Przepisy Kodeksu pracy nie precyzują formy zgłoszenia żądania pracownika zamierzającego skorzystać z urlopu, określają jedynie, że powiadomienie powinno nastąpić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, a zatem jest dopuszczalne przekazanie informacji pracodawcy za pomocą SMS-a.
Pracodawca jest zobowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym (art. 1672 k.p.). Problematyczną kwestią jest to, kiedy pracownik powinien złożyć wniosek o udzielenie takiego urlopu. Według przepisów pracownik musi zgłosić żądanie udzielenia urlopu na żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. W wyroku z 15 listopada 2006 r. Sąd Najwyższy orzekł, że pracownik powinien złożyć wniosek o urlop na żądanie najpóźniej pierwszego dnia wypoczynku, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy (I PK 128/06, OSNP 2007/23–24/346). Sąd Najwyższy wyjaśnił, że sformułowanie „najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu” oznacza synonim chwili, w której pracownik powinien przystąpić do wykonywania pracy w danym dniu pracy, a nie jako synonim końca doby kalendarzowej.
Regulamin pracy lub przyjęta u pracodawcy praktyka zakładowa albo zwyczaj obowiązujący u danego pracodawcy mogą przewidywać późniejsze zgłoszenie wniosku o urlop na żądanie. Jednak ani regulamin, ani praktyka zakładowa nie mogą być w tej kwestii mniej korzystne dla pracownika, niż przewidują to przepisy Kodeksu pracy.
Pracownik może złożyć wniosek o urlop na żądanie pisemnie, e-mailem, telefonicznie, za pośrednictwem innej osoby, a nawet SMS-em. Istotne jest to, żeby wniosek dotarł do pracodawcy przed godziną, w której pracownik miał rozpocząć pracę danego dnia, aby pracodawca miał możliwość wypowiedzenia się w kwestii udzielenia tego urlopu.
Pracodawca zawsze musi wyrazić zgodę na urlop na żądanie, a zatem pracownik nie może samowolnie udać się na taki urlop bez zgody pracodawcy. Jeśli pracownik nie poczeka na decyzję pracodawcy i uda się na urlop bez jego decyzji, będzie to równoznaczne z nieusprawiedliwioną nieobecnością w pracy. Ponadto takie zachowanie może zostać uznane przez pracodawcę za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych, które daje pracodawcy prawo do rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę w trybie natychmiastowym, przewidzianym w art. 52 § 1 pkt 1 k.p.
Aby jednak doszło do rozwiązania umowy o pracę w trybie natychmiastowym, pracodawca musi wykazać winę pracownika polegającą w tym przypadku na naruszeniu obowiązków pracowniczych. Warto jednak powtórzyć za Sądem Najwyższym, że nieobecność pracownika w pracy po zgłoszeniu przez niego żądania udzielenia urlopu na żądanie, na które pracodawca nie udzielił odpowiedzi, nie uzasadnia rozwiązania umowy o pracę na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 k.p. (wyrok SN z 26 stycznia 2005 r., II PK 197/04, OSNP 2005/17/271).
Pracodawca ma jednak prawo odmówić udzielenia urlopu na żądanie. Sąd Najwyższy w wyroku z 28 października 2009 r. orzekł, że pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie, jeśli nieobecność pracownika zaszkodziłaby interesom firmy i kolidowałaby z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy (II PK 123/09, OSNP 2011/11–12/148). Sąd Najwyższy podkreślił także, że wniosek urlopowy pracownika jest brany przez pracodawcę pod uwagę, ale nie jest dla niego wiążący, a urlop, w tym na żądanie, pracownik i pracodawca powinni uzgodnić.
Pracodawca ma też prawo odmówić urlopu na żądanie, gdy pracownik zgłosił wniosek o jego udzielenie po czasie, czyli po godzinie, w której miał rozpocząć pracę.