Pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy jest zobowiązany dokonywać miesięcznych wpłat na PFRON w wysokości kwoty stanowiącej iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6% a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych (art. 21 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych – DzU z 2011 r. nr 127, poz. 721 ze zm. – zwanej dalej ustawą o rehabilitacji).
Do wyliczenia kwoty należnej wpłaty niezbędne jest ustalenie w pierwszej kolejności liczby zatrudnionych pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, tzn. osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. W związku z tym nie uwzględnia się tu osób, z którymi zawarto umowy cywilnoprawne, np. o dzieło czy zlecenie. W sytuacji gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 25 pracowników, musi obliczyć, jakie zatrudnienie osób niepełnosprawnych zapewni mu osiągnięcie 6% wskaźnika, o którym mowa w art. 21 ustawy o rehabilitacji. Obliczenie poziomu zatrudnienia zapewniającego osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6% w zakładzie pracy nie powinno przysporzyć problemów, natomiast kwestią bardziej problematyczną jest znaczenie użytego przez ustawodawcę pojęcia „zatrudnienie rzeczywiste”. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 26 lutego 2010 r. (II FSK 1633/08) wskazał, „że rzeczywiste zatrudnienie to takie, które obiektywnie istnieje, które się naprawdę zdarzyło, to zatrudnienie faktyczne”.
Do liczby pracowników uwzględnianych przy ustalaniu obowiązku wpłat na Fundusz nie wlicza się osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych oraz osób niebędących osobami niepełnosprawnymi zatrudnionych:
- na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
- przebywających na urlopach wychowawczych,
- nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej,
- będących uczestnikami OHP,
- nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego,
- przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy.
Kolejny krok to obliczenie różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6% a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych w zakładzie pracy. Otrzymany wynik należy pomnożyć przez kwotę stanowiącą 40,65% przeciętnego wynagrodzenia. Przez pojęcie przeciętnego wynagrodzenia należy rozumieć przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale od pierwszego dnia następnego miesiąca po ogłoszeniu przez Prezesa GUS w formie komunikatu w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”, na podstawie art. 20 pkt 2 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.). Otrzymany iloczyn będzie stanowił kwotę podlegającą wpłacie na Fundusz w danym miesiącu z tytułu nieosiągnięcia 6% wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych.
Wymagany wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych może zostać obniżony tym pracodawcom, którzy zatrudniają pracowników ze schorzeniami, które zostały enumeratywnie wymienione w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 września 1998 r. w sprawie rodzajów schorzeń uzasadniających obniżenie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych oraz sposobu jego obniżania (DzU nr 124, poz. 820 ze zm.). Schorzenia te to np. choroba Parkinsona czy stwardnienie rozsiane.
Należy pamiętać, że na podstawie art. 21 ust. 2a ustawy o rehabilitacji państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne, będące jednostkami budżetowymi, zakładami budżetowymi albo gospodarstwami pomocniczymi, instytucje kultury oraz jednostki organizacyjne zajmujące się statutowo ochroną dóbr kultury uznanych za pomnik historii, od 2008 r. obowiązuje ten sam 6% wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, od którego zależy obowiązek wpłat na PFRON. Natomiast dla pracodawców będących publicznymi i niepublicznymi szkołami wyższymi, wyższymi szkołami zawodowymi, publicznymi i niepublicznymi szkołami, zakładami kształcenia nauczycieli oraz placówkami opiekuńczo-wychowawczymi i resocjalizacyjnymi ustawodawca przewidział przedmiotowy wskaźnik na niższym 2% poziomie (art. 21 ust. 2b ustawy o rehabilitacji). Artykuł 21 ust. 2c ustawy o rehabilitacji dla powyższej grupy pracodawców przewiduje także szczególny sposób obliczania wskaźnika zatrudniania osób niepełnosprawnych. Jest on sumą wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych i podwojonego wskaźnika wychowanków, uczniów, studentów lub słuchaczy będących osobami niepełnosprawnymi i uczących się lub studiujących w ramach ogólnie obowiązujących w danej jednostce regulaminów nauczania lub studiowania. Wskaźnik wychowanków, uczniów, studentów lub słuchaczy niepełnosprawnych oznacza ich udział procentowy w liczbie ogółem odpowiednio: wychowanków, uczniów, studentów lub słuchaczy, według stanu w roku ubiegłym.
Z obowiązkowych wpłat na PFRON ustawa o rehabilitacji zwalnia publiczne i niepubliczne jednostki organizacyjne niedziałające w celu osiągnięcia zysku, których wyłącznym przedmiotem prowadzonej działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza, edukacja osób niepełnosprawnych lub opieka nad osobami niepełnosprawnymi, a także pracodawców prowadzących zakład pracy będący w likwidacji albo co do którego ogłoszono upadłość.
Zobowiązanie dotyczące wpłat na PFRON przedawnia się po upływie 5-letniego okresu określonego w art. 70 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (DzU z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.).