Jak sprawdzać referencje i jak ich udzielać?

Sprawdzenie referencji kandydata to jeden z kluczowych etapów procesu rekrutacyjnego, dlatego bardzo istotne jest, aby został przeprowadzony w poprawny sposób.

Sprawdzanie referencji

Referencje mogą mieć formę pisemną (tzw. opinia z pracy) lub być pozyskane podczas rozmowy telefonicznej, praktykowane są także spotkania z osobą, która ich udziela. Najbardziej efektywny sposób pozyskiwania referencji to bezpośrednia rozmowa (najczęściej telefoniczna), w trakcie której pytamy o najbardziej interesujące nas aspekty funkcjonowania pracownika w organizacji.

Proces sprawdzenia referencji prowadzony powinien być w usystematyzowany i ustandaryzowany sposób.

Krok 1. Ustalenie listy osób udzielających referencji

Prosimy kandydata o przekazanie kontaktów do osób mogących mu udzielić referencji, wyznaczając jasno, jakich kontaktów oczekujemy. Powinniśmy, jeśli to możliwe, mieć możliwość rozmowy z:

przełożonymi z trzech ostatnich miejsc pracy (prośba ta nie może dotyczyć aktualnego miejsca zatrudnienia, chyba że pracodawca jest poinformowany o planie odejścia danej osoby z firmy lub jest ona na okresie wypowiedzenia),

osobami pracującymi na podobnym poziomie stanowisk, z którymi rozważany przez nas kandydat współpracował,

osobami podlegającymi kandydatowi w przeszłości (dotyczy to kandydatów pracujących na stanowiskach menedżerskich),

opcjonalnie, jeśli praca kandydata wiązała się ze współpracą z partnerami zewnętrznymi, możemy również poprosić o kontakty do klientów i innych kontrahentów kandydata.

Jasne określenie preferowanych rozmów pozwoli na uniknięcie podawania przez kandydatów osób, które znają go w mniejszym stopniu zawodowo, niezorientowanych w faktycznym zakresie zadań i kompetencji.

Krok 2. Przygotowanie kwestionariusza rozmowy, zawierającego listę pytań

Lista pytań zakładać powinna możliwość pozyskania, obok informacji formalnych (okres pracy kandydata, nazwa stanowiska i zakres odpowiedzialności, w jakiej zależności wobec osoby udzielającej referencji, jaka była przyczyna zakończenia pracy) przede wszystkim możliwość zdobycia opinii, czy dana osoba posiada odpowiednie kompetencje do zadań, za które będzie odpowiedzialna w nowej firmie (np. w odniesieniu do stanowiska szefa sprzedaży – czy była odpowiedzialna za tworzenie budżetów sprzedażowych, w jakiej skali, w jakim stopniu były realizowane, specyfika zespołów, jakimi zarządzała, styl zarządzania zespołem...).

Oczywiście, pytania powinny się różnić w zakresie związanym z poziomem zależności kandydata wobec osoby udzielającej referencji.

Krok 3. Umówienie się na rozmowę z osobą udzielającą referencji

Należy unikać rozmów „w pośpiechu”. Przyjęło się, że osoba udzielająca referencji jest poinformowana przez kandydata o tym, że potencjalny nowy pracodawca może się kontaktować, więc teoretycznie jest ona przygotowana na kontakt z naszej strony, jednakże podczas pierwszego kontaktu najlepiej ustalić termin rozmowy (podkreślimy w ten sposób wagę rozmowy i jednocześnie damy czas naszemu rozmówcy na przygotowanie się do rozmowy).

Warto pamiętać, że w trakcie udzielania referencji, osoby ich udzielające kierują się zasadą nieszkodzenia, tj. jeśli kandydat nie doprowadził do poważnych przewinień lub nadużyć w pracy, raczej starają się przekazywać opinie pozytywne, chcąc pomóc danej osobie w znalezieniu nowego miejsca zatrudnienia.

Dla uzyskania większej wiarygodności nasz rozmówca powinien być dopytywany o konkretne przykłady działań, które w jego ocenie świadczą o cechach, którymi opisuje kandydata. Bardzo wyraźnie powinniśmy podkreślić, że przekazywane informacje mają charakter poufny i nie będą przedmiotem rozmów z kandydatem.

Krok 4. Wnioski

Po przeprowadzeniu wszystkich rozmów (korzystne byłoby przeprowadzenie rozmów z kilkoma osobami z każdego poziomu współpracy z kandydatem):

• analizujemy uzyskane informacje, szukając elementów wspólnych, większą wagę nadając opiniom powtarzającym się w ocenie kandydata,
• analizujemy opinie negatywne (zdarza się, że są one wynikiem konfliktu personalnego, a nie obiektywnej oceny). Takie informacje warto zweryfikować (np. przez rozmowę z osobą z tej samej firmy, co z osobą udzielającą negatywnych referencji),
• oszacowujemy, czy nie ma konfliktu interesów, tj. prezes firmy naszego bezpośredniego konkurenta niekoniecznie będzie nam rekomendował byłego swojego bardzo dobrego dyrektora sprzedaży).

Jeśli zależy nam na sprawdzeniu referencji u konkurencji, najkorzystniej jest proces ten zlecić firmie rekrutacyjnej, która nie informuje swoich rozmówców, jaką ofertę pracy rozważa kandydat.

Udzielanie referencji

Na osobie udzielającej referencji ciąży wysoka odpowiedzialność, gdyż przekazywane informacje mają wpływ na dalsze losy zawodowe kandydata, jak również rozwój firmy, w której potencjalnie może zostać zatrudniony.

Udzielając referencji, należy:

• przygotować się do rozmowy, jeśli nie jesteśmy przygotowani w chwili, w której następuje kontakt, należy o tym poinformować i umówić nowy termin rozmowy,
• starać się szukać przykładów świadczących o kompetencjach i cechach kandydata, oddzielić osobiste sympatie od aspektów merytorycznych pracy kandydata,
• przekazywać tylko te informacje, których jesteśmy pewni,
• jeśli na jakieś pytanie nie znamy odpowiedzi, należy powiedzieć to wprost, a nie przekazywać swoje domysły,
• pamiętać, że nieobiektywna ocena, przypisywanie kompetencji i cech, których faktycznie nie posiada kandydat, działa na jego korzyść tylko krótkoterminowo. W dalszej perspektywie nowy pracodawca pozna faktyczne kompetencje zawodowe i osobowe kandydata, a ewentualne niedopasowanie do oczekiwań nowego pracodawcy może doprowadzić do straty pracy,
• udzielenie nieobiektywnych referencji podważa wiarygodność osoby udzielającej referencji i firmy, którą reprezentuje.

Warto zadbać o to, aby proces sprawdzenia referencji przeprowadzony był w sposób rzetelny, gdyż trudno znaleźć bardziej wartościowe źródło informacji o kandydacie, niż jego poprzednie miejsca pracy.