Celem weryfikacji referencji kandydata jest:
- możliwość sprawdzenia wiarygodności przedstawionych przez kandydata informacji i dokumentów,
- zdobycie opinii na temat funkcjonowania kandydata na gruncie zawodowym.
Wiarygodność referencji
Należy jednak mieć na uwadze fakt, że opinie zebrane od byłych przełożonych nie zawsze są obiektywne oraz wyczerpujące i należy zachować dużą ostrożność w ocenie ich wiarygodności.
Sprawdzając referencje, należy pamiętać, że:
- jest to opinia sprzed jakiegoś czasu, a kompetencje kandydata mogły się od tego czasu zmienić,
- na opinie osób udzielających referencje mogą wpływać sytuacje czy zdarzenie, o których nie wiemy, np. okoliczności odejścia pracownika czy konflikty wewnątrz organizacji,
- nasze oczekiwania względem kandydata mogą różnić się od tego, czego oczekiwał poprzedni pracodawca, czyli słabsze strony kandydata w poprzedniej firmie mogą okazać się jego atutami w naszej organizacji i odwrotnie.
Zdarzają się referenci, którzy nie pamiętają swojego pracownika, albo mówią ogólnikami, unikają oceny jego umiejętności czy kompetencji bądź wręcz przeciwnie, chętnie dzielą się bardzo negatywną lub nadmiernie pozytywną oceną pracy kandydata. Powinno to być dla nas sygnałem świadczącym o ograniczonym poziomie wiarygodności zebranych informacji. W takich okolicznościach czeka nas albo uszczegółowienie pozyskanych opinii przez wnikliwe zadawanie pytań bądź, jeśli nie jest to możliwe, zweryfikowanie referencji u innej osoby. Aby ustrzec się tego typu błędów, warto przygotować sobie scenariusz rozmowy, który pozwoli na metodyczne podejście do rozmowy i zebranie potrzebnych informacji.
Najważniejsze zasady
Przygotowując się do sprawdzenia referencji, należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:
- nie sprawdzamy referencji kandydata bez jego wiedzy, jest to niezgodnie z etyką w biznesie i z funkcjonującym prawem, zwłaszcza ustawą o ochronie danych osobowych,
- nie oczekujemy od kandydatów podania nazwisk z firmy aktualnego pracodawcy,
- nie zdobywamy wiedzy o kandydacie przez tzw. wywiad środowiskowy, czyli kontaktując się bez jego wiedzy z osobami z branży,
- zawsze sprawdzamy referencje podczas indywidualnej rozmowy telefonicznej, a referencje pisemne traktujemy jako dodatkowe źródło informacji,
- warto, by kandydat wcześniej uprzedził osoby z listy referencyjnej o naszym telefonie,
- podczas zbierania referencji nie pytamy o sprawy, które mogą mieć znamiona dyskryminacji, czyli np. dotyczące: stanu zdrowia, wyznania, przekonań politycznych czy stanu cywilnego.
● staramy się być dociekliwi, aby formułowane przez referenta zalety kandydata były uzasadnione jego faktycznymi osiągnięciami.
U kogo sprawdzamy referencje
Najlepszym źródłem wiedzy o kandydacie jest jego były przełożony. Można pokusić się o kontakt z poprzednimi szefami, aby w ten sposób poznać opinie o pracowniku z dwóch niezależnych źródeł. W przypadku braku możliwości przeprowadzenia rozmowy z byłym przełożonym, można zdobyć informacje od osób z równoległych stanowisk, pracowników działów, z którymi współpracował kandydat. W przypadku stanowisk pracy, które wymagają szerokich kontaktów z klientem zewnętrznym (dostawcy, partnerzy handlowi), można sięgnąć po opinie właśnie tych osób, aby poznać ich ocenę jakości i efektywności pracy kandydata. Jeśli osoba ma być zatrudniona na stanowisku menedżerskim, o umiejętnościach kierowniczych czy stylu zarządzania, warto porozmawiać z jego podwładnymi.
Scenariusz wywiadu sprawdzającego referencje
Przedstawiamy przykład scenariusza, który może ułatwić prowadzenie rozmowy.
Przykład scenariusza wywiadu sprawdzającego referencje
@RY1@i13/2010/009/i13.2010.009.000.0062.001.jpg@RY2@
Do zaproponowanego scenariusza wywiadu referencyjnego należy podejść elastycznie. Rozmowy referencyjne mogą mieć zdecydowanie bardziej swobodny charakter, co niekiedy pozwala na zdobycie ciekawych i wyczerpujących informacji. Należy jednak być ostrożnym w ocenie wartości zdobytych informacji. Referencje nie powinny być jedyną wytyczną w ostatecznej decyzji o zatrudnieniu kandydata. Referencje zawsze pozostaną subiektywną oceną byłego pracodawcy.