REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-zwolnienia - obowiązki płatnika od 1 lipca 2018 r.

E-zwolnienia - obowiązki płatnika od 1 lipca 2018 r./fot.Shutterstock
E-zwolnienia - obowiązki płatnika od 1 lipca 2018 r./fot.Shutterstock
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W jakiej formie płatnik powinien przechowywać e-ZLA? Czy istnieje jakiś minimalny okres przechowywania zaświadczeń lekarskich? Od 1 lipca 2018 r. zaświadczenia lekarskie będą wystawiane wyłącznie w formie dokumentu elektronicznego.

Problem

Coraz częściej otrzymujemy zwolnienia lekarskie naszych ubezpieczonych w postaci elektronicznej (e-ZLA) na PUE ZUS. Czy mamy obowiązek archiwizować takie zwolnienia, np. przechowywać ich wydruki? Czy istnieje jakiś minimalny okres przechowywania zaświadczeń lekarskich?

Autopromocja

Rada

Obowiązujące przepisy nie określają sposobu przechowywania zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy wystawionych w formie elektronicznej. Dlatego należy przyjąć, że dokument ten mogą Państwo przechowywać w postaci papierowej – jako wydruk z PUE. Należy uznać, że zaświadczenie lekarskie powinni Państwo przechowywać przez okres co najmniej 3 lat (bez względu na formę, w jakiej zostało ono Państwu udostępnione). Szczegóły w uzasadnieniu.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Uzasadnienie

Ze względu na brak przepisów określających sposób przechowywania zaświadczenia lekarskiego o czasowej niezdolności do pracy wystawionego w formie dokumentu elektronicznego (e-ZLA) płatnik składek może:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Od 1 stycznia 2016 r. lekarze mają możliwość wystawiania zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy w formie dokumentu elektronicznego (e-ZLA). Zaświadczenia lekarskie w postaci papierowej (ZLA), która obowiązywała przed 1 stycznia 2016 r., będą wystawiane tylko do 30 czerwca 2018 r. Jednak po tej dacie płatnicy nadal mogą otrzymywać zaświadczenia jako dokument papierowy, przy czym może to dotyczyć wyłącznie e-ZLA i mieć miejsce w następujących przypadkach:

  • w trybie alternatywnym, tj. gdy lekarz nie ma możliwości wystawienia e-ZLA (w szczególności przez brak dostępu do Internetu) albo jego podpisania – jako formularz wydrukowany przez lekarza z systemu teleinformatycznego, a następnie przez niego wypełniony i opatrzony pieczęciami, lub
  • gdy płatnik składek nie posiada profilu na PUE albo na wniosek ubezpieczonego, nawet gdy płatnik posiada taki profil –  jako wydruk e-ZLA.

Dodatkowo, w wyniku wprowadzenia od 1 stycznia 2016 r. możliwości wystawiania zaświadczenia lekarskiego w formie elektronicznej (a ostatecznie będzie to obowiązek od 1 lipca 2018 r.), uchylono przepisy o konieczności dostarczenia pracodawcy zaświadczenia lekarskiego wystawionego w formie elektronicznej w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pod rygorem obniżenia zasiłku o 25% za każdy dzień przypadający od 8. dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia płatnikowi zaświadczenia lekarskiego.

Od 1 lipca 2018 r. zaświadczenia lekarskie będą wystawiane wyłącznie w formie dokumentu elektronicznego.

Przepisy określające czas przechowywania dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika wprowadzają kilka terminów. W odniesieniu do przechowywania kopii deklaracji rozliczeniowych okres ten ustalono na 5 lat, licząc od dnia ich przekazania do ZUS. Ten sam okres dotyczy złożonych raportów imiennych (ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA) oraz dokumentów korygujących te raporty.

Termin ten nie odnosi się jednak do okresu przechowywania dokumentów niezbędnych do wypłaty i ustalenia wysokości zasiłków, które powinny być przechowywane przez płatnika zasiłku przez okres 3 lat – licząc od końca roku kalendarzowego, w którym je wystawiono (art. 55b ust. 2 ustawy zasiłkowej). Mimo że wskazany przepis ustawy zasiłkowej odnosi się do obowiązków ZUS w tym zakresie, należy uznać, że ma zastosowanie również do płatnika zasiłków. Ponadto podany okres przechowywania dotyczy nie tylko zaświadczeń wystawianych na zasadach obowiązujących przed 1 stycznia 2016 r., ale także zwolnień lekarskich wystawionych w formie elektronicznej od tej daty. Należy przyjąć, że jest to związane z dłuższym, bo trwającym 3 lata, okresem przedawnienia roszczenia o wypłatę zasiłku, m.in. chorobowego i opiekuńczego, w przypadku gdy niewypłacenie tych świadczeń było następstwem błędu płatnika składek lub ZUS. Zasadniczo roszczenie o wypłatę zasiłku chorobowego, wyrównawczego, macierzyńskiego oraz opiekuńczego przedawnia się po upływie 6 miesięcy od ostatniego dnia okresu, za który zasiłek przysługuje. Jeżeli jednak niezgłoszenie roszczenia o wypłatę zasiłku nastąpiło z przyczyn niezależnych od osoby uprawnionej, termin 6 miesięcy liczy się od dnia, w którym ustała przeszkoda uniemożliwiająca zgłoszenie roszczenia (art. 67 ustawy zasiłkowej).

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 1 pkt 13, pkt 16, pkt 26, art. 23 ust. 1, art. 26 pkt 3 ustawy z 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw –  Dz.U. z 2015 r. poz. 1066; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 992

  • art. 55b ust. 2, art. 67 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1368

  • art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – j.t.  Dz.U. z 2017 r. poz. 1778; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 357

Marta Brakoniecka - specjalista z zakresu kadr i płac, praktyk z wieloletnim doświadczeniem

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Dożywotnie świadczenie honorowe: Co miesiąc dodatkowe 6246,13 zł od ZUS

    Świadczenie honorowe to dodatkowe pieniądze od ZUS dla osób, które ukończyły 100 lat życia. Od 1 marca 2024 r. kwota świadczenia honorowego dla nowych stulatków wynosi 6246,13 zł brutto.

    Rada Ochrony Pracy: Marszałek Sejmu Szymon Hołownia wręczył akty powołania członkom Rady

    27 marca 2024 r. Szymon Hołownia, marszałek Sejmu RP, powołał nową Radę Ochrony Pracy. Akty powołania na nową kadencję odebrało 25 członków Rady.

    10000 zł brutto – ile to netto?

    10000 zł brutto wynagrodzenia - ile to netto? Umowa o pracę zawiera wynagrodzenie brutto, od którego należy odjąć składki ZUS, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek. Pozostaje wynagrodzenie netto. Oblicz za pomocą kalkulatora, ile na rękę z 10000 zł brutto otrzyma pracownik.

    Wybierasz się do urzędu, ZUS-u , czy na pocztę w Wielki Piątek? Lepiej sprawdź, które placówki są czynne

    Wielki Piątek nie jest dniem wolnym od pracy, ale nie wszystkie urzędy będą otwarte. Niektóre urzędy marszałkowskie i gminne będą zamknięte, a inne skrócą godziny pracy do 13:00.

    REKLAMA

    Pracownicy chcą zmienić pracodawcę - raport z rynku pracy

    Aż 45% pracowników w Polsce chce zmienić pracodawcę - taka informacja wynika z raportu "Barometr Rynku Pracy".

    Urlop bezpłatny a zapis do PPK

    Urlop bezpłatny - jak wpływa na zapis do PPK? Okazuje się, że nie każda nieobecność w pracy przeszkadza w „zapisaniu” do PPK. Kiedy urlop bezpłatny opóźni zapis do PPK?

    Emerytury niższe od kwietnia 2024 r. - kiedy przejść na emeryturę?

    Emerytury będą niższe od 1 kwietnia 2024 r. - od tego dnia obowiązuje nowa tablica średniego dalszego trwania życia z GUS. Kiedy przejść na emeryturę? Którą tablicę ZUS bierze pod uwagę - z momentu złożenia wniosku o emeryturę czy osiągnięcia wieku emerytalnego?

    Social media zmieniają mózgi ich użytkowników. Zmniejszają zdolność koncentracji. Ale można odwrócić ten proces. Jak?

    Z każdym rokiem nasza zdolność koncentracji spada – alarmują eksperci od psychologii i kognitywistyki. W ciągu ostatniej dekady średni czas skupienia przeciętnego człowieka obniżył się o 28 sekund. Winny jest internet, a zwłaszcza social media. Da się to jednak odwrócić – zauważają specjaliści z platformy Preply. 

    REKLAMA

    Nowoczesne zarządzanie ludźmi. Jak skutecznie improwizować w zwinnym zespole?

    Improwizacja w pracy zazwyczaj kojarzy się dość pejoratywnie - strategie, plany, systemy, zasady działania i współdziałania wydają się nie dawać przestrzeni na spontaniczność. Z drugiej strony „Agile” jawi się jako remedium na sztywność i konieczność dostosowania się do zmian otoczenia czy też reagowania na to, co nieprzewidywalne. Gdzie znaleźć złoty środek? Jak w regułach i zasadach stworzyć przestrzeń na samoorganizację, kreatywność i inicjatywę?

    To nie jest prima aprilis: Od 1 kwietnia 2024 r. ZUS obliczy niższe emerytury

    Od 1 kwietnia 2024 r. zaczną obowiązywać nowe tablice średniego dalszego trwania życia kobiet i mężczyzn. Na ich podstawie będą przyznawane emerytury zgłoszone od 1 kwietnia bieżącego roku do 31 marca 2025 r.

    REKLAMA