Należy przyjąć, że powinni Państwo udzielić pracownicy 28 dni urlopu na przygotowanie obrony rozprawy doktorskiej. Urlop ten powinien zostać udzielony przed terminem egzaminu. Szczegóły w uzasadnieniu.
Na wniosek pracownika, przysługuje mu urlop w wymiarze 28 dni na przygotowanie obrony rozprawy doktorskiej oraz zwolnienie od pracy na przeprowadzenie obrony w uzgodnionym z pracodawcą terminie (art. 23 ustawy o stopniach naukowych...). Za czas tego urlopu oraz zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, które jest obliczane na takich samych zasadach, jak za urlop wypoczynkowy.
Studia doktoranckie bez skierowania – rozbieżne interpretacje
W zakresie udzielania urlopu doktorantom, którzy nie zostali skierowani na naukę przez pracodawcę oraz którym pracodawca nie wyraził zgody na studia, istnieją rozbieżne interpretacje praktyków i prawników.
Zgodnie z dominującym poglądem w tej kwestii, pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi będącemu doktorantem płatnego urlopu w wymiarze 28 dni, niezależnie od tego, czy pracodawca wyraził zgodę lub skierował go na studia doktoranckie. Za podstawę takiego poglądu wskazuje się art. 23 ustawy o stopniach naukowych..., który przyznaje doktorantom prawo do takiego urlopu i jest przepisem szczególnym do regulacji dotyczących podnoszenia kwalifikacji zawodowych zawartych w Kodeksie pracy. Jeżeli bowiem stosunek pracy danej grupy pracowników regulują przepisy szczególne, to przepisy Kodeksu pracy stosuje się w zakresie nieuregulowanym tymi przepisami (art. 5 Kodeksu pracy).
WAŻNE!
Zdaniem większości ekspertów prawa pracy, przepisy przyznające prawo do urlopu na przygotowanie rozprawy doktorskiej, jako przepisy szczególne, mają pierwszeństwo stosowania przed przepisami Kodeksu pracy.
Jednak interpretacja ta ma swoich przeciwników, którzy wskazują, że wprawdzie art. 23 ustawy o stopniach naukowych... jest przepisem szczególnym w odniesieniu do Kodeksu pracy, to jednak nie reguluje w sposób wyczerpujący trybu, w jakim pracownik podejmuje studia doktoranckie. Dlatego w pierwszej kolejności należy stosować wynikające z Kodeksu pracy zasady przyznawania urlopu szkoleniowego. Ponadto pracodawcy nie powinni być obciążani dodatkowymi świadczeniami na rzecz pracowników (takim świadczeniem jest urlop w wymiarze 28 dni), którzy podejmują dokształcanie w ramach pozazawodowych zainteresowań, niezwiązanych z pracą.
Jednak za obowiązkiem udzielania pracownikom 28 dni na rozprawę doktorską przemawiają jeszcze inne kwestie. Zgodnie z zasadami wykładni prawa, przepisy art. 23 ustawy o stopniach naukowych... są wcześniejsze niż przepisy Kodeksu pracy regulujące urlop szkoleniowy, które zostały wprowadzone do Kodeksu pracy 16 lipca 2010 r. Z tego powodu wyłączone jest stosowanie późniejszych przepisów Kodeksu pracy regulujących urlop szkoleniowy. Kolejnym argumentem jest również to, że pracownikowi, który podnosi kwalifikacje zawodowe w zakresie rodzaju umówionej pracy, nie można odmówić tego zwolnienia od pracy, gdyż pracodawca jest zobowiązany do ułatwiania pracownikowi podnoszenia kwalifikacji zawodowych (art. 17 Kodeksu pracy). Odmowa ułatwienia pracownikowi podnoszenia kwalifikacji zawodowych może zostać potraktowana jako naruszenie tego obowiązku i może być podstawą do zarzutu nierównego traktowania w zatrudnieniu (art. 183a i art. 183b Kodeksu pracy). Ponadto strony stosunku pracy mogą poszerzyć uprawnienia pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe o przyznanie urlopu szkoleniowego, gdyż dopuszczalne jest przyznawanie pracownikowi korzystniejszych uprawnień niż określone w przepisach prawa pracy (art. 18 Kodeksu pracy).
Termin udzielania urlopu na rozprawę doktorską
Przepisy nie regulują, kiedy należy udzielić pracownikowi urlopu na przygotowanie rozprawy doktorskiej. W praktyce przyjmuje się, że należy go udzielić przed terminem obrony rozprawy doktorskiej, co wskazywałoby, że termin ten powinien być ustalony w chwili składania wniosku o ten urlop. Na potwierdzenie tego faktu pracownik do wniosku o urlop w wymiarze 28 dni może dołączyć zaświadczenie, że jest studentem studiów doktoranckich wraz z informacją o planowanym terminie obrony.
WAŻNE!
Pracodawca powinien udzielić doktorantowi urlopu na przygotowanie rozprawy doktorskiej przed terminem jej obrony.
Często pracownicy proszą o udzielenie tego urlopu, aby przygotować się do zdania egzaminów na studiach doktoranckich np. w 2. czy 3. semestrze, jednak nie taki jest jego cel. W takich przypadkach pracodawca może więc odmówić udzielenia tego urlopu we wskazanych terminach.
Sankcje za nieudzielenie urlopu doktorantom
Co prawda, przestrzeganie przepisów dotyczących podnoszenia kwalifikacji zawodowych nie stanowi odrębnego przedmiotu kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, ale kwestia ta może stanowić przedmiot czynności kontrolnych podjętych na skutek skargi złożonej przez pracownika. Jeśli zostanie stwierdzone naruszenie przepisów dotyczących podnoszenia kwalifikacji zawodowych, inspektor pracy może skierować do pracodawcy wystąpienie (art. 11 pkt 8 ustawy o PIP). Nieprzestrzeganie powyższych przepisów nie stanowi natomiast wykroczenia przeciwko prawom pracownika, a w konsekwencji nie może stanowić podstawy do ukarania pracodawcy grzywną (pismo GIP nr GPP-364–4560–56/10/PE/RP).
Podstawa prawna:
- art. 5, art. 17, art. 18, art. 183a, art. 183b, art. 1031–1036 Kodeksu pracy,
- art. 23 ustawy z 14 marca 2003 r. o stopniach naukowych i tytule naukowym oraz o stopniach i tytule w zakresie sztuki (Dz.U. Nr 65, poz. 595 ze zm.),
- art. 11 pkt 8 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. z 2012 r. poz. 404 ze zm.).