Pracodawca ma prawo odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego tylko wtedy, gdy:
- zachodzą okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu,
- obecność pracownika w zakładzie pracy jest niezbędna (art. 167 § 1 Kodeksu pracy).
Wezwanie jest zatem uzasadnione, jeśli wynika np. z awarii urządzenia potrzebnego do zapewnienia ciągłości produkcji, z podjęcia kontroli zewnętrznej (m.in. przez ZUS czy urząd skarbowy), jest spowodowane chorobą osoby zastępującej wypoczywającego pracownika albo z konieczności uczestniczenia w nieprzewidzianych wcześniej negocjacjach.
Odwołanie pracownika z urlopu przez pracodawcę może przyjąć dowolną formę. Istotne jest to, aby pracownik mógł zapoznać się z treścią polecenia powrotu do pracy. Zatem pracodawca może wezwać pracownika do pracy wysyłając mu sms, dzwoniąc czy przesyłając e-mail lub faks w ten sposób, aby móc otrzymać potwierdzenie odbioru wysłanej wiadomości.
Przerwanie zatrudnionemu urlopu wypoczynkowego powoduje negatywne skutki finansowe dla zakładu pracy, jeśli w związku z tym odwołaniem pracownik poniósł koszty. Zatrudniony ma wówczas prawo do otrzymania ich zwrotu w kwocie faktycznie poniesionej w związku z podporządkowaniem się poleceniu pracodawcy, które pozostają w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu (art. 167 § 2 Kodeksu pracy).
WAŻNE
Pracownik może domagać się zwrotu tylko tych wydatków, które bezpośrednio związane są z przerwaniem wypoczynku.
Pracownik może liczyć na rekompensatę kosztów zakupu świadczeń i usług, których nie mógł wykorzystać w związku z odwołaniem go z urlopu, a które nie podlegają zwrotowi. Chodzi w szczególności o:
- dokonaną zapłatę za niewykorzystany pobyt w ośrodku wczasowym, w sanatorium, na kwaterze prywatnej, w hotelu itp.,
- wartość wykupionych posiłków, które wskutek przedwczesnego zakończenia wypoczynku nie zostaną skonsumowane,
- wartość zakupionych wycieczek fakultatywnych, z których pracownik nie skorzystał i za które nie zwrócono mu pieniędzy,
- koszty podróży powrotnej w okresie urlopu z miejsca wypoczynku do miejsca pracy.
Ponadto pracownik odwołany z urlopu ma prawo do rekompensaty kosztów ponownego dojazdu do miejscowości, w której wypoczywał, jeśli po odwołaniu z urlopu ma on jeszcze możliwość kontynuowania przerwanego wypoczynku. Prawo do zwrotu przysługuje mu w zależności od rodzaju środka transportu, w wysokości udokumentowanej np.: biletem kolejowym, lotniczym, fakturą za paliwo.
Rekompensata ww. kosztów może obejmować również bezpośrednie koszty niewykorzystania urlopu przez rodzinę pracownika, jeżeli musiała ona przerwać swój wypoczynek i wrócić do domu.
Przed dokonaniem zwrotu pieniędzy wydanych na tę część urlopu, z którego pracownik nie mógł skorzystać na skutek wezwania przez pracodawcę, zatrudniony powinien przedłożyć dokumenty potwierdzające fakt poniesienia kosztów, np. rachunki, faktury, bilety, dowody wpłaty itd. W piśmiennictwie występuje pogląd, że w sytuacji, kiedy pracownik nie jest w stanie przedstawić takich dokumentów, możliwe jest skalkulowanie poniesionych przez niego kosztów na podstawie przepisów o podróżach służbowych pracowników sfery budżetowej.
Otrzymany przez pracownika zwrot kosztów nie stanowi dla niego korzyści majątkowej, a jest jedynie pewną zagwarantowaną przez przepisy prawa pracy rekompensatą za utraconą możliwość wypoczynku. Potwierdził to Dyrektor Izby Skarbowej w Rzeszowie w interpretacji z 28 października 2004 r. (sygn. IS I/2415/196/04): (...) jeżeli pracownik poniesie koszty związane z zaplanowanym urlopem, następnie zostanie odwołany z urlopu, a wspomniane koszty zostaną mu zwrócone przez pracodawcę, to tego rodzaju przychody pieniężne nie mogą być uznane za przychody ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, gdyż nie powodują one przysporzenia majątkowego po stronie pracownika (...).
Z tego względu świadczenie to nie jest ani opodatkowane, ani oskładkowane (...).
PRZYKŁAD
Maciej P., zajmujący stanowisko administratora danych, w czasie udzielonego mu urlopu wypoczynkowego wyjechał na 14 dni na wycieczkę do Hiszpanii wraz z dwójką małoletnich synów. Po tygodniu wypoczynku otrzymał telefon od pracodawcy, że z powodu awarii głównego serwera, uniemożliwiającej normalne funkcjonowanie firmy, konieczny jest jego natychmiastowy powrót do pracy. Maciej P. nie mógł pozostawić za granicą dzieci bez opieki i w związku z tym wrócił z nimi do kraju. W zaistniałej sytuacji pracodawca musi zwrócić mu koszt zakupu biletów lotniczych oraz wczasów poniesiony na wypoczynek pracownika. Pracodawca zobowiązał się zwrócić pracownikowi również koszt wczasów poniesionych za jego dzieci. Zwrot wydatków uzyskamy, dzieląc całkowity koszt pobytu przez liczbę dni pobytu i mnożąc przez liczbę niewykorzystanych dni.
Wczasy kosztowały 6300 zł. Za bilety powrotne samolotem rejsowym Maciej P. musiał zapłacić 800 zł za każdą osobę. W opisanych okolicznościach skalkulowanie należnej rekompensaty powinno wyglądać następująco:
- koszty niewykorzystanego pobytu: (6300 zł : 14 dni) x 7 dni = 3150 zł
- koszty powrotu: 800 zł x 3 osoby = 2400 zł
- razem: 3150 zł + 2400 zł = 5550 zł.
Jeśli pracodawca wypłaci pracownikowi kwotę wyższą niż kwota rzeczywiście poniesionych przez pracownika wydatków, to nadwyżka będzie podlegać opodatkowaniu (interpretacja indywidualna Pierwszego Urzędu Skarbowego w Bydgoszczy z 29 września 2006 r., sygn. PD2.2–415–35/06).
Zwolnienie z podatku nie obejmuje również rekompensaty kosztów pośrednio związanych z urlopem. Pracodawca nie musi zwracać pracownikom np. kosztów zakupu sprzętu sportowego, turystycznego, nawigacji satelitarnej, żywności czy odzieży zakupionej na wakacje. To samo dotyczy tzw. utraconych korzyści, które pracownik mógłby osiągnąć, gdyby nie doszło do przerwania wypoczynku (np. spodziewanych zarobków z tytułu podjęcia dodatkowej pracy w trakcie urlopu bądź sprzedaży zdjęć wykonanych na wakacyjnym wyjeździe). Podobnie jest np. z kosztem kursu językowego odbytego przed wyjazdem czy kosztem wyrobienia paszportu, który może przydać się pracownikowi również w przyszłości.
WAŻNE
Zwolnienie z podatku nie obejmuje rekompensaty kosztów pośrednio związanych z urlopem, np. kosztów zakupu sprzętu sportowego czy odzieży zakupionej na wyjazd.
Inaczej pod względem obciążeń podatkowo-składkowych wygląda sytuacja, gdy pracownik nie może wykorzystać zaplanowanego wypoczynku na skutek polecenia służbowego. Przepisy wprost nie nakazują pracodawcy zwracania poniesionych przez pracownika wydatków na planowany urlop. Należy jednak przyjąć, że pracodawca ma taki obowiązek stosując w tym przypadku przez analogię przepis obligujący zakład pracy do zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika będących w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Jeśli pracownik otrzyma zwrot kosztów zaplanowanego wypoczynku, np. wykupionych z wyprzedzeniem wczasów, wówczas cała wypłacona z tego tytułu kwota stanowi dla pracownika przysporzenie majątkowe. Takie stanowisko zajął m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 30 września 2009 r. (sygn. ILPB2/415–704/09–6/WM), w której stwierdził, że (...) taki zwrot kosztów dotyczy zmiany planu urlopu, a nie odwołania z urlopu w dacie jego rozpoczęcia, o którym mowa w art. 167 § 1 Kodeksu pracy. W takich okolicznościach po stronie pracownika powstaje przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji jest to również świadczenie obciążone składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracownika (...).
Podstawa prawna
- art. 167 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.)