Odpowiedź na pytanie zależy od treści umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Jeśli umowa ta zawiera tylko ogólne postanowienie o obowiązku pracodawcy w zakresie ponoszenia kosztów przejazdów, to należy przyjąć, że chodzi o koszt każdego przejazdu. Gdyby obowiązek ten został ograniczony, np. przez wskazanie liczby refundowanych wyjazdów, możliwe byłoby uniknięcie części kosztów. Pracodawca może spróbować wynegocjować korzystniejsze warunki umowy i dokonać jej zmian w drodze aneksu.
Reguły dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników zawierają obowiązujące od 16 lipca 2010 r. przepisy art. 1031–1036 k.p. Wynika z nich, że zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika – jeśli odbywa się ono z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą – wymaga sporządzenia na piśmie umowy określającej wzajemne prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika. Zobowiązania stron mogą być różnego rodzaju. Należy jednak pamiętać, że umowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy Kodeksu pracy. Tym samym pracodawca nie może m.in. skrócić przysługującego pracownikowi urlopu szkoleniowego poniżej minimum wskazanego w art. 1032 § 1 k.p. Urlop szkoleniowy jest bowiem świadczeniem obligatoryjnym. Inaczej należy odnieść się do świadczeń fakultatywnych, takich jak zwrot kosztów przejazdów.
Pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie (art. 1033 k.p.). Ustawodawca nie doprecyzował w żaden sposób zasad, na jakich miałoby następować ponoszenie tych świadczeń na rzecz uczącego się pracownika. Strony umowy szkoleniowej mają więc pełne prawo podjąć samodzielne decyzje w tym zakresie. Należy podkreślić, że ponoszenie dodatkowych świadczeń jest fakultatywne i pracodawca może zgodzić się na nie bądź nie. Raz jednak podjęte zobowiązanie wiąże pracodawcę. Zmiana jego treści, a zwłaszcza zmniejszenie obowiązków pracodawcy, wymaga zgody obu stron. Niezbędne jest więc wynegocjowanie nowych warunków umowy. W braku zgody pracodawca nie będzie mógł dokonać wypowiedzenia warunków umowy na zasadach określonych w Kodeksie pracy. Przesądza o tym cywilnoprawny charakter umów szkoleniowych (wyrok SN z 28 lipca 1999 r., I PKN 180/09, OSNP 2000/21/789). W związku z tym pracodawca mógłby obecnie jedynie wypowiedzieć umowę (jeśli sama umowa daje mu takie prawo) albo odstąpić od niej (jeśli spełnione są warunki wynikające z Kodeksu cywilnego).