5 nowych zasad dla pracodawców w 2026 r.: jawność wynagrodzeń i stanowisk w rekrutacji. Czy obejmuje składniki niepieniężne, premie, dodatki?

• 5 nowych zasad od 2026 r.: jawność wynagrodzeń i stanowisk w rekrutacji
• Zasada 1. Jawne wynagrodzenie oznacza pełną informację, a nie tylko stawkę podstawową
• Zasada 2. Informacja o wynagrodzeniu musi być możliwa do udokumentowania
• Zasada 3. Moment przekazania informacji wpływa na legalność procesu
• Zasada 4. Spójność komunikacji między pracodawcą a agencją nie jest już opcją
• Zasada 5. Neutralność ogłoszeń to realny obowiązek, nie językowa kosmetyka
• Jawność jako element dojrzałych procesów i komunikacji

5 nowych zasad od 2026 r.: jawność wynagrodzeń i stanowisk w rekrutacji

24 grudnia 2025 r. weszły w życie zmiany w Kodeksie pracy dotyczące transparentności wynagrodzeń oraz neutralności płciowej ogłoszeń o pracę. Choć często postrzegane są jako kolejny obowiązek formalny, w praktyce wymuszają one zmianę podejścia do rekrutacji – zarówno po stronie pracodawców, jak i podmiotów wspierających ich w pozyskiwaniu pracowników. Nowe regulacje przesuwają punkt ciężkości z samych deklaracji na sposób prowadzenia procesu. Znaczenie ma nie tylko to, co pracodawca oferuje, ale również jak, kiedy i w jakiej formie przekazuje informacje kandydatom oraz czy potrafi zachować spójność komunikacji na każdym etapie rekrutacji.

Zasada 1. Jawne wynagrodzenie oznacza pełną informację, a nie tylko stawkę podstawową

Jednym z kluczowych obowiązków wynikających z nowych przepisów jest przekazywanie kandydatom kompletnej informacji o proponowanym wynagrodzeniu. Nie może ona ograniczać się wyłącznie do stawki zasadniczej, lecz powinna obejmować wszystkie składniki pieniężne i niepieniężne, w tym premie, dodatki oraz inne świadczenia związane z pracą.

W praktyce największe ryzyko błędów dotyczy systemów premiowych, które bywają opisywane ogólnikowo lub różnie interpretowane przez osoby prowadzące rekrutację. Dla pracodawców oznacza to konieczność uporządkowania i jednoznacznego opisania zasad wynagradzania jeszcze przed rozpoczęciem procesu rekrutacyjnego.

Zasada 2. Informacja o wynagrodzeniu musi być możliwa do udokumentowania

Nowe regulacje wyraźnie wskazują, że informacje dotyczące wynagrodzenia oraz zasad jego ustalania powinny być przekazywane w formie papierowej lub elektronicznej. Ma to znaczenie nie tylko organizacyjne, ale przede wszystkim dowodowe.

W praktyce oznacza to odejście od nieformalnych ustaleń przekazywanych wyłącznie ustnie. E-mail, karta warunków stanowiska czy dedykowany formularz informacyjny stają się standardem bezpiecznego procesu rekrutacyjnego. Brak śladu komunikacji może bowiem stanowić istotny problem w przypadku kontroli lub sporu z kandydatem.

Zasada 3. Moment przekazania informacji wpływa na legalność procesu

Przepisy precyzują nie tylko zakres informacji, ale również moment ich przekazania. Kandydat powinien otrzymać dane o wynagrodzeniu z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby mógł prowadzić świadome i przejrzyste negocjacje warunków zatrudnienia.

Choć ustawodawca dopuszcza kilka momentów przekazania informacji – już w ogłoszeniu, przed rozmową kwalifikacyjną lub przed nawiązaniem stosunku pracy – z perspektywy pracodawcy im późniejszy etap, tym większe ryzyko zakwestionowania rzetelności procesu. Transparentność na wczesnym etapie staje się elementem budowania bezpieczeństwa prawnego.

Zasada 4. Spójność komunikacji między pracodawcą a agencją nie jest już opcją

Zmiany w Kodeksie pracy w szczególny sposób wpływają na rekrutacje prowadzone przy wsparciu agencji pracy tymczasowej. Odpowiedzialność za zgodność procesu z przepisami nie może opierać się na domysłach ani nieformalnych ustaleniach.

Pracodawca musi przekazywać agencji pełne, aktualne i jednoznaczne informacje dotyczące warunków zatrudnienia. Agencja z kolei nie powinna ich interpretować ani „doprecyzowywać” w trakcie rozmów z kandydatami. Spójność przekazu staje się jednym z kluczowych elementów legalności rekrutacji.

Polecamy: Szkolenie: Równość i przejrzystość wynagrodzeń w praktyce – narzędzia i dobre praktyki

Zasada 5. Neutralność ogłoszeń to realny obowiązek, nie językowa kosmetyka

Ostatnim, ale nie mniej istotnym elementem nowych regulacji jest obowiązek zapewnienia neutralności płciowej ogłoszeń o pracę. Dotyczy to zarówno nazw stanowisk, jak i treści ogłoszeń. Pracodawcy muszą zwrócić uwagę na język, który nie sugeruje preferencji względem płci ani nie utrwala stereotypów. Co istotne, nawet prawidłowo określone warunki wynagrodzenia nie chronią przed zarzutem dyskryminacji, jeśli samo ogłoszenie zostało sformułowane w sposób niezgodny z przepisami.

Za rozwiązania rekomendowane uznaje się w szczególności:

• stosowanie pełnych form męskich i żeńskich nazw stanowisk (np. specjalista/specjalistka, operator/operatorka),
• używanie form bezosobowych lub opisowych, koncentrujących się na funkcji, a nie na płci (np. praca na produkcji, osoba do pakowania zamówień),
• posługiwanie się neutralnymi płciowo nazwami angielskimi, o ile są one powszechnie przyjęte w języku polskim lub oferta kierowana jest do kandydatów anglojęzycznych.

Dopuszczalne, choć nierekomendowane, pozostają skrócone formy typu „/-ka” lub oznaczenia „(m/k/x)”. Niedopuszczalne są natomiast nazwy stanowisk i sformułowania jednoznacznie przypisane do jednej płci lub sugerujące preferencję płciową, niezależnie od intencji pracodawcy.

Jawność jako element dojrzałych procesów i komunikacji

Zmiany w zakresie transparentności wynagrodzeń nie sprowadzają się do jednorazowej korekty ogłoszeń rekrutacyjnych. W praktyce wymuszają one uporządkowanie procesów, jasny podział odpowiedzialności oraz ścisłą współpracę pomiędzy pracodawcami a podmiotami realizującymi rekrutacje.

Warto jednocześnie podkreślić, że aktualne przepisy nie wprowadzają obowiązków, które często pojawiają się w publicznych interpretacjach. Nie oznaczają one konieczności publikowania widełek wynagrodzenia w każdym ogłoszeniu o pracę – informacja ta może zostać przekazana na późniejszym etapie procesu, zgodnie z określonymi zasadami. Zmiany nie wymagają również automatycznej aktualizacji wszystkich dokumentów wewnętrznych ani aneksowania obowiązujących umów wyłącznie z powodu wejścia w życie nowych regulacji. Przepisy nie nakładają także obowiązku stosowania form typu „K/M/X” ani tworzenia sztucznych nazw stanowisk – kluczowe pozostaje zachowanie neutralności językowej i niedyskryminującego charakteru komunikacji.