| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Zatrudnienie > Dokumentacja pracownicza > Raport informacyjny ZUS RIA od 1 stycznia 2019 r.

Raport informacyjny ZUS RIA od 1 stycznia 2019 r.

Jak wygląda procedura złożenia raportu informacyjnego ZUS RIA od 1 stycznia 2019 r.? Jakie dane wykazać w raporcie? Ile czasu ma pracodawca na złożenie raportu informacyjnego? Sprawdź szczegóły w niniejszym poradniku.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej po zmianach – przykłady

Założenia:

Stan na kwiecień 2019 roku.

Twoja firma działa na rynku od 1996 roku.

Zatrudniasz (albo zatrudniałeś)

  1. Dwóch pracowników zatrudnionych w roku 1996. Jeden pracuje do dziś, drugi zakończył pracę 31 maja 2006 roku
  2. Pięciu pracowników zatrudnionych w latach 1999 – 2018. Dwóch zakończyło pracę: jeden w marcu 2014 roku, drugi - w marcu 2019 roku. Trzech pozostałych nadal pracuje.
  3. Dwóch pracowników zatrudnionych w styczniu 2019 roku. Jeden zakończył pracę po dwóch miesiącach – w marcu 2019. Jeden  nadal pracuje.

ad 1. Zatrudnieni w roku 1996 (przed 1 stycznia 1999 roku)

Pracownik I        Pracownik II
Zatrudniony w roku 1996 Zatrudniony w roku 1996
Pracuje do dziś Zakończył pracę 31 maja 2006 roku
Okres przechowywania – 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy Okres przechowywania – 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy : 31maja 2056 roku
Nie można skrócić okresu przechowywania zatrudnionym przed 1 stycznia 1999 roku

ad 2. Zatrudnieni pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r – II warianty

Wariant I Nie składasz raportów informacyjnych, pozostajesz przy dotychczasowym okresie przechowywania akt

Pracownicy, którzy zakończyli pracę Pracownicy, którzy nadal pracują
Dwóch pracowników zatrudnionych w latach 1999 – 2018 Trzech pracowników zatrudnionych w latach 1999 – 2018
Zakończyli pracę:   
a) w marcu 2014 r. oraz
 b) w marcu 2019 r.
Pracują do dziś
Okres przechowywania – 50 lat od dnia zakończenia pracy:
a) w marcu 2064 r.,
b) w marcu 2069 r.   
Okres 50 lat przechowywania rozpocznie się niezależnie dla każdego z nich i będzie wynosił 50 lat od dnia zakończenia pracy

Wariant II Decydujesz się złożyć raporty informacyjne

Składasz oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych 15 kwietnia 2019 roku. Warunkiem skrócenia okresu przechowywania nie jest samo złożenie oświadczenia, ale faktyczne przekazanie raportu i dopiero od tego momentu liczy się skrócony  okres. Raport zawiera informacje niezbędne do ustalenia emerytury lub renty za zamknięty okres pomiędzy latami 1999 a 2018.

Dwóch pracowników zatrudnionych w latach 1999 – 2018, którzy zakończyli pracę Trzech pracowników zatrudnionych w latach 1999 – 2018, którzy nadal pracują

Składa raporty za dwóch pracowników, którzy zakończyli pracę w 2014 r. oraz 2019 r. w ciągu 12 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia o zamiarze przekazania raportu np. w grudniu 2019 roku

Składa raporty za trzech nadal pracujących dopiero wraz z wyrejestrowaniem ich z ubezpieczeń. Jeżeli np. jeden zakończy pracę w maju 2020 roku, raport za niego zostanie złożony dopiero wtedy.

Okres przechowywania wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport. Jeżeli został złożony w lutym 2020, 10 lat upłynie 31 grudnia 2030 roku.

Okres przechowywania wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny. Jeżeli został złożony w czerwcu 2020, 10 lat upłynie 31 grudnia 2030 roku.

ad. 3 Pracownicy zatrudnieni po wejściu w życie ustawy - w styczniu 2019 roku

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy.

W przypadku pracownika, który został zatrudniony w styczniu, a zakończył pracę w marcu 2019 roku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zakończy się 31 grudnia 2029 roku.

Pomiędzy 1 stycznia 2030 a 1 lutego 2030 pracownik będzie mógł odebrać dokumentację pracowniczą. Dowie się o tym z informacji, którą powinien otrzymać od Ciebie wraz ze świadectwem pracy. Będzie ona zawierała informację o:

  • okresie przechowywania
  • możliwości odbioru dokumentacji po okresie przechowywania
  • zniszczeniu dokumentacji w przypadku jeżeli nie zostanie odebrana we wskazanym okresie.

Na zniszczenie dokumentacji masz 12 miesięcy od 1 lutego 2030 roku. Jeżeli pracownik zgłosi się po upływie miesiąca przewidzianego na odbiór, a dokumentacja nie została jeszcze zniszczona, możesz wydać pracownikowi dokumentację.

Inne obowiązki przedsiębiorcy w związku ze zmianami przepisów od 2019 roku

Pamiętaj, że już od początku 2019 roku:

  • jeżeli np. zwolnisz pracownika, wraz ze świadectwem pracy powinieneś przekazać informację dotyczącą przechowywania akt pracowniczych
  • w niektórych sytuacjach będziesz wysyłał do ZUS nowe  imienne raporty miesięczne (ZUS RPA)

Informacja o okresie przechowywania dokumentów pracowniczych po zakończeniu pracy

Wraz ze świadectwem pracy, będziesz miał obowiązek przekazania pracownikowi informacji o:

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej
  • możliwości jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w wyznaczonym na to okresie.

Jeżeli pracownik zatrudniony pomiędzy 1 stycznia 1999 roku, a 1 stycznia 2019 roku nie otrzyma (od ZUS ani od ciebie) żadnej informacji dotyczącej okresu przechowywania, jego dokumentacja będzie przechowywana przez 50 lat od daty zakończenia pracy.

Źródło: biznes.gov.pl

Czytaj także

Narzędzia kadrowego

POLECANE

DOKUMENTACJA PRACOWNICZA 2019

reklama

Ostatnio na forum

RODO 2018

Artykuł partnerski

Eksperci portalu infor.pl

Radosław Michał Stępień

Adwokat

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »