Dzięki zdobytej wiedzy biznesowej, ekonomicznej i rynkowej klienci wewnętrzni oraz zarządy zaczęli postrzegać działy personalne zdecydowanie inaczej. HR-owcy zaczęli brać udział w strategicznych decyzjach oraz mówić językiem biznesu.
Współpraca działów personalnych i klientów wewnętrznych, jakimi są kierownicy liniowi uczestniczący w podejmowaniu decyzji personalnych, stała się codziennością, jednak dużym wyzwaniem okazało się właściwe ułożenie tej relacji oraz znalezienie narzędzi wspierających codzienne kontakty. Aby osiągnąć sukces, istotne jest ustalenie:
- jaką rolę będzie odgrywał dział personalny w firmie?
- jakie obowiązki zostaną scedowane na menedżerów i kierowników?
- jakie narzędzia będą wspierać wzajemną komunikację?
Chcesz otrzymywać więcej aktualnych informacji? Zapisz się na newsletter
Zadbanie o każdy z trzech aspektów pozwoli uniknąć konfliktów i wyeliminować błędy oraz zbudować jasny obraz współpracy z klientem wewnętrznym. Rola działu HR może wyglądać różnie – w zależności od potrzeb rynku, organizacji, jej wielkości, struktury i wielu czynników, które determinują osiągnięcie celów biznesowych. Niezależnie od tego, istotne jest określenie, jakie obowiązki będą na nim spoczywały. Na przykład w jednej sytuacji to dział HR będzie odpowiedzialny za całość przebiegu procesu rekrutacji i selekcji, a klienci wewnętrzni (menedżerowie) będą włączani dopiero przy podejmowaniu ostatecznej decyzji o zatrudnieniu. Współpraca z nimi może również być tak zorganizowana, że to menedżerowie przy wsparciu narzędzi i wiedzy HR-owej będą odpowiedzialni za przebieg procesu rekrutacji i selekcji, a dział personalny włączy się na końcu procesu.
Zaangażowanie menedżerów
Kluczowym elementem wpływającym na powodzenie współpracy jest zatem zaangażowanie klientów wewnętrznych w procesy HR-owe, przekazanie części odpowiedzialności za powodzenie procesów i pokazanie korzyści, jakie płyną z ich udziału w projektach działu personalnego. Nieoceniona jest bowiem wiedza menedżera, którą można wykorzystać, na przykład, przy tworzeniu ogłoszenia rekrutacyjnego – to on wie najlepiej, jak trafić do właściwej grupy docelowej, jak się z nią komunikować oraz jakich błędów można uniknąć. Obecnie standardem w rekrutacji są formularze aplikacyjne, które wypełniają kandydaci, aplikując na dane stanowisko. Warto przy okazji formułowania pytań do takiego formularza zasięgnąć opinii menedżerów na co dzień zajmujących się daną tematyką, aby w późniejszym etapie łatwiej było selekcjonować kandydatów. Takich punktów stycznych między działem HR a menedżerami jest wiele i niezmiernie istotne jest, aby angażować menedżerów w procesy HRM, czerpać od nich wiedzę oraz pokazywać korzyści, jakie wypływają z osiągnięcia synergii.
Techniczne wsparcie ułatwia proces
Jak wynika z badań amerykańskiego serwisu społecznościowego Glassdor, aż 68 proc. osób poszukujących pracy wykorzystuje w tym celu urządzenia mobilne raz w tygodniu, a 30 proc. szuka ogłoszeń o pracę poprzez tablety i telefony częściej niż raz dziennie. Również na polskim rynku pojawia się coraz więcej narzędzi wspierających procesy HRM oraz współpracę z klientami wewnętrznymi.
Komunikatory
Ciekawym rozwiązaniem, często stosowanym w firmach, jest komunikator o nazwie Lync. Przypomina on w swej konstrukcji znane z polskiego rynku Gadu Gadu (obecnie GG), ale służy do prowadzenia komunikacji w firmach. Rozpoczynając z nim pracę, mamy możliwość ustawienia zdjęcia profilowego, co w większych organizacjach jest nie lada ułatwieniem w przepływie informacji. Poza tym Lync daje możliwość zawarcia informacji o tym, na jakim stanowisku pracujemy, w jakim dziale, a także w jakiej lokalizacji, jeśli firma posiada oddziały, oraz jaki jest do nas telefon kontaktowy. Komunikator pozwala na wymianę krótkich informacji bez konieczności wstawania od biurka, przeprowadzanie telekonferencji, a także ustawienie autorespondera na czas nieobecności. Istnieje także mobilny odpowiednik Lynca, dostępny zarówno na urządzenia z Androidem, jak i na iPhony i iPady. Aplikacja pozwala na dostęp do wszystkich kontaktów w firmie, rozmowę na czacie, on-line oraz wysyłanie e-maili. Mimo że aplikacja nie została stworzona pod kątem współpracy działu HR z menedżerami, istotnie może ją usprawnić.
Korzyści i zagrożenia outsourcingu HR
Systemy do rekrutacji
Podstawowym narzędziem wspierającym współpracę i komunikację z klientami wewnętrznymi są jednak systemy do rekrutacji, czyli tzw. ATS-y (Applicant Tracking System). Systemy do rekrutacji działają zazwyczaj w wersji on-line, dzięki czemu każda osoba zaangażowana w proces ma łatwy i szybki dostęp do kandydatów. Systemy do rekrutacji umożliwiają także szybką publikację ogłoszeń rekrutacyjnych, selekcję aplikacji, nie tylko przez przedstawiciela działu HR, lecz także kierownika liniowego czy menedżera. Z poziomu systemów ATS można też przesyłać klientom wewnętrznym dokumenty aplikacyjne kandydatów, zamieszczać notatki, czy oceniać aplikujących. Dzięki tym funkcjonalnościom sprawniej i szybciej przebiega współpraca i komunikacja pomiędzy działem personalnym a kadrą menedżerską zaangażowaną w procesy rekrutacyjne. Wszyscy widzą historię spotkań, korespondencję wysłaną do kandydatów oraz powody odrzucenia kandydatów na poszczególnych etapach rekrutacji.
W odpowiedzi na potrzeby rynku pracy, działu HR oraz klientów wewnętrznych coraz więcej ATS-ów posiada wersję mobilną, dzięki której mamy dostęp do kandydatów na bieżąco, w tabletach i smartfonach. Dzięki tej funkcjonalności nie musimy już drukować CV na spotkanie, możemy także przełożyć spotkanie z kandydatem nawet wtedy, gdy nie mamy dostępu do swojego laptopa. Warto pamiętać, że systemy tego typu mają również inną funkcję – są elementem polityki i strategii organizacji oraz pozytywnie wpływają na wizerunek firmy jako pracodawcy, który dba o komfort pracy.
Kamera i mikrofon
Niektórzy dostawcy ATS-ów wyszli też naprzeciw potrzebom agencji zatrudnienia oraz firmom działającym na rozległym terenie. Dzięki ich rozwiązaniom wideorekrutacyjnym rozmowę z kandydatem można już przeprowadzić z każdego miejsca na świecie – wystarczy dostęp do internetu, kamera oraz mikrofon. Dzięki niektórym z nich kandydat może w dowolnym momencie nagrać odpowiedzi na pytania przygotowane wcześniej przez rekrutera. Jest to rozwiązanie wygodne również dla klienta wewnętrznego, który może obejrzeć film i ocenić kompetencje kandydata bez konieczności spotykania się z nim, przynajmniej na pierwszym etapie rekrutacji. Oczywiście, doraźnie pracodawcy mogą korzystać w tym celu z narzędzi bezpłatnych, takich jak Skype, jednakże powinno być to działanie raczej tymczasowe. Specjalne rozwiązania tego typu oferują bowiem możliwość nagrywania i archiwizowania tych filmów.
Tablet sprzymierzeńcem rekrutera
Narzędziem, które można wykorzystać do usprawnienia komunikacji między kierownikami liniowymi a działem HR, jest tablet. Przez dłuższy czas był on postrzegany głównie jako gadżet służący prywatnym celom. Naturalnie można na nim sprawdzić pocztę elektroniczną czy zestawienie w Excelu, ale jest to raczej odtwórcze niż twórcze działanie. Sytuacja zmieniła się jednak diametralnie przede wszystkim za sprawą coraz śmielszego wchodzenia na rynek mobilnych produktów z systemem Windows 8 oraz coraz lepszych parametrów technicznych urządzeń mobilnych. Rozwój mobilnej wersji systemu operacyjnego Windows powoduje, że tablety przestają być postrzegane tylko jako „zabawki”, służące do korzystania z sieci, grania czy przeglądania zdjęć. Obecnie dostępne są już tablety z Windows, które w łatwy sposób można przekształcić w laptopa. Ograniczeniem jest, co prawda, na razie ich mała wydajność i stosunkowo wysoka cena, ale nie zmienia to faktu, że jest to przyszłość biznesu.
Nie zapominając o podstawach
Niezależnie od tego, z jakich udogodnień technologicznych korzystamy, ważne jest, aby na każdym etapie komunikacji z kandydatami dbać o wizerunek organizacji oraz pozytywne doświadczenia kandydatów. Należy pamiętać, że dla kierowników liniowych obowiązki wynikające z rekrutacji i zarządzania zespołem są tyko wycinkiem ich codziennej pracy, dlatego ważne jest ustalenie jasnych reguł pomiędzy działem personalnym a kadrą kierowniczą:
kto komunikuje się z kandydatami i na jakim etapie?
- w jaki sposób i w jakiej formie przekazywana jest informacja zwrotna do kandydatów?
- w jakim terminie klient wewnętrzny przekazuje działowi HR oraz kandydatowi feedback?
- w jakich narzędzi technologicznych korzystamy, aby komunikacja była szybsza i bardziej efektywna?
Jeśli zadbamy o jasne reguły i zasady współpracy, to dopiero wtedy będziemy mogli mówić o efektywnym współdziałaniu działu HR oraz kadry zarządzającej, które jest kluczem do skutecznego zarządzania i budowania dobrego wizerunku firmy jako pracodawcy.