REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Używanie prywatnego pojazdu pracownika w podróży służbowej

Marek Rotkiewicz
Prawnik specjalizujący się w prawie pracy. Autor i współautor około 60 książek z tego zakresu, w tym kilku komentarzy oraz autor ponad 4000 artykułów. Wykładowca na licznych szkoleniach (przeprowadzonych ponad 6000 godzin szkoleniowych).
Używanie prywatnego pojazdu pracownika w podróży służbowej. /Fot. Fotolia
Używanie prywatnego pojazdu pracownika w podróży służbowej. /Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Wyjazd pracownika w podróż służbową jego prywatnym pojazdem jest możliwy, jednak wymaga uzgodnienia z pracodawcą. W jaki sposób rozlicza się podróż służbowa pracownika kierującego prywatnym pojazdem?

Zarówno w przypadku podróży służbowych na terenie kraju, jak i podróży zagranicznych pracodawca może, na wniosek pracownika, zezwolić mu na przejazd pojazdami niebędącymi własnością zatrudniającego, tj. samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem. Zgoda udzielona pracownikowi na odbycie podróży służbowej pojazdem będącym jego własnością może być też warunkowa.

Autopromocja

Pracodawca zdecydował, że wyrazi zgodę na przejazd w delegacji samochodem pracownika i rozliczenie tego przejazdu w formie kilometrówki, ale pod warunkiem, że pracownik ten zgodzi się zabrać drugiego pracownika, który razem z nim pojedzie w delegację. Pracodawca nie może narzucić pracownikowi obowiązku przewożenia prywatnym samochodem innych osób. Jeżeli jednak takie rozwiązanie zostanie z nim uzgodnione, to rozliczenie kosztów przejazdu zostanie dokonane we wspomnianej wyżej formie, tj. kilometrówki. Pracownik, który pojedzie w delegację jako pasażer, nie otrzyma zwrotu kosztów podróży, gdyż nie będzie ich ponosił.

Podróż służbowa a czas pracy – 7 najtrudniejszych kwestii z praktyki

W przypadku korzystania z samochodu pracownika w podróży służbowej z reguły chodzi o zgodę na konkretny wyjazd. Można jednak dopuścić zawarcie umowy zobowiązującej pracownika do korzystania przy przejazdach służbowych z będącego jego własnością samochodu. Taka umowa może być pomocna zwłaszcza wtedy, gdy pracownik stosunkowo często odbywa podróże służbowe, w których przejazd środkami komunikacji publicznej byłby nieracjonalny czasowo lub finansowo. W takiej sytuacji pracownik nie wyraża każdorazowo zgody na przejazd w delegacji własnym samochodem, gdyż jego zobowiązanie wynika z zawartej umowy.

Rozliczenie kosztów przejazdu prywatnym pojazdem

Wysokość stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu prywatnego do celów służbowych jest uzależniona od rodzaju środka transportu, jaki pracownik będzie wykorzystywał w podróży. Bez znaczenia pozostaje, czy podróż będzie odbywana na terenie kraju, czy poza jego granicami.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Forum Kadry

Stawki za 1 km przebiegu pojazdu obowiązujące od 14 listopada 2007 r.

Rodzaj środka transportu

Stawka na 1 km przebiegu pojazdu

samochód osobowy:

  • o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
  • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3

0,5214 zł

0,8358 zł

motocykl

0,2302 zł

motorower

0,1382 zł

Kwoty wskazane w tabeli są stawkami maksymalnymi. Ich przekroczenie przy rozliczaniu kosztów przejazdu spowoduje, że nie będzie możliwości zaliczenia nadwyżki do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy (art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o pdop i art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o pdof). Ponadto od różnicy między kwotą faktycznie wypłaconą a kwotą wynikającą z pomnożenia stawki wynikającej z rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej rozporządzenie w sprawie zwrotu kosztów używania pojazdów) przez liczbę przejechanych kilometrów należy odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy i opłacić składki na ubezpieczenia społeczne (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o pdof).

Pracodawca może też dokonywać zwrotu kosztów kilometrówki na podstawie niższej stawki za 1 kilometr niż przewidziana w rozporządzeniu w sprawie zwrotu kosztów używania pojazdów. Pracownik wnioskujący o zgodę na zwrot kosztów użytkowania prywatnego pojazdu musi znać te kwoty przed uzgodnieniem z pracodawcą wyjazdu swoim środkiem transportu.

Rozliczanie podróży służbowych pracowników

Przykładowy zapis regulaminu podróży służbowych dotyczący zwrotu kosztów na podstawie tzw. kilometrówki

(...) § X
1. Pracownik może wnioskować o zgodę na przejazd w podróży służbowej niebędącym własnością pracodawcy środkiem transportu, do którego pracownik posiada tytuł prawny.
2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, pracownik powinien złożyć niezwłocznie do działu kadr po otrzymaniu od pracodawcy polecenia wyjazdu w podróż służbową.
3. W przypadku wyrażenia przez pracodawcę zgody na wniosek wskazany w ust. 1 zwrot kosztów użytkowania pojazdu będzie dokonywany na podstawie przedstawionej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu przy zastosowaniu 80% stawki za kilometr przebiegu wynikającej z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy – Dz.U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.

Przy rozliczaniu delegacji odbytej środkiem transportu nienależącym do pracodawcy należy brać pod uwagę wyłącznie faktyczną liczbę przejechanych kilometrów w celu wykonania zadania służbowego.

Piotr W. pojechał swoim samochodem w delegację ze Szczecina do Poznania. Celem wyjazdu było spotkanie z kontrahentem w jego siedzibie. Po spotkaniu pracownik bezpośrednio wracał do Szczecina. Odległość między siedzibą pracodawcy, skąd pracownik wyruszył w podróż, a siedzibą kontrahenta wynosi 255 km.

Rozliczenie wyjazdu nie musi w tym przypadku wynosić dokładnie 510 km (2 x 255 km). Pracownik nie jest bowiem zobowiązany jechać najkrótszą możliwą trasą i pracodawca powinien liczyć się z możliwością objazdu ze względu np. na wypadek czy roboty drogowe. Dłuższy przejazd może być też wynikiem wyboru pracownika, np. odległość jest większa, ale na trasie nie ma utrudnień w ruchu. Różnica powinna być jednak obiektywnie nieznaczna (np. od 10 do 20 km). Przy takim przejeździe trudno byłoby bowiem zaakceptować rozliczenie np. na 600 km.

Wskazana w rozliczeniu wyższa liczba kilometrów byłaby jednak uzasadniona, gdyby podczas wyjazdu do Poznania Piotr W. musiał spotkać się z kilkoma kontrahentami. W tym przypadku, oprócz rozliczenia kosztów przejazdu, pracodawca powinien zażądać od pracownika pisemnego wykazania podanej liczby kilometrów. Pracodawca akceptując takie oświadczenie musi pamiętać, że to on w razie kontroli będzie odpowiadał za nieprawidłowe rozliczenie podatkowo-składkowe w razie zakwestionowania przez organ kontrolny wskazanych przez pracownika i zaakceptowanych przez pracodawcę odległości.

Pracodawca powinien szczegółowo analizować przedstawione przez pracownika informacje wpływające na wysokość zwracanych mu kosztów przejazdu prywatnym pojazdem. Może w tym celu porównywać je z rozliczeniami innych osób odbywających delegacje na tej samej trasie. Zdarzające się w praktyce duże rozbieżności dotyczące liczby przejechanych kilometrów powinny być dostrzeżone przez osobę odpowiedzialną za rozliczenia i to ona powinna zwrócić się do pracowników o stosowne wyjaśnienia.

Forum Kadry

Jedyny właściwy podział w zakresie ustalania wysokości kilometrówki dotyczy pojemności skokowej silnika. Nie ma zatem znaczenia np. wartość pojazdu udostępnionego przez pracownika czy ceny biletów obowiązujących na danej trasie.

Tomasz L. otrzymał polecenie wyjazdu w podróż służbową ze wskazaniem środka transportu na PKP TLK II klasy. Po powrocie pracownik złożył oświadczenie, że pojechał swoim samochodem, ponieważ wstrzymano ruch pociągów z powodu awarii trakcji, a zatem nie ma biletów potwierdzających przejazd pociągiem. Jeżeli pracodawca nie wyraził zgody na zmianę środka transportu, należy uznać, że pracownik składając oświadczenie potwierdził, iż nieprawidłowo wykonał polecenie służbowe. Skutkuje to brakiem prawa do zwrotu kosztów przejazdu, ponieważ w rzeczywistości nie poniósł on wydatku na określony w poleceniu służbowym środek transportu, a zatem nie może otrzymać zwrotu poniesionych kosztów na przejazd liniami PKP. W tej sytuacji nie można mówić o zwrocie kosztów biletu, gdyż pracownik nie poniósł takich kosztów. Jeżeli pracodawca zaakceptuje zmianę środka transportu, co może zrobić w szczególności ze względu na obiektywne powody, np. ze względu na awarię trakcji i w konsekwencji wybór samochodu pracownika jako jedyny środek transportu pozwalający na dotarcie na miejsce na czas, to rozliczenie musi wynikać z kilometrówki. Niedopuszczalne byłoby dokonanie rozliczenia na podstawie cen biletów PKP TLK II klasy.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Użytkowanie do celów służbowych pojazdu niebędącego własnością pracodawcy powoduje konieczność prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Powinna ona zawierać co najmniej następujące dane:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd – dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Z definicji podróży służbowej wynika jej incydentalny charakter i taki wyjazd stanowi odstępstwo od wykonywania czynności w stałym miejscu pracy. Znacząco odróżnia to przejazd w delegacji samochodem prywatnym od regularnego wykorzystywania samochodu do celów służbowych w jazdach lokalnych. Należy przyjąć, że do celów rozliczeniowych wystarczające jest prowadzenie ewidencji przebiegu obejmującej dany wyjazd. Ewidencja nie musi być odrębnym dokumentem od rozliczenia podróży służbowej, jeżeli rozliczenie to zawiera dane wymagane w ewidencji. Podobne stanowisko zajął m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 5 maja 2010 r. (IBPBII/1/415–248/10/MK).

Podstawa prawna:

  • § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r., poz. 167
  • § 1–2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy – Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 61, poz. 308
  • art. 34a ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym – j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 1414; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 915
  • art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 851
  • art. 21 ust. 1 pkt 16, art. 23 ust. 1 pkt 36, ust. 5, ust. 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 915

Więcej przeczytasz w Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń >>>

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Majówka 2024 – kiedy dni wolne?

    Majówka 2024 – kiedy wypada? Jakie dni wolne wypadają w majówkę? W maju 2024 roku mamy aż 4 święta wolne od pracy. Sprawdź, kiedy wypada długi weekend majowy, a może nawet i dwa długie weekendy!

    Przygotuj się na ograniczenia w handlu w Wielką Sobotę. Sklepy będą pracować krócej!

    Wielkanoc tuż, tuż, więc nic dziwnego, że sklepy są oblężone. W Wielki Piątek wiele z nich przedłużyło godziny handlu. Warto zrobić wcześniej zakupy, bowiem w sobotę handel będzie ograniczony. W jakich godzinach sklepy będą handlować w Wielką Sobotę?

    ZUS: 1431 zł odszkodowania za każdy procent uszczerbku na zdrowiu. Od 1 kwietnia 2024 r. nowe kwoty odszkodowań z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej

    Od 1 kwietnia 2024 r. obowiązują nowe, wyższe kwoty odszkodowań z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej. Lekarz orzecznik może przyznać 1431 zł za każdy procent stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu.

    Czy 14 kwietnia 2024 to niedziela handlowa?

    Czy 14 kwietnia 2024 to niedziela handlowa? Czy przed weekendem majowym jest niedziela handlowa? Jak wypadają niedziele handlowe w kwietniu?

    REKLAMA

    Czy 7 kwietnia 2024 to niedziela handlowa?

    Czy 7 kwietnia 2024 to niedziela handlowa? Czy w kwietniu 2024 jest niedziela handlowa? Jakie kary za pracę w dni niehandlowe?

    ZUS odpowiada: Czy po 1 kwietnia składać wniosek o ponowne przeliczenie emerytury [nowe tablice GUS]?

    Od 1 kwietnia, przy obliczaniu przyszłych emerytur, ZUS skorzysta z nowej tablicy dalszego trwania życia GUS, co sprawi, że emerytura osoby w wieku 60 lat będzie niższa o 3,7 proc., a osoby w wieku 65 lat – o 4,1 proc. niż obliczona na podstawie poprzedniej tablicy – poinformował rzecznik ZUS Paweł Żebrowski.

    Dodatki funkcyjne w sądach

    Dodatki funkcyjne w sądach - trwają prace nad przepisami. Mają się zmienić zasady wynagradzania sędziów pełniących funkcje rzeczników dyscyplinarnych. Proponowane zmiany mają charakter przekrojowy, dotyczą modyfikacji wysokości dodatków funkcyjnych przysługujących Rzecznikowi Dyscyplinarnemu Sędziów Sądów Powszechnych, Zastępcy Rzecznika Dyscyplinarnego Sędziów Sądów Powszechnych, zastępcy rzecznika dyscyplinarnego działającemu przy sądach apelacyjnych, zastępcy rzecznika dyscyplinarnego działającemu przy sądach okręgowych oraz Rzecznikowi Dyscyplinarnemu Ministra Sprawiedliwości, i służą dostosowaniu wysokości dodatków do rzeczywistego obciążenia zadaniami związanymi z pełnieniem tych funkcji. 

    Jak zarządzać zespołem? Liderem nie trzeba się urodzić. Liczy się cel i chęć współpracy z innymi

    Osoby zarządzające zespołem mają kluczowe znaczenie dla firmy. Prawie co czwarty pracownik chciałby, by jego przełożony częściej go doceniał. Blisko połowa jest gotowa odejść z pracy z powodu szefa.

    REKLAMA

    Odmienne poglądy polityczne pracownika a dyskryminacja

    Zbliżają się wybory samorządowe. W wielu miejscach, w tym w pracy, trwają rozmowy, spory i wymiana myśli politycznych co do programów i kandydatów. Trzeba jednak wiedzieć, że pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, m.in. bez względu na przekonania polityczne. Nie można więc ponosić negatywnych konsekwencji w miejscu pracy, szczególnie jeżeli ma się odmienne poglądy od pracodawcy. Nawet jeżeli jest się zatrudnionym w jednotach samorządu terytorialnego, gdzie niestety często ma miejsce rotacja pracowników ze względu na tzw. układy polityczne - powinna obowiązywać zasada wolności słowa i własnych poglądów politycznych.

    Urlop bezpłatny - zastanów się czy chcesz iść, możesz być wytypowany do zwolnienia

    Urlop bezpłatny - zastanów się czy chcesz iść, możesz być wytypowany do zwolnienia. Dal pracodawcy liczy się dyspozycyjność pracownika. Wytypowanie do zwolnienia pracownika, przebywającego na długotrwałym urlopie bezpłatnym i korzystającego w tym czasie z innego źródła utrzymania, stanowi obiektywne i racjonalne kryterium doboru do wypowiedzenia umowy o pracę, co nie świadczy o charakterze dyskryminacyjnym zwolnienia. Zgodne z zasadami współżycia społecznego jest przyjęcie przez pracodawcę jako kryterium doboru pracowników do zwolnienia ich dyspozycyjności, rozumianej jako możliwość liczenia na obecność pracownika w pracy, w czasie na nią przeznaczonym, gdy przeciwieństwem tak rozumianej dyspozycyjności są częste absencje pracownika, spowodowane złym stanem zdrowia, jak również inne przypadki usprawiedliwionej nieobecności.

    REKLAMA