, że odprowadza on składki od jego przychodu.
Formularz ten może służyć jako dowód na poświadczenie ubezpieczenia i do praw do świadczeń z FUS. Obecnie jest najczęściej dowodem na zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego i dokumentem uznawanym przez placówki opieki zdrowotnej jako dowód na posiadanie ubezpieczenia.
Formularz ten może służyć jako dowód na poświadczenie ubezpieczenia i do praw do świadczeń z FUS. Obecnie jest najczęściej dowodem na zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego i dokumentem uznawanym przez placówki opieki zdrowotnej jako dowód na posiadanie ubezpieczenia.
W większości dokumenty ZUS RMUA są sporządzane w programie Płatnik, który sam wylicza składki od podanej podstawy wymiaru składek. Jeśli dokument ZUS RMUA jest wypełniany ręcznie przez płatnika składek, ryzyko pomyłki jest większe. Aby sprawdzić poprawność składek wykazanych na naszym koncie w ZUS, należy je porównać z kwotami wykazanymi w formularzu ZUS RMUA.
Kontrolę prawidłowości wypełniania i przesyłania tych dokumentów sprawują inspektorzy kontroli ZUS oraz Państwowej Inspekcji Pracy. Inspektor ma prawo do przeprowadzenia kontroli comiesięcznego wydawania pracownikom informacji zawartych w imiennych raportach miesięcznych.
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości inspektor kieruje do pracodawcy wniosek o przekazanie tych danych. Jeśli pracodawca nie zastosuje się do tego polecenia, to może spodziewać się ponownej kontroli. Tego rodzaju zaniedbanie nie jest traktowane jednak jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika, dlatego PIP nie może ukarać pracodawcy.