Setki tysięcy osób może zwiększyć swoje uprawnienia pracownicze. Coraz mniej miesięcy na udowodnienie wyższego stażu pracy

• Nowe przepisy zwiększające wymiar urlopu od stycznia lub maja 2026 r.
• Obowiązek ponownego przeliczenia stażu pracy pracowników
• Zaświadczenia potwierdzające staż pracy
• Okres korzystania z ulgi na start a staż pracy
• Działalność nierejestrowana a staż pracy
• Wnioski o udzielenie brakujących dni urlopu

Nowe przepisy zwiększające wymiar urlopu od stycznia lub maja 2026 r.

Od 1 maja 2026 roku istotnie zmieniają się zasady ustalania stażu pracy w firmach prywatnych. Do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze, będą wliczane nie tylko lata przepracowane na podstawie umowy o pracę, ale również okresy wykonywania pracy na umowach zlecenia oraz prowadzenia działalności gospodarczej. To efekt nowelizacji Kodeksu pracy, która wcześniej – od 1 stycznia 2026 roku – objęła sektor publiczny, a od maja zaczęła obowiązywać także prywatnych pracodawców.

Nowe przepisy mają ogromne znaczenie dla setek tysięcy osób, które przez lata pracowały poza etatem. Do tej pory doświadczenie zdobyte na zleceniu czy w ramach samozatrudnienia często nie miało wpływu na staż pracy, a tym samym na wymiar urlopu, dodatki stażowe, długość okresu wypowiedzenia czy prawo do nagród jubileuszowych. W praktyce osoba prowadząca firmę przez kilka lat, po przejściu na etat, była traktowana jak pracownik rozpoczynający karierę zawodową. Od 2026 roku ma się to zmienić. Do stażu pracy mogą być zaliczane między innymi:

• okresy wykonywania umów zlecenia,
• umowy agencyjne,
• działalność gospodarcza,
• współpraca przy prowadzeniu działalności,
• wybrane okresy pracy za granicą,
• inne formy aktywności zawodowej objęte składkami i potwierdzone dokumentami.

Obowiązek ponownego przeliczenia stażu pracy pracowników

Dla pracodawców oznacza to konieczność ponownego przeliczenia stażu pracy wielu zatrudnionych osób. Pracownicy mogą bowiem dostarczać dokumenty potwierdzające wcześniejsze okresy aktywności zawodowej — zaświadczenia z ZUS, wpisy do CEIDG czy umowy cywilnoprawne — co może skutkować natychmiastowym nabyciem prawa do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego. W wielu przypadkach pojawi się również obowiązek wyrównania zaległego urlopu nawet do trzech lat wstecz. Nowelizacja ma wyrównać sytuację osób pracujących na różnych podstawach prawnych i sprawić, że rzeczywiste doświadczenie zawodowe będzie miało znaczenie niezależnie od formy zatrudnienia.

Zaświadczenia potwierdzające staż pracy

Zaświadczenie potwierdzające odpowiednie okresy wydawać będzie Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Jeżeli z jakiegoś powodu ZUS nie będzie w stanie wydać takiego zaświadczenia (np. bo przepracowany okres był dawno temu), pracownik będzie miał możliwość udowodnienia stażu własnymi dokumentami np.:

• umowy cywilnoprawne,
• rachunki lub faktury,
• dokumenty potwierdzające opłacanie składek,
• zaświadczenia z urzędu skarbowego lub CEIDG.

Okres korzystania z ulgi na start a staż pracy

Co istotne, art. 302(1) § 4 Kodeksu pracy jeszcze szerzej definiuje okresy podlegające zaliczeniu do stażu pracy. Przepisy obejmują bowiem także okres korzystania z tzw. „ulgi na start”, o której mowa w art. 18 ust. 1 Prawa przedsiębiorców, a więc czas prowadzenia działalności gospodarczej, w którym początkujący przedsiębiorca nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Do stażu będą mogły zostać zaliczone również okresy współpracy z osobą korzystającą z „ulgi na start”, pod warunkiem opłacania składek na ubezpieczenia społeczne — emerytalne, rentowe lub wypadkowe.

Należy jednak pamiętać, że uwzględnienie tych okresów będzie możliwe wyłącznie wtedy, gdy składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe były faktycznie odprowadzane albo gdy zostanie odpowiednio wykazane, że obowiązek ich opłacania nie istniał. Zmiana ta ma charakter przełomowy, ponieważ w praktyce znacząco zbliża sytuację osób samozatrudnionych oraz wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych do statusu pracowników zatrudnionych na etacie.

Działalność nierejestrowana a staż pracy

Należy również zwrócić uwagę, że działalność nierejestrowana (NDG) nie jest uznawana za działalność gospodarczą w rozumieniu art. 5 Prawa przedsiębiorców. W konsekwencji co do zasady nie stanowi ona samodzielnej podstawy do uwzględnienia w stażu pracy na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców. W praktyce istotne znaczenie może mieć także płynna granica pomiędzy działalnością nierejestrowaną a działalnością gospodarczą. O charakterze danej aktywności decyduje bowiem między innymi moment przekroczenia ustawowego limitu przychodu, po którym działalność nierejestrowana z mocy prawa przekształca się w działalność gospodarczą. Okoliczność ta może mieć bezpośredni wpływ na ocenę, czy określony okres będzie podlegał zaliczeniu do stażu pracy.

Wnioski o udzielenie brakujących dni urlopu

Dla pracodawcy oznacza to nie tylko konieczność skorygowania ewidencji czasu pracy i naliczeń urlopowych, ale często również organizacyjne i finansowe konsekwencje. Pracownik może bowiem domagać się udzielenia brakujących dni wolnych albo wypłaty ekwiwalentu, jeśli stosunek pracy już ustał. W większych organizacjach, gdzie rotacja pracowników jest wysoka, podobne przypadki mogą generować dodatkowe obowiązki administracyjne oraz ryzyko błędów kadrowych.

Dlatego pracodawcy coraz częściej już na etapie zatrudnienia przypominają pracownikom o konieczności dostarczenia kompletu dokumentów wpływających na staż urlopowy. Pozwala to uniknąć późniejszych korekt i sporów związanych z niewłaściwie ustalonym wymiarem urlopu wypoczynkowego.