O czym pracodawca musi informować pracowników

Obowiązki informacyjne pracodawcy dotyczą m.in. poinformowania pracowników o: zakresie obowiązków, warunkach zatrudnienia, prawie odwołania do sądu pracy od dokonanego zwolnienia z pracy.

Obowiązki informacyjne po podjęciu pracy

Głównym obowiązkiem, który ciąży na pracodawcy w stosunku do każdego z pracowników podejmujących pracę, jest zapoznanie zatrudnianego z zakresem jego obowiązków i sposobem wykonywania pracy na wyznaczonym stanowisku oraz z jego podstawowymi uprawnieniami (art. 94 pkt 1 k.p.). Taka informacja przekazana pracownikowi już przy podjęciu zatrudnienia wyznacza pracodawcy ramy tego, czego może oczekiwać od pracownika oraz wykonywania jakich czynności może się od niego domagać. W orzecznictwie Sądu Najwyższego zwraca się uwagę, że pracownik, któremu powierza się określone stanowisko i stawia określone wymagania, powinien być oceniany z punktu widzenia wyznaczonych mu obowiązków i wymagań. Nie mogą natomiast stanowić kryterium oceny jego pracy oczekiwania pracodawcy, o których pracownik nie wie zawierając umowę o pracę i o których pracodawca nie informuje go w czasie trwania stosunku pracy (wyrok SN z 10 listopada 1998 r., I PKN 428/98, OSNP 1999/24/791). W konkretnych sytuacjach brak należytego pouczenia o zakresie obowiązków pracownika lub sposobu wykonywania przez niego pracy wykluczy możliwość wypowiedzenia takiemu pracownikowi umowy o pracę czy zastosowania wobec niego sankcji dyscyplinarnych lub porządkowych.

Jakich informacji można żądać od kandydata do pracy >>

Osobą wykonującą obowiązki dotyczące informowania nowych pracowników nie muszą być osoby wykonujące za pracodawcę czynności z zakresu prawa pracy ani sam pracodawca (jeśli jest osobą fizyczną). Zaznajomienia nowego pracownika z zakresem obowiązków i sposobem wykonywania pracy dokonuje bowiem najczęściej bezpośredni przełożony lub inny pracownik (z polecenia pracodawcy). Szczegółowość informacji przekazywanych pracownikowi przed rozpoczęciem świadczenia pracy zależy od charakteru i stopnia złożoności pracy oraz od stopnia doświadczenia zawodowego i wykształcenia pracownika.

Zapoznanie pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków oraz ze sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach może być dokonane w formie informacji ustnej (wyrok SN z 7 stycznia 1998 r., I PKN 457/97, OSNP 1998/22/653).

WAŻNE!

Pracodawca może poinformować pracowników o zakresie obowiązków w formie ustnej.

Do celów dowodowych najlepiej jednak, aby odbyło się to w formie pisemnej. Wymóg ten spełnia najczęściej spotykana w praktyce forma informowania nowego pracownika o zakresie obowiązków, polegająca na przekazaniu lub udostępnieniu za pisemnym pokwitowaniem zakresu czynności zawierającego pełne lub przynajmniej przykładowe wyliczenie zadań przypisanych do danego stanowiska pracy.

---

Informacja o warunkach pracy

Jednym z najważniejszych obowiązków informacyjnych pracodawcy jest poinformowanie pracownika o warunkach pracy (art. 29 § 3 k.p.). Najbardziej istotne z nich są zawarte w umowie o pracę. Nie ma zatem potrzeby powtórnego przekazywania pracownikowi tych informacji. W ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę pracownik powinien zostać natomiast poinformowany przez pracodawcę o:

• obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę,
• wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego,
• obowiązującej go długości okresu wypowiedzenia umowy,
• układzie zbiorowym pracy, którym jest objęty.

Istnieją dwa sposoby na wykonanie powyższego obowiązku. Stosując każdy z nich pracodawca musi przekazać informacje w formie pisemnej, zaś ich treść dostosować do sytuacji danego pracownika (z uwzględnieniem rodzaju umowy o pracę, stażu urlopowego itp.).

Pierwsza forma przekazania pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia sprowadza się do powołania się na przepisy prawa pracy, a więc nie tylko ustawy i rozporządzenia, ale również określające prawa i obowiązki stron, postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów (art. 29 § 3¹ k.p.). Należy wówczas wskazać akt prawny, miejsce jego publikacji (w przypadku ustaw czy rozporządzeń) i, co najważniejsze, konkretny przepis określający uprawnienie pracownika. Wskazanie samego aktu, rozdziału, w którym jest zawarty dany przepis, a nawet artykułu obejmującego kilka różnych norm prawnych, jest niewystarczające. Tym bardziej wymogu prawidłowego poinformowania o warunkach zatrudnienia nie spełni wydrukowanie czy skserowanie przepisów dotyczących pracownika lub wręczenie mu egzemplarza Kodeksu pracy.

Jak sporządzić zakres czynności pracownika >>

Drugi sposób przekazania informacji pracownikowi o warunkach zatrudnienia to opisowe pouczenie go o jego uprawnieniach bez konieczności powoływania się na konkretne przepisy. Także w tym przypadku niewystarczające byłoby zbiorcze opisanie uprawnień wszystkich zatrudnianych w zakładzie pracowników.

PRZYKŁAD

Pracodawca informując pracownika o długości okresu wypowiedzenia umowy zawartej na okres próbny wskazał, że określa go art. 34 Kodeksu pracy. Taka informacja jest nieprawidłowa. Pracodawca wskazując pracownikowi długość obowiązującego go okresu wypowiedzenia powinien podać art. 34 Kodeksu pracy oraz jeden z punktów tego artykułu w zależności od okresu, na jaki została zawarta umowa. Jeśli okres próbny wynosi 3 miesiące, należy wskazać art. 34 pkt 3 Kodeksu pracy. Wystarczającą formą pouczenia będzie też podanie pracownikowi, że okres wypowiedzenia umowy wynosi 2 tygodnie.

Za niedopuszczalne należy uznać przekazywanie informacji, które dotyczą zmian w zatrudnieniu i które dopiero mogą nastąpić. W razie bowiem zmiany warunków zatrudnienia pracodawca ma obowiązek ponownego poinformowania pracownika o zmienionych warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3² k.p.). Zmiana warunków zatrudnienia, która wymaga uaktualnienia przekazanych pracownikowi po rozpoczęciu pracy informacji, może nastąpić nawet wskutek upływu czasu. Jest tak w przypadku nabycia prawa do urlopu w wyższym wymiarze czy zmiany okresu wypowiedzenia umowy wskutek zwiększenia się stażu pracy pracownika. Obowiązek przekazania pracownikowi informacji o zmienionych warunkach zatrudnienia dotyczy tych warunków, o których pracodawca informuje w ciągu 7 dni od podjęcia zatrudnienia (art. 29 § 3² k.p.).

Pisemna informacja o zmianie warunków zatrudnienia powinna zostać przekazana pracownikowi tak jak w przypadku pierwszej informacji o warunkach pracy, a więc opisowo bądź przez wskazanie przepisu prawa pracy. Pismo o zmianie warunków zatrudnienia należy przekazać pracownikowi niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian. Natomiast w przypadku, gdyby przed tym terminem miało dojść do rozwiązania umowy o pracę, powinno to nastąpić najpóźniej do dnia ustania zatrudnienia. Jeśli zmiana dotyczy jednego z warunków zatrudnienia, nie ma konieczności powtórnego informowania o warunkach, które nie ulegają zmianie. Zwyczajowo wskazuje się, że pozostałe warunki zatrudnienia pozostają bez zmian.

WAŻNE!

W razie zmiany warunków zatrudnienia pracodawca musi poinformować pracownika o tej zmianie niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia wejścia w życie zmian.

---

Dodatkowe obowiązki informacyjne spoczywają na pracodawcach, u których obowiązują układy zbiorowe pracy. W pisemnym zawiadomieniu o objęciu pracownika układem zbiorowym należy wskazać nazwę układu i datę jego uchwalenia, a także datę i miejsce jego rejestracji. Jeżeli treść układu zbiorowego ulegnie zmianie, wymaga to również przekazania informacji pracownikowi. Musi być ona przekazana również wtedy, gdy warunki pracy pracownika zaczynają być kształtowane nowym układem zbiorowym, który wchodzi w życie. W razie zmiany lub wprowadzenia nowego układu, przekazanie pracownikowi informacji o kształtowaniu warunków zatrudnienia mocą układu zbiorowego powinno nastąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu jednego miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian, a w przypadku gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu — nie później niż do dnia rozwiązania umowy.

Pracownika skierowanego do pracy poza UE należy dodatkowo poinformować o świadczeniach przysługujących mu z tytułu skierowania do pracy za granicą, obejmujących zwrot kosztów przejazdu i zapewnienie zakwaterowania oraz o zmianie tych warunków zatrudnienia (art. 29¹ § 2–5 k.p.).

Nad pracodawcą, który nie dopełnił obowiązku informowania pracowników o warunkach zatrudnienia, nie ciąży groźba zastosowania jakichkolwiek sankcji. Jeśli jednak brak takiej wiedzy u pracownika spowoduje u niego szkodę lub będzie mu dawał prawo obrony przed niekorzystnymi dla niego działaniami pracodawcy, uchybienia w tym zakresie zadziałają na niekorzyść pracodawcy. W takim przypadku pracownik będzie mógł bowiem wystąpić do sądu o odszkodowanie.

Przejście zakładu pracy - obowiązki i odpowiedzialność >>

Szczególnego rodzaju obowiązki informacyjne ciążą na dotychczasowym i nowym pracodawcy, gdy dochodzi do przejęcia zakładu pracy (art. 23¹ k.p.). Mają oni obowiązek poinformowania pracowników na piśmie o przewidywanym terminie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę i jego przyczynach, o prawnych, ekonomicznych oraz socjalnych skutkach dla pracowników, a także o zamierzonych działaniach dotyczących warunków zatrudnienia pracowników, w szczególności warunków pracy, płacy i przekwalifikowania (gdy u pracodawcy przejmującego i przejmowanego nie działają związki zawodowe). Przekazanie informacji powinno nastąpić co najmniej na 30 dni przed przewidywanym terminem przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę (art. 23¹ § 3 k.p.).

Dodatkowe informacje o warunkach pracy

W zakresie, w jakim organizacja i porządek w procesie pracy są objęte regulaminem pracy, pracodawca jest zwolniony z dodatkowego pouczania o nich pracownika. Musi to jednak zrobić, jeśli w firmie nie funkcjonuje regulamin pracy z uwagi na zatrudnianie mniej niż 20 pracowników. Tego typu mniejsi pracodawcy są zobowiązani do poinformowania pracowników dodatkowo o:

• porze nocnej,
• miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,
• przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Pracodawcy posiadający regulaminy pracy muszą jednak pamiętać, że zamieszczone w nich zobowiązanie pracowników z zapoznawania się z innymi regulaminami, instrukcjami i przepisami obowiązującymi na poszczególnych stanowiskach pracy nie wyłącza obowiązku zaznajamiania pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków i sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach. Domniemanie znajomości obowiązków wynikających z zapoznania się pracownika z regulaminem pracy obejmuje jedynie zawarte i określone w nim obowiązki (art. 104 k.p.). Nie może dotyczyć natomiast wszystkich tych procedur wewnątrzzakładowych (technicznych, organizacyjnych, kontrolnych), które nie stanowią przedmiotu regulaminu pracy (wyrok SN z 29 maja 2007 r., II PK 317/06, OSNP 2008/13-14/192).

---

Informacje dotyczące bhp

Jednym z podstawowych obowiązków, których naruszenie może spowodować odpowiedzialność finansową pracodawcy, jest obowiązek prawidłowego poinformowania pracownika o zasadach bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca jest zobowiązany przekazać pracownikom informacje o:

• zagrożeniach dla zdrowia i życia występujących w zakładzie pracy na poszczególnych stanowiskach pracy i przy wykonywanych pracach,
• działaniach ochronnych i zapobiegawczych podjętych w celu wyeliminowania lub ograniczenia zagrożeń, o których mowa w powyższym punkcie,
• pracownikach wyznaczonych do udzielania pierwszej pomocy i wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników (art. 207¹ § 1 k.p.).

W praktyce pracodawcy najczęściej ograniczają się do wypełnienia ogólnego obowiązku przeszkolenia pracownika w zakresie bhp. Tymczasem Sąd Najwyższy przyjmuje, że „pracodawca może ponosić wobec pracownika odpowiedzialność za skutki wypadku przy pracy, gdy istniejące realnie zagrożenia przy jej wykonywaniu nie zostały przez niego rozpoznane, co spowodowało, że pracownik nie miał o nich żadnej wiedzy bądź zagrożenia te nie zostały zniwelowane, co naraziło na szwank zdrowie bądź życie pracownika” (wyrok SN z 4 listopada 2008 r., II PK 100/08). Jak wynika z powyższego, pracownik może uczynić podstawą swych roszczeń przeciwko pracodawcy fakt niedostatecznego przeszkolenia go w zakresie bhp polegającego na tym, że pracodawca nie poinformował go o zagrożeniach, które powinien przewidzieć.

Kontrole przeciwpożarowe - działania pracodawcy >>

Powinności informacyjne związane z bezpieczeństwem pracy obejmują ponadto konieczność poinformowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną przez nich pracą (w tym pracowników młodocianych), a także o sposobach posługiwania się środkami ochrony indywidualnej (art. 226 pkt 2 k.p.).

Inne obowiązki informacyjne

Pracodawca ma obowiązek udostępnić pracownikom tekst przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu. Powinien to zrobić w formie pisemnej informacji, którą należy rozpowszechnić na terenie zakładu pracy. Może tego dokonać również przez zapewnienie dostępu do przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu w inny sposób przyjęty w danej firmie, np. przez rozesłanie przepisów pracownikom w formie elektronicznej.

Pracodawca jest również zobowiązany informować pracowników w sposób u siebie przyjęty, np. przez ogłoszenie na tablicy informacyjnej, o możliwości zatrudnienia osób w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy, a pracowników zatrudnionych na czas określony — o wolnych miejscach pracy (art. 94² k.p.).

Pouczenie o odwołaniu do sądu

Niektóre z decyzji pracodawcy są poddane kontroli sądów. Pracodawca, aby umożliwić pracownikowi realną możliwość skorzystania z takiej weryfikacji prawidłowości jego działań, ma obowiązek informować pracowników o możliwości odwołania się do sądu oraz szczegółowego pouczania o procedurze takiego odwołania. Dotyczy to przede wszystkim prawa pracownika do odwołania się od wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia, ukarania karą porządkową oraz prawa do żądania sprostowania świadectwa pracy.

Pouczenia te są o tyle istotne, że pracownik ma wyznaczone ściśle określone terminy na odwołanie się do sądu od decyzji pracodawcy. Wniesienie tego typu powództw po terminie skutkuje tym, że sąd oddala je bez merytorycznego badania ich zasadności. Właściwe pouczenie powinno zatem znaleźć się w piśmie pracodawcy zarówno rozwiązującym umowę, wymierzającym karę porządkową, jak i w świadectwie pracy.

---

Pozornie nieprzekazanie wymaganej informacji pracownikowi mogłoby wydawać się korzystne dla pracodawcy. W praktyce tak nie jest, ponieważ brak pouczenia najczęściej daje podstawy do przywrócenia pracownikowi przez sąd terminu do wniesienia pozwu, gdy złoży go z opóźnieniem.

WAŻNE!

Niepodanie pracownikowi informacji o możliwości odwołania się do sądu pracy od decyzji pracodawcy jest powodem do przywrócenia terminu tego odwołania.

Brak rzetelnego pouczenia pracownika o jego uprawnieniach wydłuża zatem na bliżej nieokreślony czas dopuszczalność skutecznego złożenia pozwu przez pracownika. Błędy dotyczące pouczeń o prawie odwołania się do sądu najczęściej nie będą powodowały odpowiedzialności finansowej pracodawcy, chociaż w konkretnych przypadkach nie można tego wykluczyć.

Obowiązki przy uzyskiwaniu emerytury lub renty

W zakresie przekazywania informacji o uprawnieniach niewiążących się wprost ze stosunkiem pracy najbardziej skonkretyzowany jest obowiązek informowania pracownika o jego uprawnieniach emerytalnych lub rentowych (art. 125 ustawy o emeryturach i rentach z FUS). Wynika on z powinności współdziałania pracodawcy z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia, wydawania zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości, przygotowania wniosku o emeryturę lub rentę i przedłożenia go za zgodą pracownika organowi rentowemu nie później niż na 30 dni przed zamierzonym terminem przejścia pracownika na emeryturę. Wykonanie tego obowiązku wymaga uprzedniej inicjatywy pracownika, który chce skorzystać ze świadczeń emerytalno-rentowych.

Odprawa emerytalna dla pracownika zwolnionego dyscyplinarnie >>

Na pracodawcy ciąży natomiast z urzędu obowiązek poinformowania bezzwłocznie po śmierci pracownika pozostałej po nim rodziny o warunkach uzyskania renty rodzinnej, przygotowania wniosku o rentę i przedłożenia go organowi rentowemu. Pracodawca może udzielić takiej informacji wtedy, gdy w aktach osobowych znajdują się dane, które umożliwią ten obowiązek, a więc nie tylko personalia członków rodziny, ale i ich aktualne adresy. Pracodawca nie ma bowiem obowiązku poszukiwania rodziny pracownika w celu poinformowania jej o uprawnieniach do renty rodzinnej.

Obowiązki dotyczące współdziałania z pracownikiem w sprawach pozyskiwania przez niego świadczeń emerytalno-rentowych, a szczególnie rzetelnego informowania go zarówno o przysługujących uprawnieniach, jak i o warunkach zatrudnienia mających wpływ na wysokość świadczeń, należy wykonywać szczególnie sumiennie, ponieważ w tym zakresie Sąd Najwyższy przyjmuje jednolicie obowiązek rekompensowania przez pracodawcę szkód poniesionych przez pracownika. Przykładowo, w wyroku z 25 kwietnia 2008 r. (I PK 245/07, OSNP 2009/17-18/228) Sąd Najwyższy wyraził pogląd, że „wydanie przez pracodawcę obiektywnie nieprawidłowego zaświadczenia może prowadzić do powstania szkody u pracownika, której wysokość określa różnica między emeryturą otrzymaną a taką, którą powinien otrzymać, gdyby pracodawca należycie wywiązał się ze swych obowiązków”. Pracownik otrzymujący zaświadczenie pracodawcy ma prawo uważać, że obejmuje ono wszystkie składniki wynagrodzenia oraz że zostało wydane zgodnie z prawem. Z tego powodu za szkodę odpowiada pracodawca, nawet gdy pracownica nie odwoła się do sądu od decyzji przyznającej emeryturę (ponieważ nie posiada ona dokumentacji umożliwiającej takie odwołanie).

PRZYKŁAD

Pracownik poprosił pracodawcę, aby pomógł mu przygotować wniosek o rentę i poinformował o warunkach jej uzyskania. Pracodawca zignorował tę prośbę, a pracownik poniósł przez to straty finansowe. Pracodawca może w tym przypadku ponosić odpowiedzialność odszkodowawczą wobec pracownika.

Podstawa prawna:

• art. 23¹ § 3, art. 29 § 3–3³, art. 29¹ § 2–5, art. 30 § 5, art. 94 pkt 1, art. 94¹, art. 94², art. 110, art. 201 § 3, art. 226 pkt 2, art. 237^11a § 1 pkt 2 Kodeksu pracy,
• art. 125 ust. 1 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 153, poz. 1227 ze zm.),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. Nr 60, poz. 282 ze zm.).