REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ponowne zatrudnienie pracownika a akta osobowe

Donata Hermann
ekspert ds. prawa i rynku pracy
Ponowne zatrudnienie pracownika a akta osobowe/Fot. Fotolia
Ponowne zatrudnienie pracownika a akta osobowe/Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym akt osobowych pracowników, a także przechowywanie tych dokumentów w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Pracodawca jest zobowiązany prowadzić akta osobowe odrębnie dla każdego pracownika.

Aby zrozumieć pojęcie pracownika, należy odnieść się w tym zakresie do definicji pracownika zawartej w ustawie – Kodeks pracy. Zgodnie z ustawą, pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru oraz spółdzielczej umowy o pracę.

Autopromocja

Dla każdej osoby (niezależnie od wymiaru etatu oraz okresu zatrudnienia) wykonującej pracę na podstawie stosunku pracy, powinna być założona i prowadzona teczka akt osobowych.

Czym są akta pracownicze

Akta osobowe to nic innego jak zbiór dokumentów gromadzonych w związku z rozpoczęciem zatrudnienia u danego pracodawcy, kontynuowaniem stosunku pracy, aż do jego zakończenia.

Zapraszamy na webinarium: Unikaj błędów przy rozwiązywaniu umów o pracę – skuteczny niezbędnik

Akta osobowe mogą fizycznie różnić się od siebie, wszystko zależy od rodzaju zakupionej „teczki akt osobowych”, którą można nabyć w sklepie z artykułami biurowymi. Akta osobowe mogą mieć również formę segregatora. Pracodawca swobodnie decyduje o wyglądzie akt osobowych pracownika.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podział akt osobowych na części

Niezależnie od tego w jaki sposób akta osobowe będą się fizycznie prezentowały – jedno musi pozostać niezmienne. Akta osobowe muszą być podzielone na 3 części, część A, B i C. W kwestii metody podziału poszczególnych części również obowiązuje pewna dowolność. Część A, B i C może być przedzielona specjalnie do tego wydrukowanymi sztywnymi kartami lub po prostu przygotowaną samodzielnie przekładką.

Polecamy książkę: Świadczenia na rzecz pracowników – podatki, ZUS, ewidencja

Każda część akt osobowych musi zawierać spis dokumentów, znajdujących się w poszczególnej części A, B lub C.

W części A akt osobowych pracownika, znajdują swoje miejsce dokumenty związanie z ubieganiem się o zatrudnienie. Część B powinna zawierać dokumenty zebrane i przygotowywane w trakcie zatrudnienia. Cześć C jest przeznaczona dla dokumentów, które są tworzone w związku z ustaniem stosunku pracy.

Podstawowe zasady prowadzenia akt osobowych

Kolejną bardzo ważną zasadą, na którą należy zwrócić uwagę to chronologia czyli odpowiednie wpięcie dokumentów do akt osobowych pracownika. Wszystkie dokumenty powinny być umieszczone w odpowiednich częściach: A, B lub C i powinny być ułożone od najbardziej historycznego do najnowszego dokumentu.

Wszystkie dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ponumerowane. W przypadku jakiejkolwiek zmiany zastosowanej numeracji, należy przekreślić dokonany zapis, jednak w taki sposób aby pozostał ślad po poprzedniej numeracji a następnie zastosować nowy numer dla dokumentu.

Często zdarza się tak, że pracownik dostarcza pracodawcy dokument, który powinien być dostarczony do pracodawcy na początku zatrudnienia, w związku z tym może pojawić się zagrożenie zaburzenia chronologii w dokumentacji pracowniczej. W takim przypadku najlepszym rozwiązaniem jest odnotowanie na złożonym dokumencie daty jego wpływu, a następnie wpięcie dokumentu do akt osobowych jako najnowszego dokumentu w danej części akt osobowych.

Każda z części akt osobowych pracownika przedzielona przygotowanymi do tego celu przegródkami ma na celu wyraźne określenie zawartości danej części akt osobowych. Stanowi ona niejako spis treści i powinna być prowadzona w każdej części akt osobowych i dla każdego pracownika oddzielnie.

Akta osobowe dla pracownika

Historia zatrudnienia pracownika może być bardzo różna. Najczęściej zawieranych jest z pracownikiem kilka umów o pracę, które prędzej czy później zostają (niezależnie od trybu rozwiązania) zakończone. Jeśli zatrudnienie pracownika jest kontynuowane na podstawie kolejnych umów o pracę, a w konsekwencji zatrudnienie nie jest przerwane to oczywistym jest prowadzenie jednych akt osobowych pracownika przez cały okres jego zatrudnienia, niezależnie od ilości czy rodzaju zawartych z pracownikiem umów o pracę.

Pracodawca nie zakłada akt osobowych pracownika dla poszczególnych umów zawieranych z pracownikiem. Pracodawca zobowiązany jest prowadzić akta osobowe pracownika od momentu jego zatrudnienia na podstawie pierwszej umowy o pracę aż do zakończenia stosunku pracy.


W praktyce często pojawia się pytanie, w jaki sposób postąpić w kwestii zakładania i prowadzenia akt osobowych pracownika w przypadku zaistniałych przerw w zatrudnieniu.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.

Z przywołanego przepisu wyraźnie wynika, że akta osobowe są niejako przypisane do danego pracownika. Zatem słuszne wydaje się kontynuowanie akt osobowych danego pracownika nawet w przypadku występujących przerw w zatrudnieniu.

Część ekspertów prawa pracy uważa, że w związku z rozwiązaniem umowy o pracę a co za tym idzie, utraceniem statusu pracownika, ponowne zatrudnienie po przerwie powoduje konieczność ponownego założenia, odrębnych akt osobowych dla nowozatrudnionego pracownika, nawet jeśli przerwa między zatrudnieniem miałaby być bardzo krótka.

W przepisach prawa nie sposób znaleźć odpowiedzi na pojawiające się w praktyce wątpliwości w kwestii ponownego zakładania akt osobowych pracownika.

W związku z brakiem wytycznych w tym zakresie, uważam, że pracodawca może swobodnie decydować o tym czy w przypadku przerwy w zatrudnieniu, zakładać pracownikowi nowe akta osobowe.

Ze względów porządkowych oraz finansowych, bardziej korzystne wydaje się prowadzenie jednych akt osobowych dla danego, konkretnego pracownika niezależnie od przerw w zatrudnieniu. Praktycy prawa pracy często w takiej sytuacji wyraźnie oddzielają poszczególne części akt osobowych dotyczących poprzedniego zatrudnienia od nowego, które zostało zawarte po przerwie.

Pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy na podstawie trzech umów o pracę: umowy na okres próbny od 01.01.2016 do 31.03.2016, na czas określony od 01.04.2016 do 31.08.2016, na czas określony od 01.09.2016 do 31.12.2016. Umowa o pracę zawarta 01.09.2016 rozwiązała się z upływem czasu, na który była zawarta. Nie kontynuowano zatrudnienia.  Oczywiście od momentu zatrudnienia aż do jego zakończenia pracodawca był zobowiązany założyć i rzetelnie prowadzić akta osobowe pracownika. Pracodawca i pracownik postanowili o kontynuowaniu zatrudnienia po kilku miesiącach od dnia rozwiązania ostatniej umowy o pracę. Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę o pracę na czas określony od 01.04.2017.

W opisanych przypadku, pracodawca może na nowo założyć i prowadzić akta osobowe pracownika ale może również wykorzystać poprzednią „teczkę” akt osobowych i wyraźnie oddzielając okresy zakończonego w 2016 zatrudnienia, na nowo rozpocząć gromadzenie dokumentacji pracowniczej, w odpowiednich częściach akt osobowych w związku z zawarciem umowy o pracę w dniu 01.04.2017.

Podstawa prawna:

- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2016.1666 t.j. z dnia 2016.10.12);

- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.2017.894 t.j. z dnia 2017.05.08).

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    BHP: Bony, talony, kupony zamiast posiłku profilaktycznego. Kiedy i komu przysługują, kto wydaje

    Pracownicy zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych mają prawo do posiłków profilaktycznych. Zamiast posiłku w formie dania gorącego pracodawca może im przekazać bony, talony, kupony i inne dowody uprawniające do otrzymania produktów spożywczych lub posiłku.

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią?

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią? Profilaktyk będzie się zajmował oceną sytuacji zdrowotnej i społecznej populacji, jej potrzeb, określaniem priorytetów jak i opracowywaniem danych epidemiologicznych. Trzeba wiedzieć, że od dnia 26 marca obowiązują nowe zawody medyczne, takie jak: profilaktyk, asystentka stomatologiczna, elektroradiolog, higienistka stomatologiczna, instruktor terapii uzależnień, opiekun medyczny, optometrysta, ortoptystka, podiatra, protetyk słuchu, technik farmaceutyczny, technik masażysta, technik ortopeda, technik sterylizacji medycznej, terapeuta zajęciowy.

    Terapeuta zajęciowy - nowość, szczególnie dla niepełnosprawnych

    Terapeuta zajęciowy, często pracuje z osobami wykluczonymi społecznie (chorymi, niepełnosprawnymi, starszymi, bezrobotnymi). Często wykorzystuje różnorodne metody aktywności życiowej pacjentów, stara się przeciwdziałać powstawaniu przewlekłego stanu chorobowego lub trwałego kalectwa oraz wspierać podopiecznego w przystosowaniu do życia w społeczności szpitalnej i pozaszpitalnej. Głównymi zadaniem terapeuty zajęciowego jest dobór odpowiednich form terapii, dostosowanych do stanu zdrowia, potrzeb, zainteresowań i możliwości podopiecznego. Trzeba wiedzieć, że to nowy zawód medyczny.

    Dożywotnie świadczenie honorowe: Co miesiąc dodatkowe 6246,13 zł od ZUS

    Świadczenie honorowe to dodatkowe pieniądze od ZUS dla osób, które ukończyły 100 lat życia. Od 1 marca 2024 r. kwota świadczenia honorowego dla nowych stulatków wynosi 6246,13 zł brutto.

    REKLAMA

    Rada Ochrony Pracy: Marszałek Sejmu Szymon Hołownia wręczył akty powołania członkom Rady

    27 marca 2024 r. Szymon Hołownia, marszałek Sejmu RP, powołał nową Radę Ochrony Pracy. Akty powołania na nową kadencję odebrało 25 członków Rady.

    10000 zł brutto – ile to netto?

    10000 zł brutto wynagrodzenia - ile to netto? Umowa o pracę zawiera wynagrodzenie brutto, od którego należy odjąć składki ZUS, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek. Pozostaje wynagrodzenie netto. Oblicz za pomocą kalkulatora, ile na rękę z 10000 zł brutto otrzyma pracownik.

    Wybierasz się do urzędu, ZUS-u , czy na pocztę w Wielki Piątek? Lepiej sprawdź, które placówki są czynne

    Wielki Piątek nie jest dniem wolnym od pracy, ale nie wszystkie urzędy będą otwarte. Niektóre urzędy marszałkowskie i gminne będą zamknięte, a inne skrócą godziny pracy do 13:00.

    Pracownicy chcą zmienić pracodawcę - raport z rynku pracy

    Aż 45% pracowników w Polsce chce zmienić pracodawcę - taka informacja wynika z raportu "Barometr Rynku Pracy".

    REKLAMA

    Urlop bezpłatny a zapis do PPK

    Urlop bezpłatny - jak wpływa na zapis do PPK? Okazuje się, że nie każda nieobecność w pracy przeszkadza w „zapisaniu” do PPK. Kiedy urlop bezpłatny opóźni zapis do PPK?

    Emerytury niższe od kwietnia 2024 r. - kiedy przejść na emeryturę?

    Emerytury będą niższe od 1 kwietnia 2024 r. - od tego dnia obowiązuje nowa tablica średniego dalszego trwania życia z GUS. Kiedy przejść na emeryturę? Którą tablicę ZUS bierze pod uwagę - z momentu złożenia wniosku o emeryturę czy osiągnięcia wieku emerytalnego?

    REKLAMA