30.000 zł kary za błędy w regulaminie pracy. Po zmianach kwoty i ryzyko są wyższe

• Kara grzywny za błędy w zapisach dotyczących podstaw
• Trzeba określić obowiązujący system czasu pracy
• Rozkład czasu pracy to nie to samo, co system czasu pracy

Kara grzywny za błędy w zapisach dotyczących podstaw

Czas pracy to jeden z podstawowych elementów, które muszą zostać uregulowane w regulaminie pracy. Dlaczego mówi się, że to najważniejszy rozdział tego regulaminu? Bo błędy w tym zakresie często pociągają za sobą konieczność odmiennego rozliczenia czasu pracy, niż wynikałoby to z ogólnych zasad Kodeksu pracy i z zamiaru pracodawcy, a to z kolei pociąga za sobą dodatkowe koszty płacowe. Naruszenia przepisów o czasie pracy są też wykroczeniami przeciwko prawom pracownika zagrożonymi karą grzywny. Od 8 lipca 2026 r. przedział kar grzywny możliwych do zastosowania w tej sytuacji to od 2000 zł do 60 000 zł (wcześniej od 1000 zł do 30 000 zł).

Wprowadzając do regulaminu pracy zapisy dotyczące czasu pracy należy zwrócić szczególną uwagę na to by odróżnić pojęcia system i rozkład czasu pracy i nie stosować ich zamiennie System czasu pracy jest to sposób organizacji czasu pracy określający reguły co do długości dniówki roboczej, liczby i rodzaju dni roboczych oraz tygodniowego wymiaru czasu pracy i długości okresu rozliczeniowego. Rozkład czasu pracy to ogólne zasady organizacji czasu pracy, które są doprecyzowywane w harmonogramach czasu pracy tworzonych na poszczególne miesiące kalendarzowe lub dłuższe okresy. System jest więc pojęciem nadrzędnym w stosunku do rozkładu.
Pierwszym krokiem pracodawcy ustalającego zasady czasy pracy powinien być wybór systemu czasu pracy, którego konsekwencją będzie rozkład czasu pracy i maksymalna długość okresu rozliczeniowego. W Kodeksie pracy przewidziano następujące systemy czasu pracy:

• podstawowy czas pracy (art. 129 kp);
• równoważny czas pracy z wydłużeniem dniówki roboczej do 12 godzin (art. 135 kp);
• równoważny czas pracy z wydłużeniem dniówki roboczej do 16 godzin (art. 136 kp);
• równoważny czas pracy z wydłużeniem dniówki roboczej do 24 godzin (art. 137 kp);
• system pracy w ruchu ciągłym (art. 138 kp);
• system przerywany (art. 139 kp);
• system zadaniowego czasu pracy (art. 140 kp);
• system skróconego tygodnia pracy (art. 143 kp);
• system pracy weekendowej (art. 144 kp);
• skrócony czas pracy (art. 145 kp).

Należy pamiętać, że systemu weekendowego (art. 144 kp) oraz systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 kp) nie można wprowadzić w regulaminie pracy. Są one wprowadzane na indywidualny wniosek pracownika w postanowieniach umowy.

Trzeba określić obowiązujący system czasu pracy

Poza przypadkami wynikającymi wprost z przepisów szczególnych nie wolno łączyć systemów czasu pracy (art. 139 § 2 kp). Możliwość łączenia systemów dotyczy w praktyce kierowców oraz pracowników instytucji kultury i w obydwu przypadkach dotyczy systemu równoważnego i przerywanego.
Pracodawca nie musi się ograniczać do wyboru jednego systemu czasu pracy. Jednak jeśli ma ich być stosowanych więcej, z regulaminu musi wynikać, który z nich jest przyporządkowany, do której grupy pracowników. Należy wprowadzić takie zapisy, które pozwolą przyporządkować każdego pracownika do jednego, odpowiedniego systemu czasu pracy. System musi więc być połączony – w zależności od struktury jednostki - z działami, stanowiskami, lokalizacjami itp.

Niezależnie od regulacji wynikających z regulaminu pracy, system czasu pracy może zostać określony w treści umowy o pracę konkretnego pracownika i taka regulacja będzie miała pierwszeństwo w stosowaniu przed regulaminem pracy. Umowa może przewidywać zastosowanie systemu, którego w regulaminie w ogóle nie przewidziano (wyrok Sądu Najwyższego z 5 grudnia 2006 r., sygn. akt II PK 93/06)

Rozkład czasu pracy to nie to samo, co system czasu pracy

Rozkład czasu pracy wskazuje w jakie dni i w jakich godzinach pracownik będzie świadczył pracę.
Można wyróżnić:

• sztywny rozkład czasu pracy (stałe dni i godziny pracy);
• ruchomy rozkład czasu pracy (art. 1401);
• zmianowy rozkład czasu pracy, w ramach którego wyróżnimy różne formy pracy zmianowej:

• • praca 2-zmianowa,
  • praca 3-zmianowa,
  • 4-brygadowa organizacja czasu pracy,
  • 5-brygadowa organizacja czasu pracy.

U pracodawcy mogą być stosowane różne rozkłady czasu pracy w ramach tego samego lub różnych systemów czasu pracy. Z regulaminu musi wówczas jasno wynikać, jaki rozkład obowiązuje danego pracownika.