Prowadzenie ewidencji czasu pracy

Ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy musi być przeprowadzana bez względu na to w jaki sposób zatrudnieni są pracownicy. Na każdym pracodawcy spoczywa obowiązek w stosunku do zatrudnianych pracowników tworzenia i wypełniania ewidencji czasu pracy. Ewidencja ta jest bowiem podstawą rozliczenia czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym. Co więcej na podstawie ewidencji czasu pracy wyliczane jest przysługujące pracownikowi wynagrodzenie.

Autopromocja

Pracownicy

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dotyczy wszystkich pracowników, również tych, którzy zarządzają w imieniu pracodawcy zakładem pracy. Jednak w stosunku do tego rodzaju pracowników pracodawca posiada pewne ułatwienie, gdyż nie ma obowiązku ewidencjonowania godzin pracy w poszczególnych dniach pracy. Ewidencja dla pracownika zarządzającego zakładem w imieniu pracodawcy jest prowadzona dla przyjętego okresu rozliczeniowego.

Zobacz: Jak zwolnić pracownika? – poradnik krok po kroku

Co musi zawierać ewidencja czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy musi obejmować następujące informacje o pracy w poszczególnych dobach roboczych, z rozdzieleniem jej na pracę w niedzielę i święta, pracy w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych, pracy w dni wolne od pracy wynikające z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy oraz dyżury.

Autopromocja

Webinarium: Świadectwo pracy – jak je przygotować bez błędów?

Termin: 10 kwietnia 2024 r.

Sprawdź

Co więcej w ewidencji czasu pracy należy oznaczyć inne niż praca okoliczności, takie jak np. urlopy, zwolnienia lekarskie, czy urlopy macierzyńskie.

Ewidencja musi być przejrzysta i zawierać wyjaśnienia symboli w niej zawieranych. Oznacza to, że wpisanie do ewidencji czasu pracy urlopu na żądanie poprzez skrót UŻ musi być wyjaśnione i nie budzić wątpliwości interpretacyjnych. Jasność jest wymagana przede wszystkim w celu uniknięcia nieporozumień w przypadku kontroli powiatowego inspektora pracy.

Zobacz: Co należy uwzględnić w planie urlopów?

Autopromocja

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników

Sprawdź

Czas pracy w podróży służbowej

Gdy pracownik odbywa podróż służbową, fakt ten również musi zostać ujęty w ewidencji czasu pracy. W takim przypadku w ewidencji muszą znaleźć się informacje dotyczące długości trwania czasu pracy w takiej podróży. Nie wystarczającym będzie zaznaczenie jedynie, że dany czas pracy był wykonywany w podróży służbowej.

Konsekwencje oszustw w ewidencji czasu pracy

W przypadku, gdy nieprawidłowości dostrzeżone przez inspektora dotyczą jedynie technicznych braków w ewidencji czasu pracy, inspektor pracy może zastosować wyłącznie wniosek o prawidłowe prowadzenie ewidencji.

Autopromocja

Dokumentacja i oświadczenia związane z pracą zdalną – wzory dokumentów dla każdej formy pracy zdalnej

Sprawdź

Jednak, gdy naruszenia polegają na nieprowadzeniu ewidencji inspektor może stwierdzić takie wykroczenie i ukarać pracodawcę mandatem do 2 tysięcy złotych oraz wystąpić jako oskarżyciel publiczny przed sądem, gdzie grozi pracodawcy kara w wysokości do 30 tysięcy złotych.

Fałszowanie ewidencji czasu pracy może skończyć się wnioskiem inspektora złożonym prokuratorowi w sprawie podejrzenia popełnienia przestępstwa fałszerstwa.

Zobacz serwis: Ustawa antykryzysowa wejdzie do Kodeksu pracy