Nie mają Państwo takiego obowiązku. Niewykorzystanej części urlopu wypoczynkowego należy udzielić pracownicy w uzgodnionym z nią terminie. Nie ma jednak przeszkód prawnych, żeby pracodawca wyraził zgodę, aby niewykorzystana część urlopu z powodu choroby pracownicy przypadała bezpośrednio po zakończeniu zwolnienia lekarskiego.
UZASADNIENIE
W prawie pracy występują dwie grupy przypadków, gdy pracodawca jest z mocy prawa zobowiązany udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub jego części w terminie późniejszym niż to wynika z planu urlopowego lub zaakceptowanego wniosku urlopowego.
Pierwsza grupa odnosi się do sytuacji, w której pracodawca udzielił już pracownikowi urlopu wypoczynkowego, jednak urlop ten nie może się rozpocząć z przyczyn usprawiedliwiających jego nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu (art. 165 Kodeksu pracy):
- czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
- odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
- urlopu macierzyńskiego.
W takich okolicznościach pracodawca jest zobowiązany przesunąć urlop na późniejszy termin. Katalog okoliczności uzasadniających przesunięcie urlopu jest otwarty (ze względu na sformułowanie „w szczególności”), zatem należy przyjąć, że istnieją także inne okoliczności uniemożliwiające rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego w ustalonym terminie, takie jak np. urlop okolicznościowy, zwolnienie lekarskie w celu sprawowania opieki nad dzieckiem czy wezwanie pracownika do sądu lub innego organu administracji.
WAŻNE!
Katalog okoliczności umożliwiających przesunięcie urlopu wypoczynkowego jest otwarty, tzn. zawiera wyłącznie przykładowe okoliczności, które uzasadniają przesunięcie terminu urlopu.
Druga grupa przypadków obejmuje sytuacje, w których pracownik rozpoczął już korzystanie z urlopu wypoczynkowego, ale zaszły okoliczności powodujące przerwanie tego urlopu. Do takich sytuacji należą:
- czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby,
- odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
- odbywanie ćwiczeń wojskowych albo przeszkolenia wojskowego przez czas do 3 miesięcy,
- urlop macierzyński.
Część urlopu wypoczynkowego niewykorzystaną z ww. powodów pracodawca jest zobowiązany udzielić w terminie późniejszym (art. 166 Kodeksu pracy).
Jednak w tym przypadku katalog okoliczności skutkujących przerwaniem rozpoczętego już urlopu wypoczynkowego jest zamknięty, co oznacza, że sytuacje przerywające urlop wypoczynkowy zostały wyczerpująco wymienione w art. 166 Kodeksu pracy. Zatem poza ww. okolicznościami urlop wypoczynkowy nie może ulec przerwaniu. W związku z tym zdarzenia przypadające w trakcie urlopu, takie jak ślub pracownika lub jego dziecka, urodzenie się dziecka, zgon i pogrzeb osób bliskich dla pracownika, nie są okolicznościami przerywającymi urlop wypoczynkowy.
Zarówno w przypadku zaistnienia okoliczności uzasadniających przesunięcie urlopu wypoczynkowego na inny termin, jak i przerwania tego urlopu, pracownik powinien złożyć pracodawcy stosowny dokument potwierdzający wystąpienie okoliczności uzasadniających przesunięcie lub przerwanie urlopu wypoczynkowego. Obowiązek pracodawcy w zakresie zmiany terminu urlopu nie powstaje natomiast, jeżeli pracownik nie potwierdzi swojego prawa odpowiednimi dokumentami.
PRZYKŁAD
Pracownica jeszcze w trakcie dodatkowego urlopu macierzyńskiego złożyła pracodawcy wniosek o udzielenie – bezpośrednio po tym urlopie – 3 tygodni urlopu wypoczynkowego, który miał się rozpocząć 10 października 2011 r. Pracodawca był zobowiązany do uwzględnienia jej wniosku. Pracownica poinformowała jednak, że od dnia, w którym miała rozpocząć urlop wypoczynkowy, będzie korzystała z zasiłku opiekuńczego z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem, co potwierdziła stosownym zaświadczeniem lekarskim. W takiej sytuacji urlop pracownicy nie mógł się rozpocząć, a pracodawca był zobowiązany do przesunięcia go na inny, późniejszy termin. W przypadku natomiast, gdyby urlop wypoczynkowy pracownicy już się rozpoczął, a jej dziecko zachorowałoby dopiero w trakcie korzystania z tego urlopu, nie byłoby możliwe jego przerwanie. Wśród przyczyn uzasadniających przerwanie urlopu wypoczynkowego nie ma bowiem zwolnienia lekarskiego na dziecko.
Jeżeli dochodzi do przesunięcia lub przerwania urlopu wypoczynkowego, nie następuje automatyczne przesunięcie niewykorzystanej części urlopu na okres przypadający bezpośrednio po ustaniu jednej z okoliczności uzasadniającej przerwanie lub przesunięcie urlopu. Dotyczy to także szczególnej sytuacji, jaką jest obowiązek udzielenia urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Dlatego w razie zaistnienia okoliczności, które uniemożliwiają wykorzystanie urlopu, należy stosować ogólne zasady dotyczące udzielania urlopu wypoczynkowego.
WAŻNE!
Przesunięcie lub przerwanie urlopu wypoczynkowego nie skutkuje automatycznym przesunięciem niewykorzystanych dni urlopu na okres przypadający bezpośrednio po ustaniu okoliczności uzasadniających przesunięcie lub przerwanie urlopu.
Zatem w takim przypadku pracodawca udziela pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie z nim uzgodnionym. Natomiast w razie braku możliwości uzgodnienia z pracownikiem terminu wykorzystania przesuniętego urlopu, pracodawca udziela tego urlopu najpóźniej do końca września następnego roku. Dotychczas pracodawcy mieli obowiązek udzielania zaległego urlopu wypoczynkowego maksymalnie do końca marca, ale po zmianie przepisów od 1 stycznia 2012 r. mogą udzielać tego urlopu najpóźniej do 30 września kolejnego roku.
Podstawa prawna
- art. 163, art. 165, art. 166, art. 168 Kodeksu pracy,
- art. 6 Kodeksu cywilnego,
- § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14 ze zm.),
- art. 1 pkt 1 ustawy z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (w dniu oddania tego numeru do druku ustawa oczekiwała na publikację w Dzienniku Ustaw).