Tematy - Zmiany prawa 2018, Akta osobowe

Dokumentacja pracownicza - jak ją prowadzić? To problem wielu przedsiębiorców, pracodawców i kadrowych. Pytań jest wiele: co to jest dokumentacja pracownicza? Jakie są dokumenty pracownicze? Co musi być w aktach osobowych pracownika? Jaka kara za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej? Kiedy pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą?

Zatrudnialiśmy pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony od 1 sierpnia 2019 r. do 29 lutego 2020 r. w pełnym wymiarze czasu pracy na stanowisku technika farmaceutycznego. Umowa o pracę rozwiązała się z upływem czasu, na jaki była zawarta. Po 6-miesięcznej przerwie od 1 września 2020 r. ponownie nawiązaliśmy stosunek pracy z byłym pracownikiem w niepełnym wymiarze czasu pracy na tym samym stanowisku. Czy akta osobowe tego pracownika powinny być kontynuowane, czy należy założyć nową dokumentację?

Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych przedsiębiorcy zwracają się z pytaniami, czy w ramach przeprowadzanych kontroli instytucje, takie jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) czy Państwowa Inspekcja Pracy (PIP), mogą mieć wgląd do akt osobowych pracowników. Kiedy instytucje państwowe wykonują czynności kontrolne w ramach przyznanych im uprawnień, mogą mieć wgląd w dokumentację pracownika?

Pracodawca jako administrator danych zawartych w dokumentacji pracowniczej nie musi prosić pracownika o zgodę na przetwarzanie jego danych. Jeśli w aktach osobowych znajdują się dane zebrane w sposób niezgodny z prawem, pracodawca musi je usunąć.

Na mocy przepisów RODO osoba, której dane dotyczą może żądać kopii danych osobowych. W jaki sposób pracodawca powinien zrealizować wniosek pracownika o udostępnienie kopii akt osobowych?

Jedną z istotniejszych zmian legislacyjnych, które w 2019 roku bezpośrednio przełożą się na wzrost liczby dokumentów generowanych przez przedsiębiorstwa, są Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK). Jak firmy mogą sobie poradzić w związku z licznymi zmianami prawnymi?

Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące tych badań mogą być przechowywane w części A, B lub C akt osobowych, w zależności od ich rodzaju. Także dokumentacja związana z odpowiedzialnością porządkową pracownika nie zawsze musi być przechowywana w części D jego akt osobowych.

4 maja 2019 r., prawie rok od wejścia RODO, wprowadzono nowelizacje 160 ustaw, w tym Kodeksu Pracy. Nowe przepisy z założenia miały ułatwiać interpretacje przepisów RODO oraz wspierać pracodawców i organizacje we wdrażaniu racjonalnych rozwiązań, zw. z ochroną danych osobowych. Tymczasem, jeżeli chodzi o wyrywkowe badanie alkomatem w miejscu pracy, Ministerstwo Cyfryzacji, które wprowadzało RODO oraz Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w odmienny sposób interpretują przepisy Kodeksu Pracy. Rozbieżność interpretacyjna spowodowała lawinę kolejnych zapytań i niepewności w zakładach pracy i organizacjach.

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy są zobowiązani do prowadzenia, oprócz akt osobowych, oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Przepisy nie określają, na czym polega prowadzenie dokumentacji "oddzielnie" dla każdego pracownika.

Podział na starą i nową dokumentację pracowniczą powstał w wyniku zmian w jej prowadzeniu, które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. Przy wpinaniu dokumentów lub zakładaniu akt osobowych powstają pytania: co z dotychczasową dokumentacją, czy przekładać akta osobowe i układać według nowego porządku?

Jak już wspomniałam w poprzednim artykule, akta osobowe, są tylko częścią dokumentacji pracowniczej, którą zobowiązany jest prowadzić pracodawca. Pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy to m.in.: dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, a także karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę.

Jednym z pierwszych zadań jakie dostaje debiutująca kadrowa jest porządkowanie dokumentów pracowniczych, a w szczególności wpinanie dokumentów do akt osobowych, zakładanie teczek albo porządkowanie i wpinanie pozostałej dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracownika. Jest to dobre wprowadzenie do pracy w zawodzie kadrowca.

Zmiany dotyczące dokumentacji pracowniczej miały miejsce na początku 2019 r. Jak zmienić e-dokumentacje na dokumentacje papierową? Jakie są obowiązki pracodawcy? Jak musi wyglądać e-dokument?

Akta osobowe pracowników dzielimy od 1 stycznia 2019 r. na cztery części: A, B, C i D. Co po zmianach przepisów powinny zawierać poszczególne części akt osobowych?

Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracowników po zmianach, które miały miejsce od początku 2019 roku? Jak w praktyce układać akta osobowe - chronologicznie?

Od 1 stycznia 2019 r. informacje o ukaraniu pracownika karą porządkową znajdują się w części D akt osobowych. Co dokładnie należy zamieścić w tej części? Kiedy dochodzi do zatarcia kary porządkowej? Jak usunąć dane o ukaraniu w takim przypadku?

Ministerstwo Cyfryzacji wydało objaśnienia przepisów RODO dotyczące rekrutacji pracowników, zasad przechowywania dokumentów rekrutacyjnych m.in. CV po zakończeniu rekrutacji.

Od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie skrócony do 10 lat. W niektórych przypadkach, nadal będzie trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat.

Od 25 maja 2018 r. obowiązują przepisy Kodeksu pracy dotyczące monitoringu wizyjnego. Jest to podstawowa forma monitoringu zakładowego przewidziana przepisami. Czy pracodawca może stosować dowolną formę dozoru pracownika?

Pracownicy wykonujący czynności kontrolne, a także pracownicy nadzorujący takie czynności będą mieli obowiązek składania pisemnego oświadczenia o zatrudnieniu członków ich rodzin w kontrolowanych firmach. Ustawa wejdzie w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

30 listopada upływa 18-miesięczny limit długości zatrudnienia pracownika tymczasowego u jednego pracodawcy użytkownika. Nowe przepisy przewidujące ograniczenia czasowe w zatrudnianiu pracowników tymczasowych obowiązują od 1 czerwca 2017 r.

Po przekształceniu od 22 listopada 2018 r. umów terminowych w umowy o pracę na czas nieokreślony najważniejszym skutkiem dla pracodawcy i pracownika będzie obowiązek uzasadnienia przez pracodawcę przyczyn wypowiedzenia takiej umowy.

22 listopada - to dzień, w którym umowy na czas określony przekształcą się z mocy prawa w umowy na czas nieokreślony. Od tej zasady jest kilka wyjątków.

Ważne zmiany czekają 22 listopada pracodawców i pracowników, w tym również zatrudnionych w branży transportowej. 21 listopada 2018 r. upływa limit czasowy zatrudniania na czas określony. W przypadku kontynuacji zatrudnienia, od 22 listopada pracownicy - z mocy prawa - będą zatrudnieni na stałe.

Od 1 grudnia 2018 r. będą obowiązywały elektroniczne zwolnienia lekarskie, co oznacza, że przedsiębiorca nie będzie musiał dostarczyć zwolnienia do ZUS. Jednak, aby otrzymać zasiłek chorobowy należy złożyć wniosek.

Nowelizacja ustawy dotycząca zniesienia górnego limitu składek na ZUS, jest niezgodna z Konstytucją - orzekł Trybunał Konstytucyjny. Chodzi o nieprawidłowości przebiegu procesu legislacyjnego. Wniosek prezydenta do TK został skierowany w trybie kontroli prewencyjnej, a więc przed podpisaniem ustawy.

Nowe rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy przy obsłudze żurawi wieżowych i szybkomontujących zostało podpisane. Wprowadza ono obowiązkową instrukcję bezpieczeństwa prac transportowych.

ZUS przypomina o terminie na uzyskanie wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Przedsiębiorcy mają na to czas tylko do końca grudnia 2018 r. Za przechowywanie akt bez wymaganych uprawnień przedsiębiorca może zapłacić karę do 100 tys. zł.

W 2019 roku pracodawca będzie miał obowiązek wydawać pracownikom wraz ze świadectwem pracy dodatkowe informacje o okresie przechowywania akt osobowych. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników ulegnie skróceniu.

Od 6 czerwca 2018 r. umożliwiono rodzicom opiekującymi się niepełnosprawnymi dziećmi wykonywanie pracy w formie telepracy. Z tej formy zatrudnienia mogą jednocześnie korzystać obydwoje rodzice dziecka niepełnosprawnego.

Pracodawcy będą mieli rok na dostosowanie dokumentacji pracowniczej do nowych zasad. Od 1 stycznia 2019 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w sprawie dokumentacji pracowniczej i jej elektronizacji.

Rzecznik prezydenta poinformował że Andrzej Duda podpisze ustawę o ustanowieniu 12 listopada 2018 r. dniem wolnym od pracy. Ustawa z poprawkami trafi na najbliższe posiedzenie Sejmu, które odbędzie się 7-9 listopada.

Senat przyjął ustawę ustanawiającą 12 listopada 2018 r. dniem wolnym od pracy. Wprowadził poprawki do ustawy zakładające m.in. ograniczenie handlu w ten dzień. Ustawa z poprawkami trafi ponownie do Sejmu.

25 listopada 2018 wejdzie w życie ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej. Ustawa wprowadza zmiany w przepisach Kodeksu pracy i w ustawie zasiłkowej. Zmiany dotyczą zasad tymczasowego zarządzania przedsiębiorstwem po śmierci pracodawcy.

Podwyżka zasiłku pielęgnacyjnego będzie dwuetapowa. Pierwsza nastąpi od 1 listopada 2018 r., a kolejna w listopadzie 2019 r. Sprawdź szczegóły komu przysługuje zasiłek, jak się o niego ubiegać. Pobierz aktualny wzór wniosku o ustalenie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego na okres 2018/2019.

Decyzja o ustanowieniu 12 listopada 2018 r. dniem wolnym od pracy będzie miała negatywne skutki gospodarcze - uważają pracodawcy. Wprowadzenie dodatkowego dnia wolnego w trakcie roku kalendarzowego, czy też w trakcie okresu rozliczeniowego to duże zmiany w organizacji pracy, w ustalaniu grafików.

12 listopada 2018 r. będzie dniem wolnym od pracy - tak zdecydował Sejm. To z okazji 100. rocznicy odzyskania niepodległości przez Polskę. Dodatkowy dzień wolny od pracy nie będzie dotyczył szpitali oraz aptek.

Od 23 października asystenci medyczni mogą wystawiać elektroniczne zwolnienia lekarskie (e-ZLA). Elektroniczne zwolnienia lekarskie będą obowiązkowe od 1 grudnia 2018 r.

Od 4 września 2018 r. obowiązuje nowelizacja ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Nowe regulacje mają wpływ na zatrudnienie pracowników, którzy mają dostęp do poufnych informacji przedsiębiorstwa. Zmiany te oznaczają nowe obowiązki dla pracodawców w zakresie ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.

Jakich informacji może żądać pracodawca podczas procesu rekrutacji? Czy pracodawca może oczekiwać przedstawienia zaświadczenia o niekaralności. Zapoznaj się z informacjami dotyczącymi RODO w miejscu pracy.

Od początku 2019 roku nastąpią zmiany w okresie przechowywania akt pracowniczych. Oznacza to nowe obowiązki informacyjne wobec ZUS. Pojawią się także nowe dokumenty ubezpieczeniowe i zmienią dwa formularze rozliczeniowe.

Od początku 2019 r. pracodawców czekają nowe obowiązki związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej. Jakie dane od 1 stycznia 2019 roku pracodawca będzie przekazywał do ZUS?

22 listopada 2018 r. wszystkie umowy na czas określony przekształcą się w umowę na czas nieokreślony. Zmiany w umowach dotkną również pracowników tymczasowych.

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie miał obowiązek prowadzenia m.in. ewidencji czasu pracy i karty wypłaconego wynagrodzenia za pracę. Jakie dokumenty powinny znaleźć się w ewidencji czasu pracy?

Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe pracownika składają się z 4 części. Jakie dokumenty powinny znaleźć się w poszczególnych częściach akt osobowych? Jak przechowywać te dokumenty po zmianach?

Zasiłek opiekuńczy na dziecko niepełnosprawne od 6 czerwca 2018 r. uległ pewnym modyfikacjom. Nowe uprawnienia dotyczą rodziców opiekujących się dziećmi do lat 18, które posiadają orzeczenie o niepełnosprawności bądź o znacznym stopniu niepełnosprawności. Ponadto wydłużono zasiłek opiekuńczy dla dzieci niepełnosprawnych mających ukończone 14 lat z 14 do 30 dni.

Już 1 stycznia 2019 roku wejdą w życie rewolucyjne zmiany w prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Zmiany oznaczają nowe obowiązki dla pracodawców i kadrowych.

Od 1 października 2018 r. zmieniły się zasady nakładania kar finansowych za nieprawidłowości w udzielaniu ulg. Gdy firma popełni błąd nie zapłaci już wysokiej kary finansowej.

Przepisy Kodeksu pracy dają pracodawcy możliwość stosowania monitoringu terenu zakładu pracy i służbowej poczty elektronicznej w celu zapewnienia właściwej organizacji pracy. Jak krok po kroku wprowadzić monitoring zakładowy po zmianach przepisów?

Jeżeli sąd pracy prawomocnym wyrokiem przywróci pracownika do pracy, powinien on zgłosić gotowość podjęcia pracy w ciągu 7 dni od wydania tego wyroku. Czy w związku z tym, konieczne jest podpisanie nowej umowy o pracę?

Zmiany prawa 2018, Akta osobowe

Dokumentacja pracownicza

Czy przy ponownym zatrudnieniu pracownika trzeba zakładać nowe akta osobowe

Kontrola w firmie - czy kontroler może mieć wgląd w akta osobowe?

Pracodawca jako administrator danych zawartych w dokumentacji pracowniczej

RODO a żądanie pracownika kopii akt osobowych

Dokumentacja pracownicza - jak przygotować firmę na zmiany legislacyjne

Gdzie przechowywać dokumentację związaną z badaniami lekarskimi i karami porządkowymi

RODO a badanie alkomatem w miejscu pracy

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą po zmianach przepisów

"Stara" i "nowa" dokumentacja pracownicza

Pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Jak prowadzić akta osobowe pracownika od stycznia 2019 r.?

Nowe zasady prowadzenia akt osobowych od 2019 r.

Nowy układ akt osobowych 2019 - dokumenty w poszczególnych częściach

Układ chronologiczny w aktach osobowych po zmianach 2019

Część D akt osobowych a zatarcie kary porządkowej

Co zrobić z dokumentami po zakończonej rekrutacji - objaśnienia MC

Nowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej od 2019 r.

Jak kontrolować pracowników zgodnie z przepisami

Zmiany w ustawie o PIP

Limit zatrudnienia pracownika tymczasowego upływa 30 listopada

Umowy o pracę po 22 listopada 2018 r. - obowiązki pracodawcy

Ważne zmiany w prawie pracy od 22 listopada

Ważne zmiany w umowach na czas określony od 22 listopada 2018 r.

Co musi zrobić przedsiębiorca, żeby dostać zasiłek chorobowy

TK: ustawa o zniesieniu limitu składek niekonstytucyjna

Nowe przepisy bhp przy obsłudze żurawi

Wpis do rejestru przechowawców akt pracowniczych do 31 grudnia 2018 r.

Jak informować pracowników o zmianie okresu przechowywania akt osobowych po 1 stycznia 2019 r.

Nowe zasady telepracy dla rodziców opiekujących się niepełnosprawnymi dziećmi

Dostosowanie dokumentacji pracowniczej do nowych zasad po 1 stycznia 2019 r.

Prezydent podpisze ustawę o wolnym 12 listopada 2018 r.

12 listopada wolny od pracy i handlu - ustawa z poprawkami

Umowa o pracę po śmierci pracodawcy, zarząd sukcesyjny - zmiany od 25 listopada 2018 r.

Zasiłek pielęgnacyjny w 2019 r. - wysokość, aktualny wniosek

12 listopada wolny od pracy - jakie skutki dla pracodawców?

12 listopada 2018 r. dniem wolnym od pracy - decyzja Sejmu

Zwolnienie lekarskie z pracy wystawi asystent medyczny

Tajemnica przedsiębiorstwa - nowe obowiązki pracodawcy

RODO - dane wymagane od kandydata w toku rekrutacji

Od stycznia 2019 r. nowe dokumenty przekazywane do ZUS

Nowe obowiązki pracodawcy od 2019 roku

Zmiany w umowach pracowników i pracowników tymczasowych w listopadzie 2018 r.

Ewidencja czasu pracy i inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy 2019

Wykaz dokumentów w aktach osobowych (4 części) 2019

Zasiłek opiekuńczy na dziecko niepełnosprawne - nowe uprawnienia 2018

Rewolucyjne zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019

Niższa kara za zawyżenie ulgi na PFRON od 1 października 2018 r.

Jak wprowadzić i stosować monitoring po 25 maja 2018 r.

Czy pracownikowi przywróconemu do pracy należy wystawić nową umowę o pracę