Planowanie czasu pracy pracowników jest obowiązkiem pracodawcy. To on decyduje, w jakie dni i przez ile godzin pracownicy będą świadczyć pracę. Pracodawca powinien również zapewnić pracownikom możliwość jej wykonywania w zaplanowane dni. Jednak zdarzają się sytuacje, w których pracodawca będzie musiał zmienić zaplanowany czas pracy. Powstaje wtedy pytanie, czy za taką okoliczność można uznać przestój.
Nie należy zmieniać harmonogramu
Najczęściej planowanie pracy konkretnego pracownika ma swoje odzwierciedlenie w ułożonym harmonogramie czasu pracy. Harmonogram czasu pracy powinien być sporządzony na cały okres rozliczeniowy i podany do wiadomości pracowników przed rozpoczęciem tego okresu.
Co do zasady raz podany do wiadomości harmonogram nie może ulec zmianie. Są jednak takie sytuacje (np. choroba pracownika), w których dotrzymanie zaplanowanego harmonogramu czasu pracy nie jest możliwe. Zdaniem PIP ingerencja w stworzony harmonogram czasu pracy w trakcie trwającego już okresu rozliczeniowego jest możliwa jedynie w wyjątkowych sytuacjach określonych w zakładowych źródłach prawa pracy oraz w przepisach Kodeksu pracy. W związku z tym pracodawca powinien zadbać o to, aby w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu wskazać, z jakich powodów harmonogram pracy może ulec zmianie. Muszą to być przesłanki obiektywne, takie jak np. choroba pracownika czy urlop na żądanie, a nie subiektywne, takie jak „potrzeby pracodawcy”. Warto również zapisać informację, na ile dni (godzin) wcześniej można taką zmianę wprowadzić do grafiku czasu pracy i podać do wiadomości pracownika.
Przykład
Pracodawca w regulaminie pracy wpisał następującą treść: „Harmonogram czasu pracy tworzy się na cały okres rozliczeniowy i podaje do wiadomości pracowników na 3 dni robocze przed rozpoczęciem tego okresu. Późniejsze zmiany tego harmonogramu są możliwe jedynie w sytuacji: choroby pracownika, urlopu na żądanie, urlopu okolicznościowego, dni opieki nad dzieckiem. W powyższych przypadkach harmonogram czasu pracy poszczególnych pracowników może ulec zmianie, a nowy harmonogram zostanie przedstawiony najpóźniej dzień przed rozpoczęciem pracy w nowych godzinach”. Taki zapis w regulaminie jest prawidłowy.
Pracodawca, planując w grafiku wymiar czasu pracy, powinien:
- pełne tygodnie z danego okresu rozliczeniowego pomnożyć przez 40 godzin,
- do uzyskanego wyniku dodać iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, ale przypadających od poniedziałku do piątku,
- za każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniżyć wymiar czasu pracy o 8 godzin, przy czym jeżeli święto wypada w dniu wolnym wynikającym z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, to nie obniża ono wymiaru czasu pracy.
Dodatkowo wymiar czasu pracy pracownika należy obniżyć o godziny usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadające do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.
Przestój a czas pracy
Przestój należy rozumieć jako niewykonywanie pracy, jeżeli pracownik był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy. W takiej sytuacji pracodawca może albo pozwolić pracownikom na nieświadczenie pracy, albo powierzyć inną odpowiednią pracę.
Co do zasady przestój jest zdarzeniem nagłym i niespodziewanym, którego nie można było wcześniej przewidzieć. Niemniej jednak, moim zdaniem, nie można go zakwalifikować do zdarzeń, które uzasadniałyby zmianę harmonogramu pracowników. Dzieje się tak, ponieważ przepisy jasno określają, jak pracodawca powinien się zachować w razie przestoju. Może on zapłacić za ten czas lub powierzyć inną pracę. Pracodawca może więc wybrać którąś z powyższych opcji. Nie może natomiast zmienić harmonogramu czasu pracy w ten sposób, aby w okresie, kiedy nie ma pracy, zwolnić pracownika z jej świadczenia, a następnie polecić ją, kiedy przesłanki uzasadniające przestój przestaną już istnieć.
Przestój a ewidencja czasu pracy
Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 k.p.). Obowiązek ten odnosi się do wszystkich pracodawców zatrudniających pracowników na podstawie umowy o pracę.
Pracodawca ewidencjonuje:
- pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy, wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy,
- dyżury,
- urlopy,
- zwolnienia od pracy,
- inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.
Do kart ewidencji czasu pracy dołącza się również wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.
Pracodawca nie ewidencjonuje czasu pracy, a jedynie zaznacza wszystkie inne zdarzenia (np. choroby, urlopy), w stosunku do pracowników:
- objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
- zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
- otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.
Celem ewidencji czasu pracy jest zapisanie rzeczywistych godzin czasu pracy pracownika w danym okresie rozliczeniowym. Powinna więc odzwierciedlać faktyczne godziny pracy pracownika i dni wolne od pracy.
W związku z tym, jeżeli w danym okresie rozliczeniowym u pracodawcy nastąpił przestój, w ewidencji czasu pracy powinna znaleźć się również ta informacja. Niemniej jednak w tym wypadku ważne jest to, jak pracodawca rozwiązał problem takiego przestoju. Jeżeli zwolnił pracownika i za ten czas zapłacił, to w ewidencji w tych dniach powinno zostać zaznaczone, że pracownicy nie wykonywali pracy. Jeżeli jednak polecił im inną, odpowiednią pracę, w ewidencji należy wpisać godziny tej pracy. Dla rozliczania czasu pracy nie ma znaczenia, na jakim stanowisku praca była wykonywana.
Przepisy Kodeksu pracy wprowadzają jedynie obowiązek prowadzenia ewidencji. Nie określają natomiast jednolitego wzoru karty ewidencji czasu pracy. Każdy pracodawca może prowadzić ją w sposób dowolny. Ważne, aby sposób jej prowadzenia nie utrudniał rozliczenia faktycznego czasu pracy pracownika. Należy więc wyraźnie zaznaczać, w które dni pracy pracownik pracował i przez ile godzin oraz w które dni miał wolne i z jakiego powodu. W związku z tym nieświadczenie pracy z powodu przestoju można np. określić literą „P” – jeśli nie jest ona używana na określenie jakiejś innej nieobecności w pracy.
Podstawa prawna:
- art. 81, 130, 149 Kodeksu pracy,
- § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).