Jak utworzyć fundusz szkoleniowy dla pracowników
REKLAMA
Pracodawca część posiadanych przez siebie środków może przeznaczyć na zakładowy fundusz szkoleniowy, zwany dalej funduszem (art. 67 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, zwanej dalej ustawą). Środki gromadzone przez pracodawcę na takim funduszu powinny być przeznaczone na finansowanie lub współfinansowanie kosztów kształcenia ustawicznego pracowników i pracodawców.
Kształcenie pracowników - obowiązki pracodawcy >>
Utworzenie zakładowego funduszu szkoleniowego
Przepisy dotyczące tworzenia, funkcjonowania i likwidacji zakładowego funduszu szkoleniowego są mało precyzyjne i tylko ogólnie nakreślają te kwestie.
Fundusz może być tworzony przez jednego albo większą liczbę pracodawców, wówczas tworzenie i korzystanie z tego funduszu odbywa się w drodze porozumienia. Pracodawca jest decydentem w tej kwestii, a zatem do utworzenia funduszu dochodzi na zasadzie dobrowolności, a nie obowiązku pracodawcy.
Wprowadzenie w zakładzie pracy funduszu następuje w:
- postanowieniach układu zbiorowego pracy,
- regulaminie funduszu.
W przypadku utworzenia funduszu w drodze postanowień układu zbiorowego pracy sposób ich przyjęcia jest taki sam jak wszystkich innych uregulowań objętych układem zbiorowym. A zatem pracownicy mają możliwość udziału w pracach nad zasadami tworzenia i wykorzystywania funduszu, które zostaną wprowadzone do układu zbiorowego. Natomiast w przypadku trybu regulaminowego ustawodawca nie określił sposobu jego tworzenia. Należy jednak przyjąć, że jest dopuszczalna, a nawet wskazana, możliwość współpracy pracodawcy z załogą przy ustalaniu zasad funkcjonowania tego funduszu, np. w drodze konsultacji z reprezentantami załogi.
Kwalifikacje i uprawnienia pracownika >>
Regulamin funduszu
Ustawodawca wprost nie precyzuje, w jakiej formie i trybie powinien zostać przyjęty regulamin. Niemniej jednak przepisy ustawy przewidują możliwość żądania przez starostę wglądu do „dokumentu potwierdzającego istnienie funduszu szkoleniowego”. W związku z powyższym w przypadku pracodawcy, u którego nie ma układu zbiorowego, wskazane jest utworzenie takiego regulaminu i wprowadzenie go w życie. Szczególnie dotyczy to pracodawców korzystających z refundacji kosztów szkolenia pracowników przez starostwo.
Przepisy nie precyzują również, co powinno się znaleźć w treści takiego dokumentu.
Ze względów praktycznych regulamin powinien zawierać:
- podstawę utworzenia funduszu,
- źródła i wysokość wpłat na fundusz,
- terminy dokonywania tych wpłat oraz konsekwencje ich niedotrzymania,
- sposoby przechowywania i gromadzenia środków,
- administratora funduszu,
- przeznaczenie środków funduszu,
- sposób wydatkowania środków,
- możliwość ewentualnych roszczeń o zaległe wpłaty na fundusz,
- procedurę wprowadzania zmian w regulaminie,
- zasady dołączenia do funduszu nowych sygnatariuszy,
- procedury postępowania z niewykorzystanymi środkami w przypadku likwidacji funduszu,
- sposób likwidacji funduszu.
Środki funduszu szkoleniowego
Środki gromadzone w funduszu mogą pochodzić z wpłat pracodawców. Wysokość wpłat ustala się w regulaminie albo w układzie zbiorowym. Niemniej jednak nie mogą to być kwoty niższe niż 0,25% funduszu płac.
Ustawodawca nie wyklucza również innych wpływów na fundusz, np.
- różnego rodzaju dotacji (np. samorządowych, unijnych),
- darowizn osób fizycznych lub prawnych,
- odsetek bankowych,
- dobrowolnych wpłat pracowników.
Choć ustawodawca nie uregulował tego w ustawie, to w doktrynie przyjmuje się, że dysponentem środków zgromadzonych na funduszu jest pracodawca. W przypadku funduszu tworzonego przez grupę pracodawców w regulaminie należy wyznaczyć administratora funduszu. Przeważa też pogląd, że środki te powinny być zgromadzone na osobnym rachunku bankowym lub na specjalnie wydzielonym subkoncie.
Zwrot kosztów w razie zwolnienia pracownika >>
Wydatkowanie środków
Wydatkowanie środków następuje na podstawie postanowienia pracodawcy wydanego w uzgodnieniu z pracownikiem kierowanym na szkolenie. A zatem od lutego 2009 r. (czyli od zmiany brzmienia art. 68 ust. 2 ustawy) pracodawca nie ma już obowiązku tworzenia planu szkoleniowego. Obecne przepisy nie wykluczają tworzenia planów. Jednak niezależnie od istnienia planu szkoleń i tak należy wydać indywidualne postanowienie o skierowaniu na szkolenie przy wykorzystaniu środków z funduszu. Przepisy nie stawiają wymogu co do formy postanowienia, ale do celów dowodowych powinna być to forma pisemna.
Refundacja szkolenia
Ustawodawca przewidział możliwość refundacji przez starostę niektórych środków wydatkowanych w ramach funduszu szkoleniowego. Refundacje są finansowane ze środków Funduszu Pracy. Uzyskanie refundacji następuje na wniosek pracodawcy i odbywa się na podstawie umowy zawieranej między pracodawcą a starostą. Refundacją mogą być objęte koszty zarówno szkoleń ogólnych, jak i specjalistycznych.
Limity refundacji wynoszą:
- 50% kosztów szkolenia, jednak nie więcej niż 100% przeciętnego wynagrodzenia obowiązującego – dla pracowników poniżej 45. roku życia i dla pracodawców,
- 80% kosztów szkolenia, jednak nie więcej niż 300% przeciętnego wynagrodzenia – dla pracowników w wieku 45 i więcej lat.
Na potrzeby rozliczeń przyjmujemy kwotę przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia obowiązującą w dniu zawarcia umowy między pracodawcą i starostą.
Jak ustalić wynagrodzenie za urlop szkoleniowy >>
Aby uzyskać refundację, pracodawca składa do właściwego dla swojej siedziby urzędu pracy wniosek o zawarcie umowy o refundację kosztów szkolenia. Wniosek na kolejne półrocze należy złożyć odpowiednio w terminach do 30 czerwca i do 31 grudnia. Starosta w terminie 30 dni od dnia złożenia wniosku informuje pracodawcę o wyniku jego rozpatrzenia. W przypadku odmowy uzasadnia taką decyzję, a w przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku zostaje zawarta stosowna umowa o refundację.
Obligatoryjne elementy umowy o refundację zostały określone w rozporządzeniu w sprawie refundacji kosztów szkoleń i należą do nich:
- oznaczenie stron,
- wysokość środków,
- warunki jej wypowiedzenia,
- zwrot środków pobranych ponad dopuszczalne granice lub przyznanych niezgodnie z przeznaczeniem,
- sposoby kontroli wykonania umowy,
- sposób rozliczenia,
- dokumenty potwierdzające wydatkowanie środków.
Ponadto pracodawca – korzystający z refundacji – na żądanie starosty udostępnia dokumenty potwierdzające istnienie funduszu i te dokumentujące koszty szkolenia oraz imienne listy osób kierowanych na szkolenia.
Podstawa prawna:
- art. 67–69 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (DzU z 2008 r. nr 69, poz. 415 ze zm.),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 3 grudnia 2009 r. w sprawie refundacji ze środków Funduszu Pracy kosztów szkoleń oraz wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń (DzU nr 215, poz. 1669).
REKLAMA
© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.
- Czytaj artykuły
- Rozwiązuj testy
- Zdobądź certyfikat