Podróż szkoleniowa a podróż służbowa

Wyjazd na szkolenie, studia lub kursy zasadniczo różni się od delegacji, ale może być podobnie – lub wręcz identycznie – rozliczany. Inne jednak będą skutki podatkowo-ubezpieczeniowe

Do obowiązków pracodawcy należy ułatwianie pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Powinność ta nie jest jednak poparta żadną sankcją, wskutek czego za jej naruszenie zatrudniającemu nic nie grozi. Mimo to wielu pracodawców inwestuje jednak w rozwój swoich pracowników.

Po pierwsze niewątpliwie wychodzą z założenia, że wyższe kwalifikacje z reguły przekładają się na lepszą pracę – poniesione wydatki stanowią zatem dla pracodawców inwestycję w rozwój firmy. Po drugie niewątpliwą zaletą przeznaczenia wydatków na ten cel jest możliwość skorzystania ze zwolnień podatkowo-ubezpieczeniowych. Z literalnego brzmienia przepisów wynika bowiem, że większość świadczeń związanych z nabywaniem lub uzupełnianiem wiedzy albo umiejętności pracownika korzysta ze zwolnień podatkowych i składkowych. Co istotne – nie musi to być wiedza lub umiejętności związane z wykonywaną przez pracownika pracą.

Polecamy produkt: Podróże służbowe – praktyczne rozliczenia (PDF)

Wyprawa po wiedzę

Jednym z ciekawszych zagadnień w kontekście podnoszenia kwalifikacji pracowników są szkolenia wyjazdowe odbywające się poza siedzibą pracodawcy (miejscem pracy). Z przepisów nie wynika wprost, że podróż związana z takim szkoleniem (podróż szkoleniowa) nie jest delegacją (podróżą służbową). Można to jednak wyinterpretować z ogółu regulacji prawa pracy w zakresie podróży służbowych i podwyższania kwalifikacji zawodowych.

Delegacje wprost definiuje Kodeks pracy. Zgodnie z art. 77⁵ k.p. pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Powyższe oznacza, że aby wyjazd uznać za podróż służbową (delegację), muszą być spełnione trzy warunki:

- pracownik powinien otrzymać polecenie wyjazdu służbowego – może mieć ono dowolną formę (choć w praktyce pracodawców przyjęło się stosować własne, gotowe druki),

- pracownik musi wykonywać w trakcie wyjazdu zadanie służbowe, co zazwyczaj sprowadza się do świadczenia pracy,

- zadanie powinno być wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Warunki powyższe powinny być spełnione łącznie – tylko wtedy możemy uznać, że mamy do czynienia z podróżą służbową. Tymczasem w przypadku wyjazdu na szkolenie nie jest on odbywany na polecenie pracodawcy, tylko z jego inicjatywy lub za jego zgodą.

Również cel podróży jest inny w obu przypadkach – podczas wyjazdu szkoleniowego pracownik nie tyle wykonuje zadanie służbowe, ile podnosi swoje kwalifikacje. Oczywiście mogą się zdarzyć szkolenia stanowiące zadanie służbowe (np. szkolenie BHP), ale są to wyjątki od zasady.

PRZYKŁAD 1

Liczy się cel

Pracodawca wysłał pracowników do obsługi konferencji. Pojechali więc oni w celu wykonania zadania służbowego (świadczenie pracy), a nie w celu podwyższenia kwalifikacji zawodowych. Tym samym był to dla nich wyjazd służbowy, a nie szkoleniowy.

Mimo braku odesłania w przepisach do podróży służbowych u wielu pracodawców występuje praktyka wystawiania delegacji na szkolenia. Nie jest to jednak błędem – świadczy bowiem o inicjatywie lub co najmniej zgodzie pracodawcy, a dodatkowo oznacza przyznanie pracownikowi dodatkowych świadczeń w postaci zwrotu kosztów podróży na zasadach właściwych dla podróży służbowych.

Polecamy serwis: Czas pracy

Świadczenia z tytułu wyjazdu

Różnic między wyjazdami służbowymi a szkoleniowymi jest więcej. W przypadku delegacji pracodawca ma obowiązek wypłacać świadczenia, których wysokość wynika z właściwych przepisów lub z zasad u niego przyjętych. W przypadku szkoleń mamy natomiast do czynienia zaledwie z możliwością wypłaty dodatkowych świadczeń (niebędących zwolnieniem z całości lub części dnia pracy lub urlopem szkoleniowym), a więc pracodawca nie musi ich wypłacać. [ramka 1]

Ewentualna ich wypłata i związane z nią kwestie (zasady wypłaty i wysokość świadczeń) zależne są przede wszystkim od umowy z pracownikiem lub przyjętych zasad wewnętrznych. Podstawą wypłaty jest w tym wypadku art. 103³ k.p. (a nie art. 77⁵ k.p. stanowiący podstawę dla wypłaty świadczeń w przypadku delegacji).

Podróże służbowe rozlicza się zazwyczaj na podstawie rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie w sprawie należności z tytułu podróży służbowej). Zasady z niego wynikające stosuje się zawsze u pracodawców sektora publicznego oraz domyślnie u pracodawców sektora prywatnego (mogą oni jednak wprowadzić inne rozwiązania). W przypadku szkoleń przepisy powyższego rozporządzenia można stosować jedynie posiłkowo, jeżeli pracodawca przyzna pracownikom świadczenia szkoleniowe ustalane na zasadach właściwych dla podróży służbowych. Jeżeli zaś pracodawca nie przyzna takich świadczeń, pracownik kształci się na swój koszt.

Hulaj dusza, czyli świadczenie bez podatku

Ustalenie katalogu świadczeń szkoleniowych jest o tyle istotne, że są one zwolnione od podatku i składek ZUS – na mocy art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) oraz par. 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie składkowe). [ramka 2]

Istotne jest przy tym, że są to inne zwolnienia niż obowiązujące w przypadku podróży służbowych (uregulowanych odpowiednio w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT i par. 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego). Najważniejsze jest przy tym, że o ile w przypadku delegacji zwolnienia są limitowane przepisami o podróżach służbowych, to w przypadku zwolnienia dotyczącego szkoleń nie obowiązują żadne limity.

---

Opłaty za kształcenie i podręczniki

Ustawodawca umożliwia pracodawcy pokrywanie opłat za kształcenie. Wymienić tu można przeróżne formy czesnego, zapłatę za fakturę szkoleniową, opłaty za egzaminy i inne wydatki (opłaty) związane z nauką pobierane przez organizatora nauki lub właściwy urząd. Wydatki te ustala się w tym wypadku na podstawie faktur (rachunków, dowodów opłat), wobec czego nie budzą one większych wątpliwości.

Podobnie jest z podręcznikami – są one wprost wymienione w ustawie, więc ich sfinansowanie przez pracodawcę również nie powinno być podważone. Analogicznie powinno być z innymi pomocami naukowymi. Jednakże im wyższa wartość pomocy, tym większe ryzyko zakwestionowania wysokości świadczenia przez urząd skarbowy lub ZUS.

PRZYKŁAD 2

Nadmierne koszty

Pracownik skarżył się, że nie ma na czym napisać pracy magisterskiej z zakresu historii sztuki. Pracodawca kupił mu więc laptopa za 22 000 zł. Istnieje duże ryzyko, że urząd skarbowy i ZUS nie zgodzą się w tym przypadku na zwolnienie od podatku lub składek, gdyż wartość świadczenia jest niewspółmiernie wysoka do potrzeb, a tym samym świadczenie ma jedynie pozorny związek z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych.

PRZYKŁAD 3

Rozsądna wartość

Pracownik podjął studia informatyczne. Jego przestarzały komputer nie pozwalał mu jednak wykonywać wszystkich wymaganych na uczelni prac. Pracodawca zgodził się sfinansować nowy komputer o rozsądnej wartości (niecałe 4000 zł). Prawdopodobieństwo podważenia prawa do zwolnienia ze strony fiskusa lub ZUS jest niewielkie.

Bez względu na wartość i rodzaj pomocy naukowych nie powinno być natomiast problemów z punktu widzenia prawa pracy – Państwowa Inspekcja Pracy nie będzie stawiała zarzutów z powodu przyznania dodatkowych świadczeń.

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Przejazd i zakwaterowanie

Koszty podróży i noclegu rozliczane są przy podróżach szkoleniowych na zasadach identycznych, jak przy podróżach służbowych, z tym że są one wypłacane dobrowolnie.

Pracodawca może więc:

- opłacić pracownikowi koszty przejazdu i noclegu – przy czym w przypadku szkoleń wyjazdowych przejazd i zakwaterowanie często mieszczą się w cenie szkolenia,

- zwrócić pracownikowi poniesione koszty na podstawie rachunków i biletów lub wypłacić ryczałtowy zwrot (kilometrówka, ryczałt noclegowy),

- w obu przypadkach wypłata tych świadczeń przez pracodawcę nie powinna budzić najmniejszych zastrzeżeń.

Diety i wyżywienie

W katalogu świadczeń, które pracodawca może przyznać w związku ze szkoleniem pracowniczym, nie ma ani wyżywienia, ani diet. Nie ma także odesłania do przepisów o podróżach służbowych, wobec czego pracodawca nie musi się nimi kierować. Jednocześnie jednak otwarty charakter katalogu świadczeń dodatkowych powoduje, że pracodawca może świadczenia takie wypłacać, a na dodatek będą one korzystały ze zwolnienia od podatku i składek ZUS. Co istotne, nie obowiązuje tu zasada ograniczenia zwolnienia do wysokości diety określonej w przepisach (30 zł), wobec czego – przynajmniej w teorii – można przyznać dietę w wyższej kwocie.

PRZYKŁAD 4

Hojny szef

Pracodawca przyznał pracownikom odbywającym szkolenie krajowe dietę w wysokości 200 zł dziennie. Można założyć, że i urząd skarbowy, i ZUS będą domagały się swoich danin od tej kwoty, mimo że teoretycznie diety z tytułu podróży szkoleniowej nie są limitowane – prawdopodobnie diety w takiej wysokości zostałyby uznane za ukrytą formę wynagrodzenia.

Dla bezpieczeństwa, aby nie narazić się na zakwestionowanie wysokich kwot przez fiskusa i ZUS, lepiej jednak przestrzegać wysokości diet i zasad ich wypłaty przewidzianych dla delegacji. Oznacza to też konieczność pomniejszania diet o niektóre zapewnione dodatkowo posiłki.

PRZYKŁAD 5

Uwzględnienie ceny posiłku

Organizator szkolenia odbywanego na terenie Polski zapewnił uczestnikom lunch. W przypadku osób, którym pracodawca przyznał diety z tytułu podróży na szkolenie, przy ich rozliczaniu nie powinno się dokonywać pomniejszenia z tytułu tego posiłku. Zgodnie bowiem z przepisami dotyczącymi diet z tytułu podróży służbowych (stosowanymi tu odpowiednio) diety pomniejsza się o ryczałtowe wartości śniadania, obiadu i kolacji. Skoro więc lunch nie mieści się w tym katalogu, nie skutkuje koniecznością pomniejszenia diety. Gdyby zamiast lunchu na szkoleniu był zapewniony obiad, w myśl wspomnianych przepisów dietę należałoby pomniejszyć o 15 zł (choć różnica między lunchem i obiadem sprowadza się w wielu przypadkach jedynie do nazwy).

Inaczej jest wtedy, gdy zamiast diet zapewnione jest wyżywienie. O ile w przypadku podróży służbowych zastąpienie diet posiłkami oznacza dodatkowe problemy (organy podatkowe potrafią domagać się podatku od nadwyżki wartości wyżywienia powyżej wartości diety), o tyle w przypadku szkoleń, jeżeli wartość posiłków zostanie należycie udokumentowana, ich płacenie nie powoduje żadnych skutków podatkowo-ubezpieczeniowych i jest w pełni dopuszczalne na gruncie prawa pracy.

PRZYKŁAD 6

Wyżywienie na szkoleniu

Pracodawca zorganizował kilkudniowe wyjazdowe szkolenie dla swoich pracowników. W czasie pobytu na nim zapewnione było pełne wyżywienie. Było to dodatkowe świadczenie zapewnione przez pracodawcę w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, wobec czego wartość posiłków nie podlegała ani opodatkowaniu, ani oskładkowaniu.

Inne świadczenia

Otwarty katalog świadczeń dodatkowych daje pracodawcy dużą swobodę w ich wymyślaniu. Widać to w szczególności na przykładzie kilkudniowych szkoleń wyjazdowych. Są one często wzbogacane wieczorną imprezą, wycieczką czy możliwością aktywnego spędzania czasu (basen, kręgle, paintball itp.). Dopóki jednak jest to jedynie element dodany do szkolenia, a wyjazd zachowuje swój szkoleniowy charakter, dopóty jest to w pełni dopuszczalne i nie powinno być podważone ani na gruncie prawa pracy, ani w zakresie zwolnienia od podatku i składek ZUS. ©?

!Wystawienie delegacji na szkolenie nie jest błędem, ale oznacza przyznanie pracownikowi dodatkowych świadczeń w postaci zwrotu kosztów podróży na zasadach właściwych dla podróży służbowych.

Podstawowe różnice
Element	Delegacja	Szkolenie
Podstawa wyjazdu	polecenie pracodawcy	inicjatywa lub zgoda pracodawcy
Cel wyjazdu	wykonanie zadania służbowego	podwyższenie kwalifikacji zawodowych
Podstawa prawna świadczeń	art. 775 k.p.	art. 1033 k.p.
Świadczenia	diety oraz zwroty kosztów przejazdów, dojazdów, zakwaterowania oraz innych uzasadnionych wydatków	zwolnienie z całości lub części dnia pracy oraz urlop szkoleniowy. Każde inne świadczenie ma charakter dobrowolny
Podstawa rozliczania	zazwyczaj rozporządzenie w sprawie należności z tytułu podróży służbowej albo regulacje wewnętrzne	umowa lub regulacje wewnętrzne
Zwolnienie PIT	jest, ale z limitami (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT)	jest (art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT)
Zwolnienie ZUS	jest, ale z limitami (par. 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego)	jest (par. 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia składkowego)
Limit zwolnienia	jest	nie ma

RAMKA 1

Dwa rodzaje świadczeń

Z tytułu podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracownikowi przysługują dwa rodzaje świadczeń.

Obowiązkowe:

● urlop szkoleniowy,

● zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.

Dobrowolne: chodzi o dodatkowe świadczenia, które pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe, w szczególności w postaci pokrycia opłat za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. ©?

RAMKA 2

Warto pamiętać

Zgodnie z przepisami podatkowo-ubezpieczeniowymi:

● Wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego.

● Podstawy wymiaru składek nie stanowi wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych.

Zobacz serwis: Obowiązki pracownika i pracodawcy

Aby skorzystać z powyższych zwolnień, świadczenia muszą:

● być związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracownika,

● wynikać z odrębnych przepisów (przy czym przepisy kodeksu pracy w pełni spełniają ten warunek). ©?

Autor: Paweł Ziółkowski - specjalista w zakresie prawa pracy

Podstawa prawna

Art. 77⁵ oraz art. 103¹-103⁶ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167).

Art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Par. 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236).

Dołącz do nas na Facebooku!

---

Najczęściej zadawane pytania

1. Czy w przypadku szkolenia wyjazdowego pracodawca ma obowiązek zwrócić koszty nauki?

Przepisy przewidują jedynie konieczność udzielenia zwolnienia z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by przybyć na zajęcia, i na czas ich trwania. Inne obowiązkowe świadczenie, to jest urlop szkoleniowy, zarezerwowane jest dla takich form nauki, które kończą się egzaminem (przede wszystkim studia). W przypadku pozostałych świadczeń przepisy (art. 103³ k.p.) wyraźnie przewidują tylko możliwość ich wypłaty.

Jednocześnie należy podkreślić, że nauka może odbywać się z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy. Inicjatywa pracodawcy zazwyczaj sprowadza się do wysłania pracownika na szkolenie, na którym ma on zdobyć albo ugruntować wiedzę lub umiejętności potrzebne w pracy. Skoro więc pracodawca zmusza pracownika do podwyższenia kwalifikacji zawodowych, powinien nie tylko dać mu płatne wolne na ten dzień (a przynajmniej jego część), lecz także pokryć związane z tym koszty. Jeżeli jednak nauka odbywa się jedynie za jego zgodą, pracodawca może ograniczyć swoje wydatki.

Jeszcze inaczej wygląda kwestia świadczeń, gdy nauka jest bez inicjatywy i bez zgody pracodawcy. W takim przypadku ustawodawca przewiduje jedynie udzielenie bezpłatnego urlopu szkoleniowego lub bezpłatnego zwolnienia z całości lub części dnia pracy. Jeżeli zatem pracownik podejmuje naukę samodzielnie, to pracodawca nie musi mu przyznawać żadnego innego świadczenia. Jeżeli jednak mimo to je przyzna – będzie to automatycznie świadczyło o jego inicjatywie lub zgodzie, co z kolei przełoży się na konieczność zapłaty za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy.

2. Jak potraktować czas powrotu ze szkolenia?

Przepisy mówią o zwolnieniu z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia, oraz na czas ich trwania. Ustawodawca pominął kwestie powrotu, co należy uznać za oczywisty błąd. Nie oznacza to jednak, że z chwilą, gdy szkolenie (lub inna forma nauki) dobiega końca, pracownik ma nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy. Na całe szczęście ustawodawca przewiduje, że zwolnienie przysługuje z całości lub części dnia pracy. Dlatego też pracodawcy najczęściej na dzień szkolenia dają całodzienne zwolnienia (w szczególności na szkolenia wyjazdowe).

3. Czy urlop szkoleniowy przysługuje na przystąpienie do egzaminu poprawkowego?

Urlop szkoleniowy przysługuje w razie przystąpienia do egzaminu: eksternistycznego, maturalnego, potwierdzającego kwalifikacje zawodowe i dyplomowego.

Tym samym pracownik, który przystępuje do któregoś z powyższych egzaminów, ma prawo domagać się udzielenia urlopu. Przepisy nie mówią przy tym, czy urlop przysługuje jedynie w razie przystąpienia do egzaminu w pierwszym terminie, czy też w przypadku poprawek. Należy jednak zauważyć, że egzamin poprawkowy nie jest tak naprawdę nowym egzaminem, tylko drugim terminem zdania tego samego egzaminu. Powoduje to, że jeżeli pracownik skorzystał z urlopu szkoleniowego przed pierwszym terminem, nie przysługuje mu urlop szkoleniowy przed poprawką. Jeżeli natomiast nie korzystał dotychczas z tego urlopu, może domagać się urlopu przed poprawką.

4. Czy urlop szkoleniowy jest obowiązkowy?

Zapisy dotyczące urlopów szkoleniowych mają charakter kategoryczny, wobec czego uznaje się, że jest to jedno ze świadczeń obowiązkowych. Taki charakter świadczenia nie oznacza jednak, że pracodawca musi udzielić pracownikowi urlopu nawet wbrew jego woli. Mimo że nie wynika to z ustawy, uznać należy, że urlop szkoleniowy jest udzielany na wniosek pracownika. Jeżeli zatem pracownik nie wystąpi o jego udzielenie, to pracodawca nie ma obowiązku go udzielać.

Pracownik, który nie skorzysta z urlopu szkoleniowego, już po egzaminie nie może domagać się ani jego udzielenia, ani ekwiwalentu z tego tytułu. Urlop szkoleniowy ma bowiem charakter celowy i służy przygotowaniu się do egzaminu. Tym samym po jego zdaniu urlop szkoleniowy staje się bezprzedmiotowy.

5. Jakie świadczenia dobrowolne może zapewniać pracodawca?

Ustawodawca stwierdził w art. 103³ k.p., że pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie.

Wykładnia powyższego przepisu wymaga omówienia trzech kluczowych słów. Pierwszym z nich jest wyraz „dodatkowe” – czyli chodzi tu o świadczenia inne niż te, które zostały wcześniej uregulowane. Tymczasem w poprzedzających przepisach wymienione zostały jedynie urlopy szkoleniowe oraz zwolnienia z całości lub części dnia pracy. Tym samym każde inne świadczenie będzie mieściło się w kategorii świadczeń dodatkowych. Wyraz „może” przesądza o dobrowolnym charakterze świadczeń. Oznacza to, że pracodawca ma prawo przyznać świadczenia, ale nie musi tego robić. Tym m.in. różni się wyjazd szkoleniowy od wyjazdu służbowego (delegacji).

Najważniejszy jest jednak zwrot „w szczególności”. Wskazuje on bowiem, że świadczenia wymienione przez ustawodawcę stanowią jedynie katalog przykładowy (otwarty) – te wymienione w przepisie (opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie) nie wyczerpują zatem zakresu świadczeń, jakie pracodawca może przyznać pracownikowi.

Powyższe oznacza więc, że (przynajmniej teoretycznie) pracodawca może przyznać praktycznie dowolne świadczenia, w dowolnej wysokości i na dowolnych zasadach, pod warunkiem że będzie mógł wykazać związek świadczenia z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych (albowiem nadmierne świadczenia mogą być podważone przez fiskusa lub ZUS).

Zobacz serwis: Umowa o pracę

6. Czy pracodawca, który poniósł wydatki na szkolenie pracownika, może domagać się ich zwrotu?

Z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe powinna być zawarta umowa na piśmie – nie jest to jednak konieczne, jeżeli pracodawca nie zamierza dochodzić zwrotu kosztów.

Pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe:

- który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji albo przerwie je,

- z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata,

- który w okresie wskazanym w punkcie 2 rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyny mobbingu,

- który w okresie wskazanym w punkcie 2 rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia, mimo braku uzasadnionych przyczyn

- jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

Powyższe oznacza, że pracodawca może dochodzić od pracownika zwrotu poniesionych koszów, jeżeli spełni łącznie następujące warunki:

- zawrze z pracownikiem pisemną umowę szkoleniową,

ww umowie będzie znajdował się zapis o konieczności zwrotu kosztów przez okres trwania lojalki (nie dłużej niż 3 lata),

- nastąpi zdarzenie uzasadniające zwrot – np. pracownik wypowie stosunek pracy,

- pracodawca wystąpi z żądaniem.

Pracodawca może przy tym dochodzić jedynie zwrotu wartości świadczeń dodatkowych (nie może żądać zwrotu wynagrodzenia za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego), a wysokość zwrotu jest proporcjonalna do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

W praktyce zatem pracodawca nie powinien mieć dużych nadziei na zwrot, a chcąc go uzyskać, musi się nastawić na postępowanie sądowe – częstokroć pracownik dobrowolnie nie będzie chciał niczego oddać.

7. Czy można zapewniać pracownikom posiłki podczas nauki?

W katalogu świadczeń dodatkowych nie są wymienione posiłki. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może ich zapewniać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe. Umożliwia to otwarty charakter tego katalogu.

8. Czy sobotnie szkolenie uprawnia pracownika do żądania dnia wolnego lub wypłaty nadgodzin?

Czas szkolenia co do zasady nie jest czasem pracy (ale zdania na ten temat są podzielone). Koronnym argumentem przemawiającym za tym stanowiskiem jest to, że na czas nauki pracodawca udziela pracownikowi zwolnienia od pracy. Skoro zaś mamy zwolnienie od pracy, to nie może to być czas pracy. Jednocześnie jednak, jeżeli zwolnienie ma być płatne, pracodawca powinien zapłacić pracownikowi za dzień szkolenia takie wynagrodzenie, jakie pracownik otrzymałby, pracując (czyli najczęściej za osiem godzin pracy dla pełnoetatowca). W efekcie mimo że czas nauki nie jest czasem pracy, pracownik jadąc na szkolenie, ma zaliczony obowiązujący go dzień pracy.

Odrębny problem stanowią szkolenia odbywane w czasie wolnym od pracy, w szczególności w weekendy. Jest on o tyle istotny, że każdy pracownik ma zagwarantowane prawo do wypoczynku, także tygodniowego. Odróżnić trzeba przy tym dwa przypadki. Jeżeli szkolenie było dobrowolne, tj. gdy inicjatywa szkolenia należała do pracowników, nie należy im się ani wolny dzień, ani zapłata nadgodzin. Należy je zatem potraktować po prostu jako sposób spędzania czasu wolnego.

Inaczej będzie w przypadku szkoleń, w których uczestnictwo było dla pracowników obowiązkowe. Skoro zatem pracodawca zagospodarował pracownikom wolny dzień, powinien oddać im wolne z tego tytułu. Co do zasady jednak, jeżeli pracodawca nie zapewni dnia wolnego – pracownikom nie będą przysługiwać nadgodziny, chyba że będzie on wykonywał pracę (np. będzie obsługiwał szkolenie od strony administracyjnej).

Powyższe zasady są jednak dyskusyjne, gdyż przepisy nie regulują kwestii czasu pracy podczas szkoleń, wobec czego każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie, a ostatecznie o wszystkim i tak zadecyduje sąd. ©?

Podstawa prawna:

Art. 103¹-103⁶ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).

Zostań ekspertem portalu Infor.pl!