Od 2027 r. corocznie lub raz na 3 lata pracodawcy będą tworzyć raporty dot. luki płacowej

• Dla kogo nowy obowiązek co roku, a dla kogo raz na 3 lata?
• Raport dot. luki płacowej od 2027 r.
• Wspólna ocena wynagrodzeń - obowiązek pracodawcy
• Pomoc i szkolenia dla pracodawców zatrudniający do 249 pracowników
• Sankcje dla pracodawcy od 2027 r.

Dla kogo nowy obowiązek co roku, a dla kogo raz na 3 lata?

Nowy obowiązek wynikający z dyrektywy płacowej będzie obejmował pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników. W zależności od wielkości pracodawcy będą zobowiązani do corocznego raportu albo raz na 3 lata:

• pracodawcy zatrudniający 250 pracowników lub więcej do dnia 7 czerwca 2027 r., a następnie co roku;
• pracodawcy zatrudniający od 150 do 249 pracowników do dnia 7 czerwca 2027 r., a następnie co trzy lata;
• pracodawcy zatrudniający od 100 do 149 pracowników, do dnia 7 czerwca 2031 r., a następnie co trzy lata.

Najwięksi pracodawcy będą przygotowywali raport każdego roku, poczynając od 2027 r. z informacjami za 2026 r. Średni pracodawcy sporządzą dokument co 3 lata, licząc od 2027 r., a najmniejsi (od 100 do 149 pracowników) zostaną zobowiązani do tego dopiero w 2031 r. Kierownictwo danego pracodawcy musi potwierdzić rzetelność przekazywanych informacji po skonsultowaniu się z przedstawicielami pracowników. Dodatkowo przedstawicielom zapewnia się dostęp do metodologii stosowanej przez pracodawcę.

Raport dot. luki płacowej od 2027 r.

W ramach raportu pracodawcy będą zobowiązani do dostarczania informacji dotyczących poprzedniego roku kalendarzowego na temat:

• luki płacowej ze względu na płeć,
• luki płacowej ze względu na płeć w formie składników uzupełniających lub zmiennych,
• mediany luki płacowej ze względu na płeć,
• mediany luki płacowej ze względu na płeć w formie składników uzupełniających lub zmiennych,
• odsetka pracowników płci żeńskiej i męskiej otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne,
• odsetka pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdym kwartylu wynagrodzenia,
• luki płacowej ze względu na płeć wśród pracowników w podziale na kategorie pracowników, według zwykłej podstawowej płacy godzinowej lub miesięcznej oraz składników uzupełniających lub zmiennych.

Wymagane dane będą przekazywane organowi monitorującemu za pomocą narzędzia informatycznego dostarczonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego i udostępnionego przez organ monitorujący w porozumieniu z Prezesem GUS. Wszystkie (z wyjątkiem luki płacowej ze względu na płeć wśród pracowników w podziale na kategorie pracowników) powinny być publikowane przez organ monitorujący i mogą być publikowane przez pracodawcę np. na stronie internetowej. Dyrektywa nie wymaga podawania do wiadomości publicznej luki płacowej ze względu na płeć wśród pracowników w podziale na kategorie pracowników.

Wskazane informacje pracodawcy przekazują wszystkim pracownikom i ich przedstawicielom bez czekania na wniosek, a dodatkowo na wniosek także inspektorowi pracy oraz organowi ds. równości w terminie 14 dni od jego otrzymania przez pracodawcę (art. 13–23 projektu ustawy krajowej) - także z poprzednich czterech lat, o ile są one dostępne. Wszystkie wymienione osoby mogą zwrócić się do pracodawcy o dodatkowe wyjaśnienia i szczegóły dotyczące przekazywanych danych. Oznacza to, że każdy pracownik zostanie uprawniony do prośby wyjaśnienia np. różnic w wynagrodzeniach ze względu na płeć. Pracodawcy muszą naprawdę dobrze przygotować się do nowych przepisów. Działy kadr i płac mają ręce pełne roboty, a będzie jej jeszcze więcej w 2027 r. Odpowiedź na każdy wniosek i prośbę o wyjaśnienia pracodawca musi uzasadnić w rozsądnym terminie. Tutaj winno się poczynić odpowiednie kroki, by wyjaśnienie nie pozostawiało wątpliwości. Ewentualne różnice w zarobkach ze względu na płeć muszą być uzasadnione obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami. W przeciwnym razie pracodawca będzie zmuszony do wyrównania różnic (podjęcie środków zaradczych) we współpracy z przedstawicielami pracowników, inspektoratem pracy lub organem ds. równości.

Wspólna ocena wynagrodzeń - obowiązek pracodawcy

Kolejnym obowiązkiem pracodawców zatrudniający co najmniej 100 pracowników jest przeprowadzenie wspólnej oceny wynagrodzeń, jeśli spełnione są kumulatywne przesłanki z art. 10 ust. 1 dyrektywy czyli:

1. sprawozdawczość dotycząca wynagrodzeń wykazuje różnicę średniego poziomu wynagrodzenia między pracownikami płci żeńskiej i męskiej, wynoszącą co najmniej 5 % w którejkolwiek kategorii pracowników;
2. pracodawca nie uzasadnił takiej różnicy w średnim poziomie wynagrodzenia na podstawie obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów;
3. pracodawca nie zaradził takiej nieuzasadnionej różnicy w średnim poziomie wynagrodzenia w ciągu sześciu miesięcy od dnia przedłożenia sprawozdania dotyczącego wynagrodzeń.

Chodzi tutaj o przegląd i weryfikację struktur wynagrodzeń. Analizie podlegają wszystkie kategorie pracowników. Wspólna ocena wynagrodzeń obejmuje:

1. analizę odsetka pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdej kategorii pracowników;
2. informacje na temat średnich poziomów wynagrodzenia pracowników płci żeńskiej i męskiej oraz składników uzupełniających lub zmiennych dla każdej kategorii pracowników;
3. wszelkie różnice w średnich poziomach wynagrodzenia pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdej kategorii pracowników;
4. przyczyny takich różnic w średnich poziomach wynagrodzenia, na podstawie obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów, jeżeli takie istnieją, ustalone wspólnie przez przedstawicieli pracowników oraz pracodawcę;
5. odsetek pracowników płci żeńskiej i męskiej, którzy skorzystali z jakiejkolwiek poprawy wynagrodzenia po powrocie z urlopu macierzyńskiego lub ojcowskiego, rodzicielskiego lub opiekuńczego, o ile taka poprawa nastąpiła w danej kategorii pracowników w okresie przebywania na urlopie;
6. środki mające na celu odniesienie się do różnic w wynagrodzeniu, jeżeli nie są one uzasadnione obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami;
7. ocenę skuteczności środków uwzględnionych we wcześniejszych wspólnych ocenach wynagrodzeń.

Celem wspólnej oceny wynagrodzeń jest zidentyfikowanie różnic w wynagrodzeniach pracowników płci żeńskiej i męskiej, które nie są uzasadnione obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami, a także wyeliminowanie dyskryminacji płacowej ze względu na płeć w rozsądnym terminie poprzez przyjęcie środków zaradczych. Pracodawcy udostępniają wspólną ocenę wynagrodzeń pracownikom i przedstawicielom pracowników oraz przekazują ją organowi monitorującemu zgodnie. Natomiast na wniosek udostępniają ją inspektoratowi pracy oraz organowi ds. równości.

Pomoc i szkolenia dla pracodawców zatrudniający do 249 pracowników

Dyrektywa płacowa nakazuje państwom członkowskim zapewnienie wsparcia pracodawcom zatrudniającym mniej niż 250 pracowników oraz zainteresowanym przedstawicielom pracowników w formie pomocy technicznej i szkoleń - art. 11 dyrektywy.

Sankcje dla pracodawcy od 2027 r.

Dyrektywa nakazuje nałożenie sankcji na pracodawców nie stosujących się do regulacji wdrażających jej postanowienia. Będą to kary finansowe w wysokości od 2 tys. zł do nawet 60 tys. zł. Będą wymierzany, gdy pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu:

1. nie oceni wartości poszczególnych stanowisk pracy lub rodzaju pracy,
2. nie zapewni pracownikowi dostępu do informacji o kryteriach,
3. nie udostępni pracownikowi na wniosek informacji,
4. nie udzieli pracownikowi na wniosek informacji,
5. nie sporządzi sprawozdania z luki płacowej,
6. nie przekaże wymienionych w projekcie ustawy informacji,
7. nie dokona wspólnej oceny wynagrodzeń,
8. nie zastosuje środków zaradczych,
9. zamieści w umowie o pracę postanowienia zakazujące ujawnienia przez pracowników wysokości otrzymywanego przez nich wynagrodzenia.

Uregulowane w prawie krajowym kary mają mieć charakter odstraszający. Będą proporcjonalne do rodzaju naruszeń (art. 45 projektu ustawy). Ich wysokość ma korespondować z karami przewidzianymi w prawie pracy, a dokładnie w Ustawie z dnia 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dziennik Ustaw z 2026, poz. 473).